Legales
Qué deben saber los empleadores para emitir recibos de sueldos de manera digital
10-03-2017 Un experto de la empresa Arizmendi analiza la legislación vigente sobre esta modalidad, que permite ahorrar costos en la confección, entrega y archivo de esta documentación. El proceso y los requisitos a considerar antes de utilizar de implementar esta tecnología
Por Dr. Fernando Roberto Bianchi - Departamento Técnico Legal Laboral de Arizmendi
Recibí nuestro newsletter diario SUSCRIBIRME
A-
A+

En épocas de ajuste de gastos, las empresas suelen comenzar a evaluar y analizar cómo reducir costos en los procesos, y entre ellos un sector que suele generar importantes costos y demandar tiempo para el personal de RRHH, es la confección, entrega y archivo de los recibos de sueldo de los trabajadores.

Hecho que a simple vista pareciera sencillo, pero a la hora de evaluarlo no solo debe pensarse en los gastos del papel y de impresión que insume, sino también debe tenerse en cuenta el personal que todos los meses en la época de pago se dedica casi exclusivamente a las tareas de confección, impresión, ensobrado, y la distribución de los recibos de haberes.

Máxime teniendo en cuenta que en muchos casos se realiza tareas en diferentes sucursales, en diferentes provincias o barrios, y con posterioridad la consecuente constatación que todos los recibos sean firmados y entregados a los trabajadores, para posteriormente poder archivarlos.

Más aún, la tarea no se termina con lo indicado anteriormente sino que en el caso de que algún trabajador se encuentre de licencia hay que tener presente acercárselo cuando retome la actividad, y debe pensarse también en el espacio físico necesario para su archivo, el cual en muchas empresas suele realizarse mediante la contratación de empresas que se encargan del archivo de documentación.

Dado los altos costos y exigencias que esto genera, sobre todo para las empresas con una numerosa nómina de personal, y/o sucursales, muchos empleadores se planteaban la posibilidad de la elaboración del recibo de sueldo en forma digital, lo cual no era permitido por la ley de contrato de trabajo hasta la publicación de la Resolución del Ministerio de Trabajo, Nº 1455/11, la cual aparece como posible respuesta a esta inquietud y trata de reglamentar un hecho que en algunos establecimientos previo a la autorización normativa, ya se estaba comenzando a implementar.

Explica Fernando Bianchi, especialista laboral de Arizmendi, que la posibilidad de la confección de un recibo de sueldo en forma digital parecería ser una respuesta favorable para resolver el costo y la distribución de tareas que la impresión, entrega de recibos de sueldo ocasiona habitualmente a las empresas.

Reglamentación
Mediante esta Resolución 1455/11, el Ministerio de Trabajo, habilita la posibilidad de la emisión de recibos de sueldo, a través de formas electrónicas o digitales, en reemplazo de soporte de papel, siguiendo los requisitos que la misma dispone.

A fin de que un empleador pueda confeccionar los recibos de sueldo de esta forma, como primera medida la normativa establece que debe solicitarse por escrito ante la Secretaria de Trabajo autorización previa para la aplicación efectiva del nuevo formato.

 En este sentido la norma dispone en el artículo 2º que la presentación debe cumplir los siguientes requisitos:

  1. a) El empleador debe fundamentar la solicitud e indicar los beneficios que presenta para la empresa y para los trabajadores implementación del nuevo soporte para emisión de recibos.
  2. b) El universo de trabajadores alcanzado por la medida.
  3. c) Debe indicar los protocolos y estándares para garantizar la seguridad, autenticidad, autoría, integridad e inalterabilidad de los recibos emitidos bajo la nueva modalidad.
  4. d) La presentación debe acreditar que el sistema a implementar cumple con los requisitos forma y contenido del recibo que prevé la LCT.
  5. e) Declaración jurada del representante legal del empleador con firma certificada por escribano en ejemplar anexo, en cuanto a que la empresa reconocerá la autenticidad de los recibos emitidos conforme al nuevo régimen.
  6. f) El procedimiento de sustitución del soporte papel, con las modalidades de emisión del recibo suscripto por el funcionario autorizado de la empresa y su acuse de recibo por parte del empleador, conteniendo las firmas previstas en la ley 25.506, el decreto reglamentario 2628/72 y normas complementarias. Debiendo garantizarse la recepción del documento por el trabajador mediante su acceso a la Intranet de la organización por canal seguro, por usuario y clave, con plazo adecuado de visualización. Asimismo, se deberán arbitrar los medios para posibilitar su eventual impresión de manera gratuita por el interesado.
  7. g) Procesos operativos de flujo electrónico que permitan considerar la trazabilidad de los casos sujetos a este régimen.
  8. h) Modo de asegurar el pleno acceso de los trabajadores a sus recibos fuera del lugar de trabajo y de forma personal y privada.
  9. i) Las acciones de contingencia para la guarda y recuperación de los recibos sin alteración de su contenido.

Cabe añadir que los recibos emitidos con este formato deben contener la siguiente mención: “La empresa reconoce la autenticidad, autoría e integridad del presente documento, cuya emisión ha sido autorizada mediante Resolución S.T. No....”

Una vez presentada la solicitud ante la Secretaría de Trabajo, ésta evaluará la procedencia de la solicitud y previa opinión de las áreas técnicas y jurídicas se pronunciará sobre su admisibilidad.-

Habitualmente las presentaciones suelen ser rechazadas por la falta de cumplimiento de los requisitos dispuestos en el art. 2º de la resolución 1455/11, por lo cual es importante previo a la presentación de la solicitud poder cerciorarse que el sistema implementado da cumplimiento con todos los requisitos antes enunciados.

Claves y consideraciones
Por otra parte el sistema que implemente el empleador, además de dar cumplimiento a lo anteriormente indicado, debe adecuarse también a las exigencias que sobre forma y contenido del recibo de remuneraciones exige la Ley de Contrato de Trabajo.

Entre ellas, lo dispuesto en el artículo 138 de la LCT, el cual establece que todo pago debe instrumentarse mediante recibo firmado por el trabajador o en las condiciones del artículo 59 de la citada norma, la cual sería resuelto con la firma digital de la Ley 25.506, su Decreto Reglamentario 2628/02 y sus normas modificatorias y complementarias, mediante el empleo de la firma digital y su eficacia jurídica en las condiciones allí previstas.

Por su parte el artículo 139 de la LCT impone como requisito formal que el recibo de haberes sea emitido en doble ejemplar, y cumplir con el contenido dispuesto en el  artículo 140 de la LCT.

Además de la Resolución 1455/11 y la ley 25.506, su Decreto Reglamentario 2628/02, se han dispuesto las resoluciones 1362/12 de la ST y 602/13 de la ST que reglamentan dicha emisión de recibos y sus requisitos.

Fundamentalmente, la Resolución 1362/12 modificada por la Resolución 1183/15,  A los efectos de dar cumplimiento con lo dispuesto por los incisos d) y f) del artículo 2° de la Resolución del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social N° 1455/11, las firmas del trabajador y del empleador, su representante legal y/o apoderado en los recibos de pago de salarios u otras formas de remuneración, deberán ser confeccionadas a través de firmas digitales en los términos establecidos por los incisos c) y d) del artículo 1° del Decreto N° 2628/02, reglamentario de la Ley N° 25.506. Es decir, firma Digital emitida por certificador licenciado.

Cuando el empleador sea una persona de existencia ideal, quien firme los recibos en su nombre y representación deberá contar con el respectivo certificado de persona jurídica.

Los recibos deberán contener dos campos específicos y diferenciados titulados “conforme” y “no conforme” o términos sinónimos, en uno de los cuales deberá impactar la firma del trabajador, según la consideración que éste realice al suscribirlo digitalmente.

Aclaran desde Arizmendi que es obligatoria tanto la firma del trabajador como del empleador, en caso de optar por el recibo digital deberán ser “firmas digitales” emitida por certificador licenciado, no pudiendo utilizar para ello la firma electrónica, escaneada o firmas digitales no emitidas por certificador licenciado.

Por su parte el Art. 3 de dicha resolución, modificado por la Res. 1183/15 establece que  el empleador peticionante con carácter previo al dictado del acto administrativo de autorización deberá presentar en copia papel y en soporte informático los certificados digitales vigentes, emitidos por la Entidad Certificadora Licenciada, en base a los cuales serán firmados digitalmente los recibos por el empleador, o sus representantes legales, o apoderados.

El empleador deberá acompañar, en la misma instancia, una declaración jurada suscripta por la Entidad Certificadora Licenciada, en la que ésta deberá indicar la cantidad total de certificados emitidos y/o a emitir para los trabajadores, precisando el nombre, apellido, tipo y número de documento de identidad y CUIL (Código Único de Identificación Laboral) de cada uno de ellos, como titulares de los certificados.”

Y por último el Art. 4º dispone que el sistema propuesto deberá contemplar la posibilidad de que el trabajador pueda salvar o guardar copia de cada uno de los archivos que contengan sus recibos digitales, con la factibilidad de hacerlo en un dispositivo de su exclusivo y excluyente dominio; sin perjuicio del cumplimiento de lo previsto en la última parte del inciso f) y en el inciso h) del artículo 2º de la Resolución M.T.E. y S.S. Nº 1455/11.

Por lo que, en caso de implementar sistemas similares a los dispuestos por la Resolución 1455/2011, sin la aprobación por parte de la Secretaría de trabajo, deberán adecuar sus sistemas a los dispuestos por la Resolución 1455/11 y solicitar la autorización correspondiente a la Secretaría de Trabajo, ya que podría ser pasible de multa por parte del Ministerio de Trabajo, o no tenerse por válidos los recibos en caso de un reclamo judicial de los trabajadores.

SECCIÓN Legales