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Factura electrónica: ¿está preparada la tecnologí­a de su empresa para el régimen?

Factura electrónica: ¿está preparada la tecnologí­a de su empresa para el régimen?
Se estima que cerca de 400 mil empresas deberán actualizar el proceso de gestión para comenzar a emitir los comprobantes con el nuevo esquema
Por Cesar Dergarabedian
29.06.2016 10.00hs Tecnología

Desde el 1 de julio, todos los responsables inscriptos, que hayan facturado en 2015 entre 50 mil y 2 millones de pesos deberán emitir factura electrónica. 

Así, los alcanzados deberán emitir estos comprobantes en operaciones de venta de bienes, locaciones y la prestación de servicios de acuerdo con lo dispuesto por la AFIP.

Desde esa fecha todos los inscriptos en el IVA deberán también cumplir en forma mensual con el Régimen de Información de cada una de las operaciones de sus compras y ventas, por Internet ante el ente recaudador.

Se estima que cerca de 400 mil empresas deberán actualizar el proceso de gestión para comenzar a emitir facturas electrónicas y adaptar sus sistemas de gestión o contratar una solución para resolverlo.

Desde Facturante, una compañía que se dedica a la emisión y administración de facturas electrónicas para todo tipo de empresas, sugirieron ante iProfesional tomar las siguientes medidas:

* Revisar los procesos internos de facturación, cobranzas y pagos
Se debe verificar que estén aptos para adecuarse al nuevo modelo.

*Anticiparse a la fecha límite
Es imprescindible que quienes  todavía no se hayan adherido a la factura electrónica lo hagan sin falta, ya que la adhesión implica realizar un trámite en la página web de la AFIP.

Según Facturante, “ya hay antecedentes –antes de la prórroga-, de momentos en los que la página colapsó y las empresas no podían realizar el trámite requerido”.

Anticiparse y tener todo el proceso ajustado al nuevo modelo será una ventaja competitiva para el negocio.

* Elegir el software apropiado a las necesidades internas de la empresa
También se puede adaptar el existente, en ambos casos será una decisión estratégica para el negocio.

Caso por caso
¿Qué sucede en el caso del monotributista? La resolución general 3749, establece la obligatoriedad para estos contribuyentes de las categorías H, I, J, K y L; con la excepción de los casos en los cuales las prestaciones de servicios o la venta de los bienes se efectúen en el propio local.

Los sujetos adheridos al Monotributo que no se encuentren alcanzados por dichas categorías podrán ingresar opcionalmente.

Si se trata de un Responsable inscripto y se facturan servicios profesionales, la misma 3749 establece la obligatoriedad de factura electrónica, de modo que deberá resolverlo antes del 1 de julio. 

Esto es para los responsables inscriptos que hayan facturado durante 2015 entre 500 mil y 2 millones de pesos.

IVA exentos: una de las novedades de esa normativa es que los exentos de este impuesto también podrán ingresar a facturación electrónica en forma voluntaria y así capitalizar todos los beneficios que trae consigo.

Pero existe un grupo de entidades y empresas exentas del IVA que quedan alcanzados por la nueva directiva de la AFIP.

Dentro de ellas figuran las empresas de medicina privada, galerías de arte, establecimientos de educación privada, los dueños de inmuebles rurales o con fines turísticos.

Siguen excluidos de la factura electrónica los comercios que utilizan controladores fiscales, que emitan facturas A y B, y también las operaciones que se realizan en el domicilio del cliente. 

Pero si el controlador fiscal no emite Factura A, deberá adherirse a factura electrónica y emitir las Facturas A con el punto de venta electrónico.

Para todos los casos se debe presentar el IVA ventas o RG3685 Régimen informativo de compras y ventas, que reemplazó al Citi compra y ventas. 

Esto puede ser un gran diferenciador entre un proveedor y otro -explicaron desde Facturante-, por eso es importante prever que el sistema a contratar permita generar este informe mensual obligatorio que requiere AFIP vinculado a factura electrónica.

Cómo comenzar
Se sugiere ingresar al sitio web de AFIP y, con la clave fiscal, crear un punto de ventas electrónico indicando qué sistema se va a utilizar:

* Facturador en línea de AFIP gratuito

* WebServices (sistema de gestión o facturación contratado), donde cada sistema tiene su tipo de venta electrónico.

Las facturas podrán ser enviadas por correo electrónico al cliente (el archivo PDF que genera es equivalente a una factura en papel, es totalmente legal aunque no se imprima), o imprimirlas y entregarlas en mano.

El contador, factor clave
Thomson Reuters, proveedor de soluciones e información inteligente para empresas y profesionales, consultó a 90 empresas clientes usuarios de sus programas Sistemas Bejerman y CheckPoint que emiten factura electrónica desde 2015 para identificar las claves de éxito de su implementación. 

La encuesta se hizo en el segundo semestre del año 2015 con un cuestionario formado por una sola pregunta que permitía a los encuestados seleccionar los dos principales factores de éxito que colaboraron en la implementación del régimen. 

De esta forma se buscó medir cuantitativamente la importancia de cada factor y conocer la justificación cualitativa de cada elección. 

Los principales hallazgos del sondeo, a los que accedió iProfesional, revelan que:

* Asesoramiento profesional fue el factor más elegido entre los encuestados.

Para el 43,2% de los participantes, contar con asesoramiento profesional calificado aceleró mucho el proceso, le dio certeza a la empresa con respecto a cómo se implementa y los puntos críticos a tener en cuenta. 

“Este dato confirma la importancia del contador público como asesor principal en temas tributarios desafiantes”, afirmó Daniel Skiarski, de la división de Tax & Accounting Software de Thomson Reuters en América latina Sur-Andina;

* El 32% de las empresas encuestadas consideran que tener o haber incorporado un sistema de gestión preparado para emitir factura electrónica facilitó la incorporación al régimen

“El nuevo régimen requiere la informatización de los procesos de gestión por eso la importancia de este factor y de contar con el software adecuado”, señaló Skiarski.

* Incorporarse al régimen con anticipación al vencimiento fue elegido por el 15%.

Comenzar la implementación de la solución de software con la suficiente antelación es considerado un factor de éxito.

* Involucrar todos los participantes en el proceso de facturación e informarles de los cambios generados por la nueva modalidad de facturación fue elegido por 9,8% como factor clave de éxito de la implementación del régimen. 

Esto considera al personal administrativo de las empresas pero también a los clientes para no afectar las cobranzas y las finanzas de la compañía.

 “La generalización del régimen de factura electrónica para todos los responsables Inscriptos en IVA significó y sigue presentando a miles de empresas y particulares el desafío de cambiar su forma de trabajar”, recordó Skiarski.

Beneficios
Desde Facturante afirmaron que la facturación electrónica permite optimizar la gestión administrativa al simplificar el complejo proceso de facturación, porque automatiza la gestión, y elimina los tiempos de envío al transmitir automáticamente la factura de manera digital.

Otros beneficios son los siguientes:

* Permite disminuir los costos de impresión en papel y elimina de espacios físicos para almacenar los documentos.

* Genera importantes ahorros en la distribución de las facturas.

* Debido a la automatización de los procesos de facturación, agiliza todo el proceso administrativo reduciendo el tiempo de confección y administración de los documentos.

* Facilita el proceso de auditoría y optimiza el proceso en la tesorería.

* Brinda mayor seguridad en el resguardo de los documentos.

* Reduce la probabilidad de falsificación de las facturas.

* Permite brindar una imagen de empresa con conciencia ecológica (para obtener 20 resmas de papel se debe talar un árbol).

* El hecho de recibir una factura electrónica brinda confianza y seguridad a las transacciones comerciales electrónicas y puede definir la decisión de compra de un cliente.

Tango factura
Axoft, empresa argentina desarrolladora de Tango Software, informó a iProfesional que con los últimos cambios de su aplicación Tango factura, ahora permite emitir comprobantes electrónicos de manera rápida y segura.

Entre las actualizaciones se destaca la integración con Mercado Pago, con la cual al emitir una factura electrónica desde Tango factura se agrega un link y una vez que el cliente realiza el pago correspondiente desde ese enlace, se genera automáticamente el recibo en la aplicación.

Otra de las nuevas funcionalidades es la posibilidad de registrar compras y pagos y obtener de esta forma la información unificada y organizada. 

Además, es posible registrar los proveedores,  productos y servicios adquiridos. 

También permite agilizar el proceso contable, ya que se puede generar un resumen completo de los informes de ventas y compras necesarios para liquidar los impuestos de la empresa.

Tango factura cuenta también con la posibilidad de realizar la facturación electrónica desde una planilla de Excel que permite obtener el CAE en línea, como también importar artículos y clientes.

Es una aplicación sin límite de usuarios conectados en forma simultánea, con un usuario propietario y usuarios colaboradores que pueden tener acceso total, parcial o accesos contables específicos. 

Además, permite cumplir con las obligaciones fiscales y organizar las tareas administrativas y contables durante las 24 horas los 365 días del año. 

Para su utilización no es necesario realizar ninguna instalación compleja, ya que se puede acceder desde cualquier navegador de Internet (Safari, Chrome, Firefox o Explorer), lo cual permite facturar desde cualquier PC o tableta. El producto es totalmente gratuito los primeros tres meses.

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