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Cómo funciona la tercerización tecnológica en administración de recursos humanos
03-05-2010 Leonardo Blau, de NorthgateArinso Argentina, explica en esta nota para iProfesional.com el outsourcing en el manejo externo de los empleados
Última actualización: 03/05/2010 8:05:00 am
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Las crisis económicas, los cambios en las regulaciones y la presión constante por la reducción de costos con mayor eficiencia, sumados a la evolución de los procesos y tecnologías de sistemas, determinaron la aparición de la idea del outsourcing o tercerización de servicios. Esto es, "ceder" o transferir a un proveedor externo especializado aquellos procesos o actividades que no son el objeto fundamental del negocio de una empresa.

El área de recursos humanos es propicia para ello y de hecho ha sido una de las más exitosas en lograrlo. Los constantes cambios legales y regulatorios, las modificaciones de las estructuras organizativas, el envejecimiento o renovación constante de la fuerza laboral y la
reducción de costos, hacen que el outsourcing de RRHH sea una tendencia cada vez más frecuente y sostenida.

En este sentido, la variante más utilizada en el área es la tercerización u outsourcing de los procesos de liquidación de la nómina. Esta modalidad permite "liberar" al personal propio del área de recursos humanos de aquellas tareas administrativas que no aportan valor, para dedicarse a las actividades denominadas "blandas" o de gestión (retención de talentos, capacitación, compensaciones, etc.) que son más estratégicas para las compañías. El costo del servicio de outsourcing de nómina depende de diferentes factores entre los que se mencionan:

El nivel de servicio, que usualmente se clasifica en:

  • a) Básico: que se circunscribe a la ejecución del sistema. La relación es entre el proveedor y el área de RR.HH.
  • b) Intermedio: se trata del nivel de servicio básico con el agregado de actividades adicionales, como por ejemplo el ingreso y control de
    novedades, la presentación de reportes y archivos ante entidades bancarias y fiscales. La relación es entre el proveedor y el área de
    RR.HH.
  • c) Completo: implica las actividades anteriores, más la atención y relación directa con los empleados de la empresa (Contact Center).

La propiedad de la solución tecnológica (hardware y software):

  • a) El proveedor del outsourcing provee el software y el hardware (servidores) donde se ejecutarán los procesos de nómina (hosting).
  • b) La empresa que contrata (cliente) provee sus propios software y servidores.

La ubicación de los recursos del proveedor:

  • a) In company (en las oficinas del cliente).
  • b) Off shore, es decir, de manera remota (en las oficinas del proveedor).

¿Cómo elegir un proveedor de outsourcing?
Cuando una Empresa decide tercerizar sus procesos de recursos humanos, debe onsiderar ciertos aspectos los cuales redundarán en el éxito del proceso. Es importante eleccionar un proveedor que tenga trayectoria, procesos transparentes, presencia en el ercado y solidez financiera para asegurar una relación de largo plazo. También es mportante que cuente con una plataforma tecnológica (sistema) robusta, preferentemente de clase mundial" que pueda adaptarse fácilmente a los cambios y que cubra las regulaciones egales del país o de los países involucrados.

Se deberá firmar un contrato donde claramente queden contemplados todos los spectos del servicio, desde la definición de objetivos claros, como el alcance del mismo.

Además se deberán fijar niveles de servicio (SLA) que determinan puntos de control y penalización en caso que no se cumpla con lo prometido. Cliente y proveedor deben colaborar en la definición y estandarización de procesos y luego dejar claramente documentado qué tareas corresponderán a cada uno.

Otra clave fundamental es la "gestión del cambio" y el proceso de comunicación del nuevo servicio. Esta modalidad conlleva un cambio cultural importante para las organizaciones, y por ende, genera cierta resistencia natural . Es por ello que, de manera temprana, deberán realizarse acciones comunicacionales claras durante todo el proceso previo a la puesta en marcha, involucrando a los principales afectados y explicando que la incorporación del outsourcing no significa la pérdida del empleo sino el reaprovechamiento o reasignación del capital humano de la empresa para realizar otras actividades más afines con el negocio.

Como se ha mencionado, se trata de una modalidad efectivamente probada desde hace varios años pero, como todo proceso, debe estar adecuadamente seleccionado, planificado, ejecutado y controlado, teniendo una "clara visión" de lo que el "outsourcing" debería lograr.

En definitiva, la tendencia hacia el outsourcing es cada vez más marcada y su incorporación constituye una decisión estratégica para las empresas. No debe ser "comprado como un servicio commodity": es una relación de colaboración de largo plazo que se construye con la continuidad del negocio.

Leonardo Blau es Country Manager de NorthgateArinso Argentina.

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