Hace más de diez años, quienes escribimos este artículo hemos creado una solución para automatizar conciliaciones convencidos.

Recordamos una frase tomada por un analista de cuentas en oportunidad de poder tomarse vacaciones sin sentimiento de culpa por abandonar ese mes sus tareas de conciliar bancos: "por primera vez en mi vida, siento que me gusta conciliar cuentas". Eso es lo que precisamente expresó quien nos pidió no ser nombrado, al darse cuenta de que esa monótona, mundana y rutinaria labor que amargaba sus largas jornadas laborales había pasado a la historia. Eso de no tomarse vacaciones entre tal y cuál día, de ser la única persona que sabía hacer determinada tarea, de quedarse hasta que las velas no ardan para hallar una diferencia, y de guardar cientos de anotaciones complejas que explicaban la historia de un ajuste, eran cosa del pasado.

Para nosotros las conciliaciones son cosa seria. ¿Pero por qué le damos tanta importancia? Veamos el caso de las conciliaciones bancarias.

Muchas personas miran el fraude y la corrupción como temas relativos a normativa legal, códigos de comportamiento, políticas y procedimientos internos. Nuestra formación que incluye aspectos contables y de control interno, nos ha invitado siempre a ir al detalle. Es que las conciliaciones son como capítulos de una serie donde se esconden escenas diversas; historias de las más variadas. Son diferencias que explican errores, omisiones, engaños, ocultamientos, despilfarros, irregularidades, fraudes, y mucho más. Son a veces piezas de un intrincado rompecabezas que puede ser la llave para descubrir un fraude, luego de haber sido el vehículo para realizarlo.

Conciliar bancos es comparar la información contable de tu organización contra los registros que tiene un banco sobre la misma cuenta. El banco nos arrima con determinada frecuencia los movimientos en un extracto mediante el cual informa todos los movimientos bancarios realizados en tu organización. Con esta información, deberás realizar una comparación de los dos informes y tomar nota de toda discrepancia entre los conceptos y montos. Entonces determinarás los motivos de cada diferencia.Ah! un pequeño detalle ¡Jamás coinciden ambos registros! ¿por qué? Sucede que la información no se registra en el banco y en tu contabilidad al mismo tiempo, ya que existen, por ejemplo:

• Depósitos en tránsito: aquellos que el banco aún no ha acreditado en nuestra cuenta porque le lleva un tiempo verificar si los cheques que hemos depositados tienen fondos en la cuenta del emisor. (proceso de "clearing", demora 24hs o más).
• Cheques pendientes de pago: aquellos que hemos emitido para pago a proveedores, pero ellos aún no han depositado en sus cuentas o se encuentran en proceso de "clearing" bancario.
• Cheques rechazados: si depositamos/emitimos un cheque con problemas (fallas formales, falta de fondos, etc.) el banco lo acreditará/debitará, pero inmediatamente registrará lo contrario para mostrar que la operación fue rechazada.
• Gastos e impuestos bancarios: comisiones, impuestos y eventualmente, intereses, son debitados por el banco de nuestra cuenta diariamente, lo cual debemos registrar estos cargos ineludiblemente después de que han sido realizados.
• Acreditaciones no informadas: es frecuente recibir transferencias o depósitos de clientes que no nos han informado previamente, sino después de realizado (si hemos tenido suerte). Estos importes quedan pendientes hasta el aviso del cliente que nos posibilita contar con la información para contabilizar la cobranza emitiendo los recibos correspondientes.

¿Por qué resulta tan importante conciliar las cuentas?

Otros ejemplos

Pueden existir otros ejemplos eventualmente, pero esos son los más frecuentes. El tema es que cuando creíamos que habíamos comprendido todas las posibles causas de problemas que se nos pueden presentar en este cruce de datos, descubriremos, además:

• Registraciones agrupadas: Esto puede darse tanto en la contabilidad como en algunos extractos bancarios. Representa un problema significativo de control. Normalmente es autogenerado por organizaciones que no tienen el foco o los conocimientos necesarios en materia de control interno, pero también, lo provocan llamativamente numerosas entidades bancarias que deciden unilateralmente agrupar acreditaciones de cheques, por ejemplo, informando los detalles en pantallas, emails o reportes separados. Estas prácticas producen ineficiencias muy importantes en el control interno, con las serias consecuencias que eso conlleva, y son altamente desaconsejables. Como respuesta a esto, nuestros robots deben reconstruir los registros mediante la explosión de cargos agrupados en las partidas que los componen.

• Errores u omisiones en los registros contables: pagos emitidos no registrados contablemente, comisiones y gastos mal registrados, cruces de registraciones entre bancos, etc.

• Errores del banco: aunque menos frecuentes, suelen producirse con los importes con centavos, acreditaciones de empresas relacionadas, etc.
• Otras diferencias no explicadas: en este aspecto una conciliación es como la vida misma. No hallarás explicación a todos los problemas, al menos en forma inmediata y de manera sencilla. Sin embargo, será importante tener un buen inventario de las diferencias halladas y realizar un sóliod seguimiento.

Una vez que hayas detectado las causas de las diferencias (lo que sin duda ha sido extenuante) deberás realizar los ajustes necesarios para mantener la información de tu contabilidad en orden, y, en su caso, reclamar al banco para que subsane sus posibles errores.

El contexto argentino

Lamentablemente para el control interno de las empresas en nuestro país, existen múltiples normas que, más allá de toda crítica que puedan hacer los expertos en tributación, complican los controles relativos a los fondos.  

Entre las primeras, las abanderadas son las retenciones impositivas que obligan al sujeto que paga una factura a restar del monto total uno o más importes (en concepto de distintos impuestos) y transferir el importe neto a su proveedor. Obviamente, quien recibe el pago se encuentra con un importe diferente al de la factura que emitió; y por tanto está obligado a buscar información adicional fuera del extracto bancario para intentar registrar la cobranza y recién después conciliar esos importes. Podemos asegurar que un analista de conciliaciones desearía haber nacido en un mundo libre de retenciones.

Conciliar bancos es comparar la información contable de tu organización contra los registros que tiene un banco sobre la misma cuenta

Dado el estado actual de las cuentas públicas, es difícil imaginar la eliminación de los sistemas de retenciones impositivas en el corto plazo, pero tal vez sí podrían imaginarse normas que incorporen la información de las retenciones efectuadas al circuito de control bancario. Tal vez algún funcionario del BCRA tenga algunas ideas luego de leer este artículo. Nuevamente aquí nuestros robots hacen su trabajo.

Otra potencial norma beneficiosa para el control interno de las organizaciones, sería la estandarización de extractos bancarios con un formato que prevea entre otras cosas, informar de manera desagregada todas las operaciones de crédito (nunca en "globos" , nunca agrupados); identificar el CUIT del emisor de todas las transferencias recibidas; tipificar en grupos claros las comisiones gravadas, los gastos no gravados y las retenciones impositivas; unificar la terminología por tipo de transacción (en esencia son muy pocas…), etc. Hay numerosos casos en el mundo donde mirar estas buenas prácticas.

Sería deseable que las autoridades del Banco Central se involucraran en el impacto que tiene el formato de la información de extractos bancarios para cientos de miles de empresas en el país, que, en el agregado, se ven obligadas a malgastar millones de horas de trabajo al año haciendo controles que podrían evitarse. Lo mismo aplica para tarjetas de crédito. Mientras tanto, nuestros robots trabajan también mientras dormimos.

¿Qué beneficios conlleva la conciliación bancaria?

Su realización periódica e ininterrumpida será vital para:

• Evitar errores y cargos innecesarios
• Detectar a tiempo errores cometidos por el banco y evitar cargos innecesarios.
• Llevar la contabilidad al día y mostrar información confiable tanto para su publicación como para la toma de decisiones.
• Pasar exitosamente las auditorías internas y externas.
• Evitar irregularidades y/o fraudes, incluyendo hechos de corrupción.
• Cumplir con normativa internacional referida a control interno (Ej. SOX).

Se nos ha ocurrido entonces pensar que, si Moisés hubiera sido experto en conciliaciones, varios de los mandamientos serían los que siguen:

• Intentarás explicar las diferencias que encuentres. Las causas de las mismas son las que definirán su mejor tratamiento.

• Serás paciente, comprendiendo que las diferencias temporarias se corregirán con el paso del tiempo 

• No conciliarás a mano, excepto que no quieras tener luego el tiempo necesario para analizar las diferencias halladas.
• Evitarás conciliar mediante sistemas de gestión integrados (ERP) rígidos que no muestren claramente en la contabilidad los movimientos bancarios.
• Evitarás elegir bancos que no te informen claramente los movimientos en sus extractos o que te dificulten la labor de control.

Es cierto que Moisés no era argentino, pero… también es verdad que enfrentó situaciones muy difíciles y saliendo adelante. Tuvo fortuna de no tener que realizar una conciliación manualmente en estas latitudes. Y si así fuera le preguntaríamos: ¿Realmente sigues conciliando a mano?.

Ese mismo analista contable que mencionamos al inicio del artículo, dijo hace casi una década: "ahora dedico mi tiempo en ayudar a otras personas, pues mis conciliaciones son automáticas". Y nos inspiró a ayudar a otros, y a no parar de automatizar conciliaciones.

(*) Carlos Rozen dirige la práctica de consultoría de BDO en Argentina y Martín Perondi dirige la división de automatización de Conciliaciones de ControlBot de la cual BDO en Argentina forma parte.