Qué deben considerar las Pyme al implementar software contable

Muchas veces las Pyme, por falta de experiencia en la selección de software contable adecuado o por el solo hecho de que lo asocian a un gasto más que a una inversión, tienen dificultades para el elegir el que se ajuste realmente a sus necesidades.

El costo es decisivo pero no es lo único que deben tener en cuenta. Es necesario planificar la implementación y poner énfasis en el proceso de selección de la alternativa más conveniente. Esto también está asociado al crecimiento de la empresa de modo de ver a la contabilidad como una herramienta de gestión.

Un valor agregado
La información que contienen los estados contables no solo indica cuanto ganamos o perdimos, cuanto pagamos de impuestos o que sucedió con el negocio. Aporta mucho más que datos o meras cifras. Debe servir como indicadores de gestión y a los efectos de predecir, anticiparse a lo que va a suceder.

Miguel Angel Calelo, es un especialista en el tema y se desempeña en Open Solution. En su experiencia, encontró que la contabilidad sirve como herramienta de gestión porque indica información de tipo competitiva, financiera, donde están las falencias, como optimizar las ventas o unidades de negocios. A través de planes de cuentas, centros de resultados, documentación, pero no como elementos aislados, ya que representan operaciones.

"Así­, con toda esta información se extracta lo importante a través de lo que se conoce como tablero de comando, valiéndose de indicadores y de información por excepción para la toma de decisiones, como una herramienta que ayude al negocio", sintetiza el experto.

A veces, asegura, la tecnologí­a para las Pyme es tomada como un gasto en lugar de una inversión porque avanza más rápido que la medida en que le agrega valor al usuario, como ocurre con los celulares y sus nuevas funciones, por ejemplo. Es por ello que "hay que ver como se aplica la tecnologí­a al negocio y la  selección debe hacerse en función de la real necesidad de la empresa. Luego viene el planteo del cambio cultural en la organización lo cual exige el máximo compromiso de la empresa en los altos niveles", puntualiza Calelo.

El caso de las Pyme
Sin embargo, ese cambio cultural no es tarea fácil y es por esta razón que se hace necesario llevar adelante un proceso y darle intervención a los usuarios en el mismo.

Guillermo Vivot, es un especialista de CWA y sostiene que llegar a elegir e implementar el software contable adecuado requiere de distintas etapas y de la adopción de recaudos en cada una de ellas. Así­, llegó a sintetizarlas en:

•  Selección: considera que los costos de entrada y salida son altos y que esto exige tener un comité de evaluación y selección así­ como también de relevar todas las funcionalidades o requerimientos que deberí­a tener el software, fijando restricciones de tiempo y económicas.
  
  Así­, considera que lo ideal es evaluar todas las propuestas dentro de ese marco de restricciones, compararlas, analizar los proveedores, el producto y el precio. "Hay que estar atentos sobre si el proveedor entendió los requerimientos, ver en qué medida éste puede acreditar el éxito de los proyectos (con soluciones concretas) y obtener referencias de los clientes".
  
  En este escenario es clave no sólo analizar producto sino que, para definir las necesidades con mayor exactitud, es conveniente darle participación al usuario final. Vivota agrega que también serí­a conveniente contar con prototipos para ver cómo funcionan, con los datos que necesite procesar la empresa,  de modo de ver si realmente el proveedor da o no solución a las necesidades y en qué medida.
  
  El tema costos es sumamente importante dado que implica costos de incorporación del software pero "también los de operación y mantenimiento por cinco años, evaluando las propuestas en esos términos", sostiene el experto.
  
  La comparación por el precio es fundamental pero Vivot opina que esto no alcanza. "El costo oculto de implementación a veces no se ve desde el ángulo del cliente por eso también hay que ver qué canales existen para dar respuesta a las necesidades. Siempre hay que considerar el trade off de resolver la cuestión con recursos internos o se contrata afuera".
  
• Planificación de actividades: para que sea efectiva, es vital "sumar a los usuarios para conocer los tiempos reales", sobre la base de la cultura de la organización, entender cuanto demanda realizar cada actividad (procesar datos, cargar asientos, generar el balance, informes de gestión) para lograr como resultado el compromiso al ser implementado el software contable.
  
  En este marco es clave definir puntos de control; es decir, monitorear la implementación en los tiempos previstos y no llegar al final corriendo el riesgo de no poder implementar el nuevo sistema en tiempo y forma. "Esto significa trabajar con lotes de prueba, planificando adecuadamente los tiempo, que conllevan costos".
  
• Implementación: un factor determinante es equipo de consultorí­a que implementará el software contable para lo cual el experto recomienda que deben conocer el negocio además del producto, además de los procedimientos, control interno y auditorí­a.También resulta importante formalizar el contrato con el proveedor y estipular que los pagos se realizan en función del grado de avance en la implementación del proyecto. "El seguimiento es esencial en materia de control", remarca al respecto.
  
• La puesta en marcha: esta fecha debe ser realista y estar definida, explica Vivot. Es por ello que también debe contemplarse el tiempo de carga y migración de datos, además de las pruebas antes de la puesta en marcha.
  
• Cierre de mes: en lugar de llegar al cierre de ejercicio para ver el resultado, dado que "ninguna implementación termina con la puesta en marcha", es importante controlar el volumen transaccional para poner a prueba la herramienta y "evaluar en qué medida se llega al techo de la solución", aclara el especialista.
  
• Mantenimiento: esta etapa no es la menos importante por ser la última, dado que es en este momento cuando se determina si se necesiten algunos cambios. Es por ello que Vivot concluye "hay que ver si el proveedor está preparado para ello. Esto también debe evaluarse en el momento de la selección de la propuesta".

Samanta Linares
slinares@infobae.com