Cuatro tipos de reuniones de las que usted sí­ querrá participar

Patrick Lencioni, autor de "Reuniones que matan (Empresa Activa)", comenta que "el problema es la tendencia a incorporar todas las cuestiones pendientes de debate en la misma cita".

El resultado, señala a Expansión, es que los equipos divagan y no se obtienen propuestas eficaces.

En tanto, Ignacio Ríos, socio de Bain & Company, explica al diario español que "la falta de planificación sobre el objetivo del encuentro lo único que consigue es ralentizar los procesos."

Según su visión, "hay que centrar los puntos a tratar, definir quién debe asistir y, sobre todo, evitar que acudan personas que no tienen la capacidad de decisión en el asunto que se va a tratar".

Para estos dos expertos consultados por Expansión, una solución es organizar cuatro reuniones distintas que atienden a diferentes finalidades:

• Repaso diario. Es una de las reuniones más eficaces que existen. Requiere que los miembros del equipo se junten -incluso de pie- al inicio de la jornada y en tan sólo cinco minutos informen a los demás de las actividades que van a realizar ese día.
  
  La finalidad es ayudar a los profesionales a establecer prioridades y pasar a la acción. Es un foro rápido para asegurarse de que no falla nada y de que nadie pisa el terreno de otro; pero no es el momento de divagar ni plantear problemas. Para que sea efectiva es importante que se convierta en una rutina.
• Táctica semanal. En ella se abordan cuestiones de interés inmediato. Debería durar entre 45 y 90 minutos. El objetivo es identificar los problemas y eliminarlos, pero no entrar en cuestiones estratégicas.
  
  Debe comenzar con una ronda relámpago en la que cada participante expone dos o tres prioridades que precisen una atención inmediata. Después llega el momento de exponer, con datos e información concreta, los avances alcanzados. Por último, se diseña una agenda de trabajo a partir de las tareas en las que cada profesional está inmerso.
• Estrategia mensual. Es la cita en la que se analizan, debaten y deciden cuestiones trascendentales que incidirán de manera directa en el negocio.
  
  Para que sean efectivas es esencial que sean periódicas y que no se debatan más de dos o tres asuntos. La preparación previa es inexcusable y la actitud con la que se acude es también muy importante: hay que ir sin miedo al conflicto, con la mente abierta para escuchar y sin temor a enfrascarse en un productivo debate sin filtros.
• Repaso trimestral fuera de la oficina. Es una oportunidad para apartarse del día a día y tomar fuerzas. En este entorno se puede analizar mejor el trabajo en su conjunto y buscar retos y acciones a largo plazo. Es el momento de reflexionar y debatir sobre el estado del departamento o de la firma, y de estudiar a la competencia para no quedare atrás. 

"Uno de los enemigos a combatir es la falta de concreción. El problema es no saber decidir qué datos son imprescindibles y alargar su exposición alejándose del tema principal. Limitar el tiempo de intervención es una gran ayuda", concluye el matutino.