Seguridad social: la AFIP da más tiempo para actualizar datos

El 31 de enero vence el plazo para que los empleadores actualicen en la base única de la seguridad social, que administra la AFIP y que se conoce como Sistema "Mi Simplificación", los datos correspondientes a las relaciones laborales iniciadas entre el 1º de julio de 2005 y el 31 de julio de 2006.

Esto implica el ingreso de datos faltantes de los trabajadores, como pueden ser los ví­nculos familiares para el pago de asignaciones, correcciones por ejemplo en remuneraciones u otros conceptos que conformen el sueldo, actualizaciones tales como la contratación de una nueva ART, entre otros caso.

Ya existen numerosos pedidos de prórroga de entidades profesionales y cámaras empresarias, además de los mismos empleadores que se están habituando a nuevos mecanismos tales como la transferencia masiva de datos.

Según trascendió de fuentes oficiales, es altamente probable que exista un aplazamiento. Esta medida es clave dado que el sistema alimentará fiscalizaciones de AFIP y del Ministerio de Trabajo, presunciones previsionales, el pago de asignaciones familiares, beneficios jubilatorios y a futuro la emisión de certificados de prestación de servicios y la emisión del libro de sueldos y jornales que estará disponible en la propia web del organismo recaudador.

La ANSES incluso emitió una norma por la cual precisó que considerará que se encuentran actualizadas sus bases de datos principalmente a los fines de tramitar las prestaciones de jubilación que otorga en todo el paí­s, transcurrido este plazo. Es por esta razón que el sistema deben contener todas las Altas, bajas y modificaciones de personal.

De esta forma se evitan inconvenientes o sanciones por perjuicios inintencionales a los trabajadores. "Mi Simplificación" informa, entre otros datos, la ART contratada, diversos datos del trabajador como obra Social elegida y régimen previsional, los cuales también resulta conveniente controlar antes del vencimiento para la actualización.

Vale aclarar que en caso de ví­nculos iniciados antes del 1º de julio de 2005 el sistema se alimentó de las declaraciones juradas presentadas por los empleadores desde el perí­odo julio de 2004 en adelante y también de las gestiones de clave de Alta Temprana. En consecuencia, se incluirán como activas las relaciones con trabajadores que hayan sido "dejados de informar" o sea empleados que cesaron su relación laboral y no fueron incluidos en la DDJJ por los empleadores, y para los cuales no fue consignado el código del tipo de baja". 

No obstante, es indudable que el sistema ofrece ventajas al permitir disminuir las tareas que demanda la contratación de nuevo personal; en particular, al evitar cumplir con trámites que obligan a repetir los mismos datos ante los distintos organismos de la seguridad social, relacionados con la empresa y, principalmente, con los trabajadores.

Pedidos de prórroga
Los empleadores en general coinciden en que necesitan contar con más tiempo para poder actualizar los datos debidamente en la base única de la seguridad social.

Tanto Cámaras empresarias como ser la de Comercio (CAC) y entidades profesionales como el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Ciudad (CPCECABA) pidieron un aplazamiento.

En el caso de la CAC, el pedido fue de al menos 120 dí­as mientras que el Consejo solicitó un mí­nimo de 90 dí­as.

Si bien la actualización puede formularse en forma masiva (varios trabajadores en un solo enví­o) o individual, los argumentos esgrimidos se sustentan en que la nueva versión del programa aplicativo "Mi Simplificación – Ingreso masivo de datos – Versión 2.0" ha sido puesta a disposición recientemente y que en el caso de la versión 1.0 se han registrado diversos inconvenientes en su funcionamiento.

En el ámbito de los "usuarios" del sistema, desde empresarios a titulares de estudios contables coincidieron en la necesidad de implementar una prórroga.

Sergio Chocrón, lí­der del compensaciones del sector sueldos de Loma Negra, aseguró "estamos haciendo todo lo posible, pero creo que no llegamos. Entregaremos todo lo que se pueda a la fecha de vencimiento", anticipó.

Así­, advirtió "cómo trabajamos con el sistema SAP, los desarrolladores del mismo nos están preparando una plantilla que se pueda importar directamente al aplicativo de la AFIP. Algunas empresas lo cargan a mano, pero en nuestro caso es imposible por la cantidad de empleados".

Por otra parte, destacó que están en conocimiento de los comentarios sobre los inconvenientes del aplicativo "especialmente al querer cargar algunos campos".

Desde el Estudio Torrent Auditores, Hector Casarino quien es socio de la firma señaló que "en las primeras pruebas no se pudieron exportar los datos por problemas de consistencia".

El especialista agregó "teniendo en cuenta que el aplicativo salió en julio y el vencimiento es el 31 de enero ,y dado que se presentaron errores, para el caso del nuevo aplicativo de transferencia masiva que recién salió  deberí­amos tener un tiempo similar para que las empresas hagan las pruebas correspondientes".

"No es lo mismo una empresa con 20 trabajadores a una con 500 trabajadores", sentenció.

Desde el departamento de sueldos del Estudio Razzetto-Lopez-Rodrí­guez Córdoba & Asociados, aseguraron que "la prórroga es necesaria. El sistema exige ingresar constantemente a la página de la AFIP. Para cargar una empresa con 90 empleados una persona del estudio estuvo trabajando dos dí­as", puntualizaron.

En el caso de la gerencia de personal de la firma OCA, un alto ejecutivo de la compañí­a aclaró "desde julio que tenemos gente trabajando al respecto ya que contamos con casi 6.000 personas, pero "Mi simplificación" pide muchos datos. Recién ayer se publicó la versión 2.0 y estamos trabajando sobre eso. Pero cada tanto tenemos el mensaje de `error´en empresa".

Los dos mecanismos de carga
Los empleadores cuentan con dos mecanismos de actualización de datos. La transferencia masiva y la actualización individual. En el primer caso, la AFIP puso a disposición el aplicativo "Mi Simplificación-Ingreso Masivo de Datos-versión 2.0" cuyo uso es opcional y permite incorporar, modificar o confirmar "en forma masiva" los datos de los trabajadores.

Entre sus particularidades se destaca el hecho de que permite incluir nuevos contratos de ART y ví­nculos familiares. Para poder ser utilizado es necesario contar con el programa "S.I.Ap. - Sistema Integrado de Aplicaciones - Versión 3.1 Release 2".

Por única vez, el sistema exige ingresar datos tales como:

• Convenio Colectivo de Trabajo
• Domicilios de explotación (lugar de desempeño de los dependientes).
• Relaciones laborales.
•  Datos complementarios del trabajador.
• Clave Bancaria Uniforme (CBU) de la cuenta sueldos correspondientes a los trabajadores.
• Ví­nculos familiares.
• Otros.

La ventaja de este mecanismo de actualización es que permite acumular novedades un único enví­o. 

El otro mecanismo de transferencia electrónica de datos exige ingresar a la página de la AFIP con clave fiscal , seleccionar "Miregistro - Empleadores" y efectuar las modificaciones.El sistema constata la operación de modo que, por ejemplo, controlará si el alta ya existente de modo que solo aceptará una baja o modificaciones.

Como constancia de la operación, el sistema emite un acuse de recibo asignándole un número de registro de trámite.

Para comunicar novedades el empleador también puede optar por presentar el formulario 885 por duplicado en la dependencia de AFIP que le corresponda.

Como recaudo, es importante tener en cuenta que no se pueden modificar apellido y nombres, ni CUIL de los trabajadores. Contrariamente si pueden cambiar la fecha de inicio (por una anterior o posterior "hasta el dí­a inmediato anterior, inclusive, al informado originariamente como de inicio de la relación laboral") pero una vez iniciada la relación laboral, solamente se la puede modificar por una fecha anterior.

La fecha de cese "sólo podrá ser modificada hasta las 24 horas, inclusive, del dí­a informado originariamente como el cese, por una posterior al dí­a en que se efectúa su sustitución".

Preguntas y respuestas
Desde la Mesa de Ayuda de la AFIP, el organismo dio respuesta a diversas inquietudes sobre cuestiones particulares, en torno al sistema:

- En caso de directores de sociedades, ¿es necesario solicitar el alta en el Sistema?
- Sólo deben comunicar el alta si se encuentran en relación de dependencia, de no ser así­ no deben solicitarla.

- ¿Qué sucede cuando se presenta una fusión de empresas y se absorben los empleados, es necesario informar el alta?
- Se deben comunicar las nuevas Altas siempre que la relación CUIT empleador - CUIL empleado cambie.

- ¿Cómo es el caso de los pasantes?
De acuerdo a lo establecido en el artí­culo 2 de la RG 1891, los empleadores deberán incluir en el Registro a los sujetos cuya modalidad de contratación sea la pasantí­a. Según este artí­culo los empleadores comprendidos en el Sistema Integrado de Jubilaciones y Pensiones (SIJP), quedan obligados a comunicar a la Administración Federal, a fin de su inclusión en el "Registro", el alta o la baja de cada uno de los trabajadores que, respectivamente, incorpora o desafecta de su nómina salarial, aun cuando se trate de sujetos cuya modalidad de contratación sea la pasantí­a.

- ¿Qué sucede si renuncia el trabajador?
- El artí­culo 4 de la RG 1891 establece los plazos en los cuales debe informarse la baja de los trabajadores en el Registro. La norma menciona que debe ser dentro de cinco dí­as corridos contados a partir de la fecha en que se produjo la extinción del contrato de trabajo.

Si recibe el telegrama del empleado transcurridos más de 5 dí­as respecto a aquel que figura como fecha de renuncia en el mismo (por ejemplo: el empleado renuncia al puesto el 01/07 pero el telegrama es recibido el 07/07), tenga en cuenta que dentro del sistema debe consignar como fecha de baja aquella en que efectivamente renunció al puesto el trabajador (en este caso, 01/07).
El sistema arrojará un mensaje indicando que han transcurrido más de 5 dí­as corridos, pero igualmente podrá efectuar la baja.

Pese a haberse superado el plazo establecido en la norma, en estos casos no corresponderí­a la multa, por lo cual deberá conservar el telegrama donde consta su fecha de recepción.

- ¿Se puede anular tanto las bajas como las altas de los empleados?
- Sí­, se pueden anular los dos registros. Pero las bajas solo se podrán anular si son anticipadas. Una relación laboral cerrada, esto es que superó la fecha de cese preavisada, no podrá modificarse ni anularse. Cuando se trate de contrato a plazo fijo, el cese anticipado no se anula, se modifica. 

Samanta Linares
slinares@infobae.com