Actualmente la organización de las reuniones requiere tener en cuenta situaciones que antes, simplemente por estar trabajando 100% presencial, no se tenían presentes. Algunas de ellas pueden influir en que sea un encuentro eficiente o una pérdida de tiempo para quienes asistan. 

Mantener reuniones laborales en formato híbrido es un desafío constante, sobre todo en el momento de interactuar y de lograr los objetivos para los que los integrantes fueron convocados. Sobre este eje se trabajó en el último webinar del 2022 que brindó Espacio Conexión.

Para gestionar reuniones de trabajo con equipos híbridos, Natalia aconseja tener en cuenta a quienes están conectados desde sus casas, sus horarios, evitar que se interponga con otras reuniones o los "ruidos" que puedan surgir en el momento y amalgamarlos con los colaboradores que se encuentran en la oficina.

Además, es importante a la hora de la convocatoria, dejar en claro los puntos esenciales para estar presente como micrófono y cámaras encendidas – si es que son imprescindibles para el encuentro. - 

También preguntarse como organizadores, cómo puede participar y agregar valor cada persona convocada y que se comprometa e interactúe activamente en las actividades o los debates que se propongan.

Encuentros híbridos eficaces

Natalia Heredia, durante el webinar desarrolló ideas para que las reuniones híbridas sean exitosas y planteó que "una vez que se haya identificado la importancia del encuentro es necesario plantear los tiempos, los objetivos y convocar a las personas principales para participar del meeting". 

Al comienzo de la reunión es fundamental que la persona que organiza recuerde las reglas de juego, el motivo por los cuales fueron convocados y la duración del mismo.

Luego, es conveniente realizar actividades "rompe hielo" para que se cree un clima distendido, los participantes interactúen y finalmente puedan desarrollar los puntos para los cuales fueron convocados.

Como cierre, también es importante poder hacer alguna actividad que permita fijar los conceptos que se trabajaron durante todo el encuentro, comprender las responsabilidades, corroborar que no queden pendientes y generar acuerdos. Si es posible, después de la reunión, enviar una minuta a todos los participantes, que incluya todos los aspectos significativos que fueron abordados.