En la actualidad, la liquidación de haberes puede insumir gran parte de nuestras tareas diarias, acotando el tiempo que podemos dedicarle a otras tareas inherentes al área de RRHH.

Es por ello que es muy importante que al tomar la decisión de encarar cómo vamos a liquidar sueldos tengamos en cuenta unos cuantos factores.

Sin lugar a dudas no existe una fórmula matemática al respecto, pero queremos resaltar una serie de factores que debería considerar.

Primero evaluaremos una serie de posibilidades que hoy existen en el mercado:

1. Sistema de Liquidación - software en la empresa, normalmente instalado en una estación de trabajo o servidor.

2. Servicio de liquidación de Haberes, una empresa externa liquida los haberes y envía por distintas formas los resultados.

3. SaaS, la empresa liquida pero el software es mantenido por un proveedor y su acceso es vía internet.

La idea no es profundizar en los temas tecnológicos sino en la conveniencia de cada posibilidad que necesitamos.

Como dijimos hay muchos factores que tenemos que tener en cuenta y lo que debemos hacer es ponerlos en juegos para obtener el mejor resultado:

A. ¿Cómo es el volumen de mi empresa?: Debemos considerar una solución que debe estar de acuerdo a la cantidad de empleados y economía de la empresa. Tener un sistema económicamente alto, quizá en un principio soluciona nuestros problemas, pero a futuro nuestro departamento de finanzas objetara el costo en especial en épocas de crisis.

Busquemos soluciones acordes, la continuidad de un sistema genera un gran equilibrio y evita errores, tome soluciones a largo plazo y orientada al nivel de su empresa.

B. Verifique la versatilidad del sistema, como sabemos los cambios en la República Argentina, hacen que hoy debamos reaccionar rápidamente, es normal tener variaciones en la ley o convenios días antes del cierre de mes y es importante saber cómo y con qué rapidez se insertan en nuestro sistema. Verifique con otros usuarios como funciona esta modalidad.

C. Calidad de los cambios de Legislación: Vinculado con el punto anterior, si bien es importante actuar con rapidez, no menos importante es saber cómo se desarrolla. Un error de interpretación o implementación puede generar una contingencia alta a futuro. Si evaluáramos los costos ocultos nos sorprendería y esto puede ser "caro", especialmente para empresas con poco margen de ganancias o negociación.

Debemos contar con respaldo calificado de nuestro proveedor, no simplemente un técnico que realice cambios, sino con profesionales que hayan evaluado el impacto a futuro.

D. ¿Qué personal dispongo?: Sabemos que la idea es trabajar con la menor dotación dentro de RR.HH en payroll, siempre tenemos que poseer personal idóneo con una capacitación específica. Si bien vimos en los puntos anteriores respecto a recaudos, no es menos cierto que la responsabilidad ante errores recaerá en la empresa, es por ello que siempre es conveniente el control de ciertos puntos estratégicos, que no generara gran cantidad de tiempo. Para ello se capacitara al administrativo en aquellos puntos críticos, por ejemplo podemos olvidarnos de pagar horas extras pero no podemos pagar mal una carga social de un empleado, son dos contingencias totalmente distintas.

E. ¿Cómo es nuestra particularidad en liquidación?: Hay empresas que tienen varios cierres, quincenales, mensuales, bonos etc., lo que requiere una gran cantidad de liquidaciones en corto tiempo, aquí tener un sistema no garantiza efectividad general porque necesitamos más personal para resolver en tiempos reducidos, es más fácil poseer menos personal y evaluar la posibilidad de tercerizar. Los temas operativos son mejores externarlos cuando la carga es importante.

F. Seguridad y Confidencialidad. Verificar los sistemas de resguardos y acceso de terceros a la información.

Aquí veremos un punto importante, especialmente para empresas de gran envergadura:

Si liquidamos con un tercero o utilizamos SaaS, debemos asegurar que el backup de la información se envíe periódicamente y realizar una verificación estricta de circuitos de envío de novedades y resultados.

Es fundamental la verificación de sistemas de encriptado de la información y de auditorías.

Verifique con su proveedor donde y como aloja su información, la calidad del Data Center y el comportamiento del mismo ante contingencia.

Si el Software está en la empresa, el mismo debería quedar en el departamento de RR.HH, por lo tanto la instalación debe estar en el sector, enviando la información que necesitan los demás por medio de interfaces. Se deberán implementar además sistemas de resguardos internos.

G. Cualquiera sea la opción elegida, es muy bueno tener la opinión de técnicos en informática acerca del producto. Siempre los especialistas son un buen elemento de evaluación.

H. Escala: Nuestra empresa puede crecer en varios aspectos; más cantidad de personal, necesitar otros temas como asistencia en RR.HH o ampliarse en otros países o más importante aún, pasar de un sistema en la compañía a tercerización.

Algunas empresas que crecieron vertiginosamente se vieron en problemas al notar que su sistema no estaba a la altura de las exigencias del mercado. La carencia de respuestas técnicas y profesionales sumado a las limitaciones de los productos o servicios agravaron la contingencia.

Es bueno adelantarse a los acontecimientos e ir viendo los progresos de la empresa. No es necesario al principio que este tema sea un requisito excluyente, pero si debemos tenerlo en cuenta a lo largo del tiempo.

I. Apoyo Legal. Es importante poder recurrir al proveedor acerca de la legislación, en ocasiones nos encontramos con buenos sistemas de Liquidación, pero con poco respaldo en la legislación laboral.

J. Procurar que la empresa proveedora tenga alguna norma de calidad (ISO), ello nos garantiza procesos controlados y auditados por terceros.

K. Si su empresa tiene gran cantidad de empleados, la comunicación con ellos es muy importante, Tener un Portal en Internet o en el teléfono móvil donde se pueda chequear recibos, vacaciones y pedidos a la empresa es muy útil, acelera las comunicaciones y lo integra al departamento de RR.HH.

Nos encontramos con empresas que aún desarrollan por ellas mismas los sistemas de sueldos en la compañía. La amplia experiencia trabajando en Arizmendi nos demostró ser la alternativa menos eficiente, tanto en costos como en resultados.

En base a estos consejos evalúe adecuadamente cual es la mejor opción que su empresa necesite, no se apresure, evalúe los tiempos de traspaso si así lo decidiese, organice la nueva estructura.

Una correcta elección le evitara muchos dolores de cabeza a futuro.

Andrés Osvaldo Coronato

Gerente General

Arizmendi