Más artículos
Liderazgo en pandemia: consejos útiles para reuniones virtuales de directorio

Liderazgo en pandemia: consejos útiles para reuniones virtuales de directorio

Liderazgo en pandemia: consejos útiles para reuniones virtuales de directorio
Los encuentros virtuales de Directorio o Comité son una nueva experiencia que devino de la pandemia. Cómo volverlos más efectivos
Por Alejandro Javier Rosa*
29.05.2020 08.20hs Management

Vivimos tiempos excepcionales, desde todo punto de vista. Nuestras rutinas personales, familiares y laborales han cambiado drásticamente, de un día para el otro.

Sin embargo, para aquellos que tenemos la fortuna de poder seguir trabajando en la modalidad de "home office", todavía hay algunas citas que, rompiendo la monotonía de días laborales casi invariables, nos obligan a vestirnos un poco más formalmente o estar algo más atentos a si estamos peinados antes de sentarnos frente a la computadora.

Me refiero a las reuniones de Directorio o de Comités, para las que muchas compañías han adoptado el formato virtual, ante la obvia imposibilidad de realizarlas en forma presencial.

En las últimas semanas he tenido la oportunidad de participar de varias de estas reuniones y me pareció interesante compartir algunas conclusiones y aprendizajes que pude extraer de esta primera experiencia que pueden contribuir a que sean productivas y eficientes:

El liderazgo de la reunión por parte del presidente del Directorio es crucial

Si bien es siempre importante en una reunión presencial, en un entorno virtual el presidente debe reafirmar un rol activo como anfitrión.

Su objetivo deberá ser que la reunión fluya adecuadamente, equilibrando el tiempo asignado a las presentaciones, facilitando y fomentando la participación de los asistentes, ordenando el debate para dar lugar a las preguntas y buscando que las respuestas, ya sean propias o de otros participantes, sean contestadas de modo concreto.

Debe ser estricto con la asignación del uso de la palabra, pero a la vez generoso de modo que todos puedan participar, y que ninguno de los presentes acapare el tiempo disponible.

Es indispensable establecer y acordar un protocolo

Indispensable establecer previamente un protocolo para la reunión
Indispensable establecer previamente un protocolo para la reunión

La interacción virtual tiene una dinámica muy diferente a la de las reuniones presenciales.

Resulta muy importante ponerse de acuerdo sobre cuestiones tales como el procedimiento para el pedido de la palabra, la apertura y cierre de los micrófonos, el tiempo máximo para cada punto del orden del día, etc.

En aquellos directorios o comités muy acostumbrados a trabajar de manera estructurada, he visto que resulta efectivo mantener un bloque de tiempo para las presentaciones, y luego otro dedicado al intercambio de opiniones y conclusión.

El rol del secretario del directorio adquiere gran relevancia

La actuación del secretario como soporte del presidente del directorio es muy importante, particularmente en las cuestiones de organización de la reunión, y en el seguimiento y cumplimiento del protocolo acordado.

Preparación previa de los asistentes es más importante que en reuniones presenciales

La preparación de los asistentes es más crucial en reuniones virtuales que en las presenciales
La preparación de los asistentes es más crucial en reuniones virtuales que en las presenciales

Si los asistentes no se preparan adecuadamente para la reunión corren el riesgo de perderse en las presentaciones, ya que estas tienden a ser más rápidas que en las reuniones presenciales, porque suele haber menos interrupciones.

Resulta primordial, entonces, que analicen los temas y el material en forma previa ya que de lo contrario se les hará más difícil tener una participación productiva.

Además, la preparación previa ayudará a que sus intervenciones sean concretas, evitando "rodeos" o pérdidas de foco que puedan afectar la dinámica del encuentro.

El material debe ser completo, y al mismo tiempo no excesivo y bien estructurado

De ese modo, ayuda a que las presentaciones sean dinámicas y vayan al punto.

Los monólogos extensos atentan contra la productividad de la reunión y la participación de los asistentes.

Esto sucede también en los encuentros presenciales, pero resulta más pernicioso aún en las reuniones virtuales donde las interrupciones tienden a ser más esporádicas, y se corre el riesgo de que la dinámica se haga tediosa.

Nos encontramos en una época en la que, en muchos sentidos, estamos haciendo "camino al andar". Las reuniones virtuales son una más de esas nuevas experiencias, que probablemente hayan llegado para acompañarnos por un largo tiempo.

Resulta interesante que podamos compartir ideas, buenas prácticas y reflexiones para agilizar la dinámica de los encuentros y hacerlos más productivos.

Al final, el objetivo es siempre el mismo, directorios y comités que constituyan verdaderos equipos de trabajo y sean efectivos para cumplir con sus objetivos y responsabilidades.

*Alejandro Javier Rosa es socio de PwC Argentina de la práctica de Gobierno Corporativo

Enterate lo último sobre economía digital, startups, fintech, innovación corporativa y blockchain. CLICK AQUÍ
Management en tu mail
Suscribite a nuestro newsletter y recibí diariamente las últimas noticias en finanzas personales. Economía, impuestos, tecnología y buenos negocios:
Lo más leído
Más sobre Management