La contabilidad de las sociedades ante las nuevas normas de la IGJ

La reciente sanción del artí­culo 287 de las Normas de la Inspección General de Justicia (IGJ), aprobadas por la resolución general 7/05, establece: a) como condición necesaria para que se considere regularmente llevada una contabilidad informática la expedición de un certificado por la IGJ en base a un informe contable anual del que surja la concordancia entre el sistema autorizado y el concretamente utilizado; b) un informe técnico bianual sobre la obsolescencia del sistema; y c) la posibilidad de exigir la volcatura a papel, propicia nuevas reflexiones en torno al tema y sobre su vinculación con el régimen de prueba de libros.

Información anual: certificación
La primera parte del artí­culo 287 establece que las sociedades que obtengan la autorización requerida por el artí­culo 61 de la ley 19.550 deberán, a partir del ejercicio económico de cierre inmediato siguiente a ella, dentro de los 120 dí­as de cada cierre, presentar a la IGJ un informe especial suscripto por contador público independiente, conteniendo:

• La descripción exacta del sistema utilizado durante el ejercicio económico.
• Opinión fundada sobre la concordancia existente entre el sistema de registración contable utilizado durante dicho ejercicio y el oportunamente autorizado. De no existir observaciones se emitirá a la sociedad una certificación que lo indicará, la cual deberá ser agregada al libro de Inventarios y Balances y será condición necesaria para que se considere a la contabilidad regularmente llevada".

Como se advierte, este párrafo se hace eco de las conclusiones de la Jornada de la Universidad Notarial, en cuanto a la necesaria verificación de la concordancia entre el sistema autorizado y el concretamente empleado como condición para predicar que existe "regularidad contable", y será un elemento necesario, aun cuando no suficiente, para lo que dictamine el perito contador en cada caso.

Informe de actualización técnica
En la segunda parte, establece que "sin perjuicio de la información a presentar conforme con el apartado anterior, cada dos años las sociedades deberán presentar un informe técnico sobre la situación de obsolescencia del sistema utilizado y, en su caso, un proyecto de actualización técnica del mismo y de las medidas y reemplazos necesarios, requiriendo nueva autorización conforme a lo dispuesto en el artí­culo 282".

En este párrafo se advierte que las normas tratan de dar respuesta al grave problema de obsolescencia, tanto como afectación de la inalterabilidad, cuanto como perjuicio a la verificabilidad.

Soporte papel
En la última parte, dispone: "la Inspección General de Justicia podrá reglamentar el cumplimiento de recaudos adicionales, incluí­da la exigencia de que, si el volumen lo justificare, el movimiento contable de la sociedad sea volcado a soporte papel".

Vemos aquí­ que queda introducida, al menos en forma parcial, la cuestión relativa a si la contabilidad informática debe ser, en alguna circunstancia o momento, volcada a papel.

Por nuestra parte, ya hemos vertido opinión favorable proponiendo la volcatura de los asientos fijados por cualesquier medio de registración a hojas de papel impreso con tinta indeleble (principio de verificación) y exigiendo la encuadernación de dichas hojas, su numeración correlativa y la presentación de las hojas, encuadernadas al Registro Público de Comercio para su intervención dentro de un plazo razonable (principio de inalterabilidad).

Sin embargo, advertimos que esta volcatura puede ser excesiva en empresas de enorme movimiento contable, dando lugar a una engorrosa acumulación de papel.

Sobre tal base, parece razonable la fórmula que se propondrí­a adoptar la IGJ de tener en cuenta un criterio dimensional para exigir el papel: si el movimiento no lo hace demasiado pesado o engorroso, la sociedad que en lugar de rubricar libros acude a los medios informáticos deberá, con cierta periodicidad, volcar a papel sus registraciones y hacerlas encuadernar y rubricar.

Otra formula posible a tener en cuenta en las futuras reglamentaciones podrá estar dada por el archivo de las registraciones informáticas en la IGJ, con debidas garantí­as de secreto comercial, dando la posibilidad de conocer las operaciones cuando la Justicia lo requiera, como serí­a el caso de los procesos concursales o penales.

Conclusiones
De todo lo expuesto, del sentido de protección de terceros que tiene la contabilidad, de su necesidad de inalterabilidad y verificabilidad, de los riesgos de la contabilidad informática, cabe concluir, respecto del artí­culo 287 de las nuevas normas de la IGJ, lo siguiente :

• La exigencia de una acreditación anual de concordancia entre el sistema autorizado (art. 61 de la L.19.550) y el concretamente aplicado por la sociedad, como recaudo para ser considerada la contabilidad "regular", contribuye significativamente al régimen de prueba de la contabilidad informática facilitando la tarea del perito contador.
• El informe bianual de obsolescencia permite reducir los riesgos tanto en materia de inalterabilidad como de verificabilidad.
• La reserva para reglamentar una futura volcatura a papel de los registros informáticos, atendiendo a un criterio dimensional, auspicia un mejoramiento de la seguridad de la contabilidad informática en tutela de terceros.

Eduardo M. Favier Dubois (h.), ex juez comercial y actual consultor jurí­dico.

Este artí­culo de Eduardo M. Favier Dubois (h.) es parte, en su versión completa, del contenido de Panorama general sobre la resolución 7/2005 de la IGJ  que Infobae Diario distribuirá en los principales quioscos de Ciudad de Buenos Aires como opcional a su edición del jueves 29 de septiembre. Incluye artí­culos de doctrina de más de 15 expertos en derecho societario.