Formas de documentar los adelantos y los préstamos de dinero al personal

Son muchas las oportunidades en la vida laboral donde los empleados solicitan dinero frente a necesidades personales de urgencia. Más allá de que la aceptación a estos pedidos es una facultad del empleador, puesto que no existe obligación alguna en la Ley de Contrato de Trabajo, lo cierto es que incluso frente a la situación de efectivizar la entrega del dinero solicitada, sucede que no se documenta o registra legalmente.

Para analizarlo, es necesario hacer una diferencia que marca la ley en nuestro ordenamiento laboral.

A priori debemos decir que la Ley de Contrato de Trabajo no prevé los préstamos a empleados así lisa y llanamente.

Existe sí, la posibilidad de hacer adelantos de salarios. Así, teniendo en cuenta el monto percibido por un empleado en su recibo, hasta el cincuenta por ciento de ese valor, es posible que este reciba el dinero y luego, se pueda descontar en los meses siguientes. Todo ello, documentado en el mismo recibo, tanto la entrega como la restitución a través del descuento de cada cuota.

En ese caso, si se tratara de una devolución en varias cuotas mensuales o quincenales -para el caso de los jornalizados- aconsejamos que se suscriba un documento donde especialmente se pacte la formalidad de la devolución para que, ese descuento tenga sustento en este documento y refleje lo convenido. Ello formará parte integrante del legajo, para el caso de tener que explicar en una inspección o pericia contable, la razón del menor valor percibido en los meses subsiguientes.

Qué dice la ley sobre los adelantos de salarios,

En cuanto al valor que represente ese cincuenta por ciento de tope que establece la ley, lo cierto es que solo puede ser excedido en caso de especiales razones de gravedad y urgencia del trabajador. 

Contablemente hablando, a estos adelantos de salarios, le son aplicables los mismos requisitos formales exigibles al recibo de sueldo normal, con excepción, claro está, de los descuentos ya que lo que se adelanta es una parte neta del salario. Es decir que el recibo que lo formaliza deberá cumplir con el contenido exigido en los Art. 138, 139 y 140 inc. a, b, g, h e i de la Ley de Contrato de Trabajo.

Ahora bien, habrá supuestos en donde el pedido del empleado sobre su necesidad económica supere estos límites establecidos por ley, allí entonces, debe procurarse la solución de dicha entrega de dinero, por otros medios.

Así, deberá estarse a un acuerdo con el empleado como si fuera entre particulares, abandonando la figura ya de empleador como prestador del dinero.

De esta manera entonces, le serán aplicables las reglas de la legislación civil y comercial de la jurisdicción donde se encuentren para su instrumentación; situación completamente distinta al contrato de trabajo que los vincula. 

De ese acuerdo surgirán las condiciones de devolución como la cantidad de cuotas en las que se procederá a la devolución de este, importes, forma de cómputo de intereses en caso de pactarse y forma de pago. Es decir, se tratará de algo más cercano a lo que conocemos como un contrato de mutuo.