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Libro de Sueldos Digital: malos entendidos, riesgos y verdaderas soluciones para su implementación

Libro de Sueldos Digital: malos entendidos, riesgos y verdaderas soluciones para su implementación

La presentación de documentación laboral en formato digital ya es una obligación para los empleadores de la Ciudad. Aunque este cambio permite una gestión más ágil y simple, inicialmente implica un cambio de paradigma que puede generar dificultades a empresas y contadores. Cómo asesorarse

14.05.2018 11.07hs Impuestos

El Libro de Sueldos Digital ya forma parte de la documentación obligatoria que las empresas de la Ciudad de Buenos Aires deben presentar a las autoridades competentes para estar en regla.

Sin embargo, gran parte del universo de empleadores todaví­a no se ha embarcado en la necesaria migración que, más allá de ser una necesidad legal, también ofrece una oportunidad para ahorrar costos y eficientizar la gestión.

Entre las causas que los especialistas ven para la demora de las empresas en adecuarse a la nueva reglamentación están la información confusa al respecto y la lógica resistencia al cambio de prácticas arraigadas por décadas.

"Hay desinformación y hay mala información. Porque, siempre que se generan, estos cambios representan también desafí­os culturales. Se plantea el cambio de hábitos que llevan mucho tiempo funcionando", explica Fernando Rivera, Gerente de Servicios de RR.HH. en Gestión Compartida.

Para Rivera, "cualquier cosa que tenga que ver con la incorporación de nueva tecnologí­a" enfrentará mucha resistencia. "Hay muchos actores a los que les representa un dolor de cabeza el tener que hacer las cosas de manera diferente", advierte, "que cuando dan el paso e incorporan el cambio tecnológico aprecian la agilidad y la simplicidad de las nuevas formas de cumplir con los procedimientos, y las viejas metodologí­as quedan sepultadas definitivamente en el olvido"

Riesgos de la no implementación
Pero más allá de que las organizaciones abracen el cambio con entusiasmo o lo miren con reparos, existe la obligatoriedad de llevar el Libro de Sueldos –que hasta ahora se llevaba en papel o con microfichas- de manera digital y realizar su presentación mensual.

"Si las empresas no lo hacen, reciben penalidades muy fuertes. Y en cualquier juicio o inspección lo primero que hace el perito interviniente es pedir el Libro de Remuneraciones", advierte Rivera.

"Cuando no se tiene la documentación, ya es presunción para el juez que esa empresa es incumplidora y tiene altí­simas posibilidades de perder el litigio. Ya con ese antecedente, el magistrado dice "˜este no es un empleador serio'", añade.

Malos entendidos
Desde Gestión Compartida explican que un error común entre los estudios contables es esperar resoluciones de la AFIP cuando, en realidad, en esta materia la autoridad competente es el Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires.

"La normativa vigente a nivel nacional establece que el poder de policí­a, el poder de contralor en temas laborales lo tienen las jurisdicciones correspondientes, entre las que está CABA, quien en este caso dictó la Resolución 2623/17", explica Rivera.

"Una empresa se puede llevar una muy mala sorpresa si le cae una inspección de la autoridad competente que le señale que incumple con la presentación de sus Libros de Sueldo digitales", ejemplifica y sostiene que el monto de multas o sanciones estará dentro de lo usual para estos casos.

Soluciones y beneficios
Hay muchas empresas chicas, Pymes, que no tienen una gran estructura de recursos humanos y delegan este tipo de obligaciones en el contador, para quien esta transformación digital puede ser un engorro.

Por esa razón, Gestión Compartida ofrece una solución que tiene en cuenta la dificultad inicial que representa el cambio de paradigma para cualquier profesional.

"Es muy sencillo: La empresa o el contador, que decidan gestionar la firma digital necesaria para la presentación del Libro de Sueldos debe ingresar en nuestra página web, cargar ciertos datos básicos del empleador  como el número de CUIT y la cantidad de empleados pagar por cualquier medio electrónico el certificado de firma digital y sacar un turno en el cual recibirá una atención personalizada", sintetiza Rivera.

"Luego viene a nuestras oficinas o vamos nosotros a su estudio o empresa, se hace el reconocimiento de la personerí­a por parte de nuestros Oficiales de Registro, se le toman datos biométricos y firma un acuerdo de suscripción. Inmediatamente, un certificado le llega a su cuenta de correo. A partir de ahí­ puede descargarlo en su computadora o dispositivo personal y empezar a operar", continúa.

En Gestión Compartida afirman que su trayectoria como especialistas en Recursos Humanos y su experiencia en Transformación Digital de empresas les permite ver los problemas tal como los enfrentan sus clientes y así­ pueden realizar un acompañamiento en la implementación de nuevas tecnologí­as.

En cuanto a los beneficios, el sistema de Libro de Sueldos Digital es mucho más ágil, sencillo y transparente que el actual.

"Hoy los contadores o las empresas tienen que llevar una guarda documental de los libros. O sea, tienen que tener un archivo fí­sico donde guardar los libros por 10 años", detalla.

A partir de la digitalización, en cambio, podrán disponer de ahora en más de ese lugar, ahorrarán lo que gastan en impresiones, resmas de papeles, traslados y gestiones presenciales, entre otras cosas.

Avance de la digitalización
Actualmente ya son más de 30.000 las sociedades empadronadas digitalmente en la Ciudad de Buenos Aires, decididas a implementar el Libro de Sueldos Digital de forma inmediata.

"Estamos teniendo muchí­sima actividad atendiendo solicitudes de empleadores que quieren ponerse en regla. Y vemos que todos los profesionales o las empresas que han confiado en nuestra propuesta ya tienen resuelto el tema", cuenta Rivera de Gestión Compartida.

GC fundamenta el éxito de su solución en la combinación de la necesaria firma digital con atributos diferenciales, como:

- Proceso de suscripción en la oficina del cliente. Acompañamiento y asesoramiento personalizado por parte de los Oficiales de Registro.

- Disponibilidad total. Permite firmar digitalmente desde cualquier dispositivo, incluso desde smartphones

- Token. Personalizado sin cargo, permite mucha flexibilidad para operar.

- Renovación automática. Una vez cumplido el plazo de vigencia del certificado de firma digital, que es de dos años.

- íšltima milla. Acompañamiento en el proceso de presentación del Libro de Sueldos Digital mediante mesa de ayuda.

- Seguro de renovación. Por 90 dí­as, ante la pérdida de clave, extraví­o de dispositivo necesidad de realizar un backup.

El universo de empleadores en CABA tiene una dimensión indeterminada que se calcula supera los 200.000, por lo que todaví­a queda mucho camino por recorrer en el proceso de adecuación obligatorio.

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