En los años 90, la idea era "cubrir las necesidades de las operaciones básicas de la empresa: comprar, vender, pagar, cobrar. También producir, distribuir y registrar.

El problema era sistematizar los procedimientos internos hasta llegar a un registro contable confiable, con información de:

• Los pedidos del cliente.
• Si se facturaba en tiempo y forma.
• Si se cobraba a tiempo.
• Si el registro era fidedigno.

Pero con el tiempo, comenzaron a utilizarse masivos procesos de implantación de ERP´s (Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales), con la intención de dominar el mundo de las transacciones en un ambiente único y consistente.

Así­, dominar el mundo de las transacciones, permitirí­a llevar adelante la gestión de información que integra y automatiza muchas de las prácticas del negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. De esta forma, resulta posible dar respuesta a preguntas del tipo de:

• ¿Qué puedo vender?
• ¿Hay stock?
• ¿Cuánto se necesita producir?
• ¿El cliente tiene lí­mite de crédito?
• ¿Cobramos?

En este contexto, la información oportuna es clave a los fines de llevar adelante eficientemente los procedimientos internos y el control interno en una compañí­a.

Controles e información de gestiónAhora, las empresas apuntan a otros objetivos, se ve un cambio de enfoque respecto de los años noventa en materia de gestión y planificación de recursos empresariales y, por supuesto, de control interno.

En el entorno del ERP el dato es perecedero: si controlo las cobranzas de clientes, en cuanto éste realizó el pago el dato pierde vigencia; ya pasamos a otro tema; es decir, cubrió la necesidad operativa de dicho departamento.

Esta información es de suma utilidad en el nivel operacional, digamos, vital para el desarrollo habitual de las acciones de la empresa. Pero cuando pasamos al nivel decisorio de la organización,  el grado de detalle ya no es tan importante. Pasa a tener importancia el dato histórico (que no es perecedero).

En cambio, pasa a tomar importancia el nivel de ventas de un perí­odo, de una lí­nea de productos, su comparación con igual periodo de año anterior y/o respecto del plan de negocio del ejercicio.

Con los múltiples datos que se obtienen del mundo transaccional, se genera información con historia, consistente, oportuna y comparable. A partir de allí­, se habilita la posibilidad de estudiar tendencias y generar proyecciones.

En este marco, las empresas almacenan la información para análisis y toma de decisiones en lo que se denomina "DataWarehouse"(DW).

A medida que se sube en la pirámide organizacional, cada vez es menor la cantidad de usuarios y se incrementa el nivel de sumarización de la información. Comienza a perder relevancia el detalle.

Definidos los indicadores clave (Key Performance Indicators, KPI's), se los resuelve aplicando las "definiciones" que se encuentran el DW. De esta manera se vuelven comparables, permiten detectar desví­os y aunque parezca una obviedad, si están disponibles en forma oportuna, pueden disparar acciones correctivas.

Es ahí­ donde comienza nuevamente el ciclo, donde la captura de los ambientes transaccionales y su control posterior en el DW, permitirán medir cuan efectiva fue la medida adoptada y si se debe corregir nuevamente o no. Este ciclo se repite en forma permanente durante la vida de la empresa.

Luis Nikiel

Director de Improve Solutions

de Crystalis Consulting del Grupo Seidor