El rol de la secretaria es cada vez más activo y poderoso en una empresa, por múltiples razones, entre ellas por toda la carga de información que pasa por sus manos y porque las personas pueden llegar a un jefe sólo a través de ella.

Será el filtro implacable y el primer contacto que alguien tendrá antes de acceder a su jefe y dependerá de la secretaria reacomodar la agenda para otorgar una entrevista más rápidamente. Y esto ocurre porque la secretaria ha pasado a asistirlos hasta el punto de ser capaz, inclusive, de asumir responsabilidades de ellos con credibilidad y confianza.

Su poder radica en su intensa puntillosidad para "estar en todo", la ética del secreto profesional, la veracidad que facilita la confianza y fluidez en las comunicaciones de la empresa y la fortaleza para alentar en las dificultades y para perseverar en los objetivos y metas.

Gracias a la creciente complejidad de la vida empresarial, las secretarias / asistentes cooperan con el ejecutivo de manera más directa. Y este fenómeno es lo que ha hecho que las asistentes ejecutivas hayan cambiado el rol que tení­an; ahora, no sólo tienen que hacer las tareas que antes hací­an, sino que sus funciones han crecido y han traspasado el ámbito meramente administrativo, hasta el punto de dominar competencias del mundo social, de las relaciones humanas e incluso del ámbito polí­tico, por lo cual su necesidad de conocimiento e información es cada vez más intensa.Habitualmente el ejecutivo, sobre todo de alto nivel, deposita mucha confianza en su secretaria, la conoce bien, y puede tener en cuenta su opinión, aunque después decida por cuenta propia. Es por esto que muchas veces se prefiere hablar de asistentes, porque en definitiva lo asisten en la toma de decisiones.

En muchas oportunidades una asistente tendrá que decidir qué hacer en ausencia de su jefe, en situaciones que requieren resolución inmediata. Para ello, tendrá que poseer un gran conocimiento del ejecutivo, conocer su forma de trabajo, y sobre todo, saber cómo reaccionarí­a su jefe ante determinadas circunstancias.

Una asistente que se precie de tal está comprometida con la toma de decisiones, en muchos casos hasta en la resolución de temas personales.

Entre las aptitudes que en la actualidad las empresas esperan de las asistentes se encuentran:

• La habilidad negociadora
• La gestión de un equipo de trabajo
• Liderar un pool de secretarias
• La actitud para tomar decisiones, tanto en lo profesional como en lo personal.

Durante un curso de verano, en la especialización secretarial que desarrolla el instituto, una de las asistentes informó acerca de un caso que denota la influencia que poseen en la actualidad las secretarias: Un destacado directivo de una automotriz se encontraba de viaje en oriente, China. Uno de sus ejecutivos se contactó con él, no sin escasa dificultad, ¿el motivo?, habí­a que tomar una decisión que requerí­a de su supervisión visual. La respuesta del directivo fue contundente:

-"Tiene usted tres opciones. La primera, esperar mi regreso, la segunda, correr usted un alto riesgo, la tercera, y más coherente, consultar a mi secretaria para que sea ella quien decida".

Se podrí­a pensar ya en el poder de las secretarias como el quinto poder, es ese poder que no es explí­cito pero que se percibe dentro y fuera de la organización.

Cristina Girado, rectora del Instituto Argentino de Secretarias Ejecutivas (IASE)Especial para iProfesional.com