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Cuál es el "top ten" de los errores que los ejecutivos cometen en sus e-mails

Muchos de los gerentes creen que utilizan de manera correcta el correo electrónico. Sin embargo, no siempre es así­. Cómo evitar los errores más frecuentes
16/02/2010 - 14:05hs
Cuál es el "top ten" de los errores que los ejecutivos cometen en sus e-mails

Muchos de los gerentes y altos ejecutivos creen que utilizan de manera correcta el correo electrónico. Sin embargo, esto no siempre es así­.

Según explica un artí­culo de The Wall Street Journal, son demasiados los que se precipitan al escribir el mensaje, causando confusión y dedicando más tiempo posteriormente a aclarar malentendidos.

Así­, pierden oportunidades de cultivar relaciones, motivar a otros, cerrar acuerdos y transmitir información.

A continuación, The Wall Street Journal los diez errores comunes que se puede evitar:

  1. Usar encabezados vagos. Palabras como "Reunión", "Actualización" o "Pregunta" no ofrecen valor como encabezado.

    -Maximice el mensaje en el encabezado. Los usuarios de agendas electrónicas entenderán antes el mensaje; todos agradecerán un resumen claro. En un cinco o diez palabras se pueden comunicar muchas cosas: "Tus Tareas de la íšltima Reunión" o "Juan: ¿Reunión el martes a las 10:00 con Informe Listo?

  2. Esconder las noticiasPresente antes que nada los puntos importantes: ponga fechas y plazos de entrega en las primeras tres lí­neas del mensaje (si no lo ha hecho en el encabezado). Las limitaciones de las agendas personales, las presiones de tiempo y las diferencias culturales hacen que muchos lectores no sigan leyendo.
  3. Esconderse detrás del campo "CCO": como mucho, el campo de "copia oculta" es arriesgado y riesgoso. Y como poco, es engañoso y poco ético. Además, quienes reciben un mensaje oculto a veces hacen clic a "Contestar a Todos", poniendo al descubierto el engaño. En su lugar, enví­e el mensaje inicial y no haga copia oculta a nadie. Después, reenví­e el mensaje a otras personas con una breve explicación.
  4. No dejar de arreglar los problemas causados por anteriores respuestas o reenví­os. Muy pocos lectores se toman la molestia de leer toda la serie de mensajes anteriores.

    - Deje clara su posición, incluso si el contexto viene después en la serie de correos posteriores. "Sí­" ayuda menos que "Sí­, tendrás fondos para contratar a cinco trabajadores temporales".

    - Resuma la discusión hasta el momento: "Ver abajo: I + D quiere más tiempo pero Ventas se arriesga a perder clientes si no actuamos ahora".

    - Ponga presión en el tema principal cuando sea necesario: "Centrémonos en el costo ahora y hablemos de la moral y reparto de beneficios en la próxima reunión".

  5. Ignorar la gramática y otros aspectos de estilo. Las agendas electrónicas nos han concedido cierta flexibilidad para ser un poco descuidados, lo que quiere decir que impresionará más a sus lectores si escribe con más precisión.

    - Siga las reglas de ortografí­a y ponga mayúsculas.

    - Piense bien sobre el tono que transmite la puntuación diferente. "Querida Marí­a" es estándar, neutral; "Querida Marí­a:" es profesional, quizás distante; "¡Querida Marí­a!" es informal, quizás demasiado; y "Querida Marí­a." anticipa malas noticias.

    - Evite excederse con signos de alta prioridad, colores que desorientan o fondos complejos.

  6. Evitar correos electrónicos demasiado largos. En ocasiones, los mensajes más extensos son los que mejor funcionan, ya que pueden ayudar a evitar problemas de seguridad o de adjuntar documentos. No tema los e-mails extensos, pero esboce su estructura y motive la lectura al principio del mensaje.

    - Provea 'un comentario detallado' que permita a los lectores extraer la información clave: "Aquí­ he incluido información sobre antecedentes, costos, fechas de implementación y posibles problemas".

    - Enfatice la respuesta especí­fica que busque: "Por favor, déjenme saber antes del lunes cómo afectará este proyecto a vuestro equipo".

  7. Poner todo junto en párrafos complejos e inaccesibles. Que un mensaje sea largo no desalienta la lectura, pero sí­ su complejidad.

    -Mantenga cortos sus párrafos, idealmente no más de tres a cinco lí­neas.

    -Abra cada párrafo con una frase clave.

    -Use los encabezados de cada sección (en mayúsculas) para facilitar la extracción de la información más relevante.

    -Incluya lí­neas en blanco entre párrafos y encabezados de sección.

  8. Desatender a los seres humanos que están al otro lado. Los correos electrónicos viajan entre personas de carne y hueso, incluso a pesar de que no nos vemos u oí­mos directamente.

    -Elogie de manera directa. "Buen trabajo" es corto pero puede funcionar de maravilla. Desear a alguien un buen fin de semana al final de un e-mail puede agradar al destinatario.

    -Evite asignar culpas o transmitir reacciones negativas por correo electrónico. En su lugar, hable con la persona. 

    - Evite el sarcasmo, el tono mordaz, bromas subidas de tono, o comentarios inapropiados —todos estos elementos por e-mail tienden a confundir, desorientar o no causar la reacción esperada.

  9. Pensar qué es lo que va mejor con el correo electrónico. El e-mail no es siempre la mejor manera de comunicarse.

    -¿Necesita una respuesta rápida de alguien? Vaya a su escritorio.

    -¿Quiere una respuesta rápida a varios mensajes no respondidos? Llame por teléfono.

    -¿Busca más seriedad? Mande una carta.

  10. Olvidarse que el correo electrónico dura para siempre. Muchos leen, envian y borran e-mails a velocidades vertiginosas. Pero no se olvide que los mensajes se quedan en el servidor en algún sitio como una prueba fácil de cualquier ofensa, ofuscación o error que haya cometido.