Cómo firmar digitalmente un PDF en segundos y con validez legal

Firmar un documento PDF de forma rápida, segura y con respaldo legal ya no es un desafío exclusivo de especialistas. Es especialmente útil cuando se carece de impresora o escáner en casa, también si se trata de un contrato laboral para un puesto remoto, la firma digital evita procesos engorrosos y aporta una alternativa válida ante instituciones y empresas.

Para resolver este problema de forma simple, rápida y con validez jurídica, existe Firmafy, una plataforma que permite insertar firmas electrónicas legalmente reconocidas en cualquier documento en formato PDF, sin imprimir ni escanear.

¿Qué es la firma electrónica y por qué tiene validez legal?

Firmar un documento digital no es lo mismo que dibujar una firma con el mouse o pegar una imagen de tu rúbrica sobre un PDF. Si bien puede parecer lo mismo a simple vista, legalmente no lo es. Una firma electrónica válida debe cumplir una serie de requisitos establecidos en normativas como la eIDAS europea, para asegurar su autenticidad y vinculación con el firmante.

• De acuerdo con esta normativa, una firma electrónica debe:
• Estar vinculada de forma única al firmante;
• Permitir la identificación del firmante;
• Usar datos que solo el firmante pueda controlar;
• Estar ligada al contenido del documento, de modo que cualquier alteración posterior sea detectable.

Estos criterios buscan garantizar que el proceso de firma sea seguro, confiable y admisible legalmente ante cualquier situación contractual o jurídica.

Cómo firmar un documento digital de forma rápida y segura

Firmafy nació con el objetivo de facilitar la firma electrónica de documentos PDF, sin necesidad de recurrir a impresoras o escáneres. La plataforma es intuitiva, rápida y, lo más importante, garantiza validez legal. A través de una cuenta personal o empresarial, se puede cargar un archivo, indicar quién lo firmará, y enviar el requerimiento con apenas unos clics.

Paso 1: Crear tu cuenta y subir el documento

El primer paso consiste en registrarte en la plataforma y acceder a tu zona privada. Desde ahí, vas a la opción "Nuevo envío" y seleccionás "Solicitud de firma". Luego, subís el documento PDF que necesitás que sea firmado.

Paso 2: Cargar los datos del firmante

Es importante completar los datos de la persona que debe firmar: nombre, DNI, correo electrónico y teléfono. Esta información es clave para validar la identidad del firmante mediante un código OTP (One-Time Password) que se envía por SMS al celular. También podés activar recordatorios automáticos cada 24, 48 o 72 horas para evitar demoras innecesarias en la firma del documento.

Paso 3: Insertar la firma en el documento

Una vez cargado el archivo, simplemente arrastrás el cuadro de firma hasta el lugar exacto donde debe figurar la rúbrica. Luego hacés clic en "Enviar" y la persona recibirá el enlace para firmar.

¿Cómo se realiza la firma desde el lado del cliente?

El destinatario del documento recibe una notificación por correo o SMS. Al hacer clic en "Ver documento", podrá visualizar los datos, confirmar su identidad y firmar tras ingresar el código OTP recibido en su celular.

Puede realizar la firma con el mouse, el dedo (si es desde un celular), o incluso a través de un código QR si decide completar el proceso desde otro dispositivo. Todo esto sucede en cuestión de minutos, sin necesidad de descargar software adicional ni tener conocimientos técnicos.

Ventajas de firmar electrónicamente un documento PDF

Firmar de manera digital un documento PDF también aporta:

• Autenticidad: La identidad del firmante queda verificada;
• Integridad: Si alguien modifica el archivo luego de la firma, el sistema lo detecta;
• Legalidad: Cumple con normas internacionales como la eIDAS, lo que otorga validez jurídica;
• Ahorro económico y ecológico: Se eliminan los costos de impresión, papel y envío;
• Rapidez y eficiencia: Los trámites pueden resolverse en minutos desde cualquier dispositivo.

¿Cómo integrar Firmafy a una web con WordPress?

Firmafy también cuenta con un plugin compatible con WordPress, Contact Form y Gravity Form, lo cual permite a las empresas ofrecer un sistema de firma electrónica directamente desde su página web.

El proceso es sencillo:

• Crear una cuenta en Firmafy;
• Descargar el plugin correspondiente;
• Conectar Firmafy con el formulario deseado;
• Crear una plantilla con el documento que se quiere firmar;
• Publicarlo en la web para que el cliente firme ingresando sus datos.

Una vez completado el formulario, el cliente recibirá un mail con el enlace para firmar. La firma será legalmente válida y quedará resguardada digitalmente.