En nuestra profesión nos encontramos expuestos a un ciclo de aprendizaje continuo, al uso de mejores prácticas, estándares internacionales, experiencias específicas de las industrias para las que trabajamos y la colaboración entre pares a través de entidades como el IAIA. Generando valor agregado gracias a la actualización permanente.

Por otra parte, nuestra modalidad de trabajo nos nutre de conocimiento ciclo a ciclo, llevando los procedimientos internos de los auditados a niveles más optimizados y brindándonos valiosas lecciones aprendidas. Por ende, retroalimentando el conocimiento adquirido a través de fuentes externas a la empresa, y la experiencia específica del auditado.

Muchas veces como auditores necesitamos de cambiar nuestro "sombrero" de revisores de procesos y aseguramiento del cumplimiento, para ponernos en el lugar de "consultores internos"; aportando una visión diferente sobre los procesos, y dando ideas para que no solo se cumplan, sino que también se los realice de la mejor manera.

Aquí es donde la auditoría cruza su camino con los proyectos de mejora, y como auditores contamos con la experiencia necesaria, por nuestro rol, y conocimiento sobre procedimientos y herramientas dentro de la empresa. Pudiendo compartir e influenciar a las personas que, en el día a día, pierden la posibilidad de encontrar el mejor camino, producto del acostumbramiento.

Cuáles son los desafíos de los auditores

Uno de nuestros grandes desafíos para implementarlos, es la "comunicación", ser escuchados, y que el mensaje sea tomado en cuenta, no solo para "pasar la auditoria", sino que sirva como palanca, agregando valor, e iniciando los procesos de mejora continua.

Considero, que el mejor canal para lograrlo es articulando una propuesta de mejora. A continuación, detallo los elementos básicos que, en mi opinión, la propuesta debería contener:

1.Contexto

Es el marco de referencia base de nuestra recomendación y proyecto.

En este punto se detalla la situación actual sobre la que se ha hecho el análisis y sobre la que se sugiere trabajar. Deberá contener las referencias correspondientes al espacio-tiempo en el que se han detectado las circunstancias o procesos sobre la que se plantea la mejora. Se brindará información sobre qué proceso en específico se requiere trabajar.

2.Objetivo

Se plantea la problemática como una oportunidad. Este punto es fundamental, ya que, para poder generar compromiso por parte del negocio, la comunicación es un factor determinante. Si se lo aborda desde los "beneficios" que se obtendrá de proceder con el cambio propuesto, tendremos a nuestros receptores interesados y dispuestos a escuchar con atención.

El rol clave del auditor

Un tip para este punto es que todo puede medirse en términos monetarios. Por ejemplo, si ahorramos tiempo, será el tiempo de un recurso que se optimiza. Si a un gerente o responsable de área le hablamos de riesgos y presupuestos, probablemente consigamos llamar su atención.

3.Resultados del análisis

Debemos ser breves. No entrar en el detalle del cómo sino del qué. Se brindará una breve introducción de lo que se observó y se acompañará con mediciones concretas que soporten nuestro objetivo (p.ej.: volúmenes, porcentaje de impacto, cantidad de observaciones detectadas, magnitud de impacto sobre otros procesos en cadena, etc.).

4.Conclusión / Propuesta

Aquí iremos al grano, no estamos hablando solo de detectar un riesgo, o un problema y dejar que el negocio lo resuelva, sino que le agregaremos valor. Realizaremos una sugerencia para trabajar acompañando a la empresa a alcanzar un paso más en sus procesos internos.

Al relevar procedimientos, es clave interrogar a las personas sobre qué cosas le generan un problema y cómo podemos ayudarlos a resolverlo. Esta actitud generará una relación de confianza y nos permitirá cambiar el rol de auditor persecutor, por el auditor aliado.

5. Compromiso

Una vez detallado lo detectado, las ganancias que implicarán el cambio y una propuesta para agregar valor a través de una comunicación efectiva; vendrá el momento de generar un compromiso de parte de los dueños de los procesos y de sus ejecutores.

La mejor manera de combatir la resistencia al cambio es hacer que las personas afectadas por éstos, sean partícipes de la propuesta. Cambiando así la perspectiva de reuniones de seguimiento, a reuniones de progreso.

Por último, notaremos que el cambio fluirá, si abrimos la propuesta a que la misma sea editable sumándole las sugerencias que puedan venir del equipo auditado utilizando herramientas tales como "lluvia de ideas".

En mi opinión, convertir a los auditores en aliados del negocio agrega valor. Y una comunicación efectiva, hará la diferencia. Usemos lo aprendido como potenciador, para la empresa y para nosotros mismos.

Acompañando la auditoría con el enfoque de mejora continua generaremos un círculo virtuoso.

Yandira Rivero, miembro del Comité de Riesgos del Instituto de Auditores Internos de Argentina