Presupuesto y scorecards, claves de control en las Pyme

Las empresas pequeñas y medianas pertenecen a un grupo vital pero vulnerable de la economí­a, con potencial desarrollable pero a veces con poco herramental para hacerlo. Así­ lo definió Daniela Olivetto, experta en control de gestión especialmente orientado al segmento Pyme en el IX Congreso de la Pequeña y mediana empresa que organizó el Consejo Profesional porteño -CPCECABA-.

La experta señaló que es necesario mitigar riesgos para evitar incumplimientos en plazos de entrega, errores en los costeos de productos y servicios, desórdenes en la transmisión de información interna y externa, entre otros casos y que para ello es fundamental contar con un "sistema de control de gestión". Pero para ello, es necesario contar con "flujos de información de control" y garantizar cierta "periodicidad" de los datos para lo cual, aseguró, "la estructura eficiente y los sistemas de información de control son la base".

En este escenario, advirtió sobre la importancia de contar con herramientas de control que faciliten la gestión, las auditorí­as y ofrezcan mayores garantí­as sobre lo fidedigna que pueda ser la información proporcionada por los sistemas, lo cual incluye a los estados contables.

Un sistema de control
Sobre la base de su experiencia profesional, Olivetto presentó un trabajo donde aportó las pautas para que la pyme pueda hacer frente a este nuevo contexto "un sistema interrelacionado de planes, que confluya en el presupuesto".

Aunque destacó que el sistema deberá ser armado a medida, indicó que básicamente contendrá:

• Un conjunto de planes operativos: la demanda introduce entradas para programar la producción, luego con ésta se calcula el nivel de empleo necesitado y los planes de mantenimiento e inversiones requeridas. Se sigue así­ hasta abarcar la planificación del funcionamiento de todas las áreas de la organización.
  
• Los planes operativos, traducidos a moneda, se convierten en el presupuesto económico, el cual con la acomodación de sus flujos de ingresos y egresos pasa a ser también financiero.
  
•  Los presupuestos económico y financiero, que sirven de entrada para obtener todos los Estados contables proyectados.
  
• Finalmente, los resultados obtenidos en la gestión son recogidos por tableros de comando e informes de control que se circularizan a los interesados y alimentan los nuevos planes. Estos conceptos se profundizarán en los siguientes puntos. 
  
  

Así­, señaló que "hoy en dí­a, con simples programas que corren en una computadora personal, se puede diseñar un sistema de costos y presupuestos, que incorpore el control presupuestario y los tableros de comando".

Procedimientos de control formal
Apuntalando el marco de control y, a pesar de que una pyme no cuente con una estructura y organización de una empresa grande, la especialista insistió en la importancia de las pautas claras.

En este sentido, destacó que existe una tendencia generalizada a suponer que los procedimientos y normas internas en las organizaciones elevan el nivel de burocracia y lentitud de los procesos pero, contrariamente, aseguró que  un juego de normas y procedimientos escritos ordena los procesos dentro de la organización.

"Esta normalización de los comportamientos resulta tan necesaria dentro de la organización como lo son las leyes en una nación: ya que es indispensable conocer las reglas para no transgredirlas, éstas deben ser escritas y públicas".

A tal efecto, destacó los elementos mí­nimos de un sistema básico de normas y procedimientos:

• Manual de organización: organigrama, descripción de puestos, interrelación de funciones.
• Manual de Polí­ticas.
• Manual de autorizaciones: jerarquí­as de autorización por proceso, registro de firmas.
• Manual de Procedimientos.

Estos elementos resultan esenciales para llevar adelante un adecuado control y contribuyen con la gestión y las tareas de auditorí­a. Adicionalmente, "al estandarizar procesos claves, puede aspirarse a calificar para normas de calidad que hacen más competitivo el producto o servicio en los mercados nacionales e internacionales", destacó la especialista.

En este contexto, una de las piezas fundamentales del control vendrí­a de la mano de los manuales "al formalizar los procedimientos se delimitan a su vez las responsabilidades, pudiendo descubrirse a priori omisiones o duplicaciones. Además, un sistema sólido de procedimientos, materializado a través de los manuales necesarios para la normalización de funciones y tareas, es necesario para dar base a los sistemas administrativos, independientemente del tamaño de la organización".

Más allá de los efectos inmediatos, es de destacar las conclusiones de la especialista  que considera válida la utililización de procedimientos formales "aún en el caso de las pequeñas y medianas empresas, en las cuales la informalidad frecuentemente atenta contra la organización eficiente de sus recursos".