¿Cómo hacer más con menos en la empresa gracias a la tecnología del Office de Microsoft?
El secreto para el éxito en este camino radica en llevar adelante una implementación que contribuya a solucionar los obstáculos de la operatoria diaria
En un entorno de trabajo tan dinámico como el actual, la tecnología se presenta no sólo como la herramienta ideal sino ya como la necesaria para adaptarse con flexibilidad a nuevas situaciones y modelos de negocio.
Es, además, un factor clave para mantener en los más altos niveles la eficiencia y competitividad de las empresas y- por ende- un recurso del que las pequeñas y medianas firmas pueden sacar un muy alto provecho.
De acuerdo a un estudio realizado conjuntamente por Boston Consulting Group y Microsoft, habría una clara relación entre la adopción agresiva de nuevas tecnologías en las Pymes y un sólido desempeño empresarial.
Los ingresos de las organizaciones que saben de tecnología crecieron 15% más rápido y generaron empleos en el doble de tiempo que las empresas que usaron pocos de los nuevos recursos en los últimos tres años.
Se trata, en definitiva, de la vieja premisa de hacer más con menos: una buena implementación de herramientas de tecnologías de la información (TI) puede reducir drásticamente los períodos de trabajo, minimizar los gastos en tiempo e inversión que demandan ciertas tareas o, incluso, expandir el negocio conservando la operatoria de trabajo casi inalterada.
El caso SambrizziEste es el caso, por ejemplo, de estudio jurídico Sambrizzi & Asociados, que adoptó Office 365, elegido por la flexibilidad y el bajo costo.
Esta firma se dedica desde el año 1963 a brindar soluciones legales en forma integral a empresas y particulares, enfocando su servicio en la atención personalizada, la eficiencia y la inclusión de profesionales de excelencia y trayectoria en el ámbito jurídico.
Con el objetivo de lograr mayor flexibilidad, accesibilidad y protección de la información sensible que maneja el estudio, decidió implementar Office 365 a fines del 2012 mediante la migración de las cuentas y la utilización del servidor SharePoint que alberga los documentos compartidos de los usuarios del estudio.
De esta manera, solucionó la necesidad de estar dentro de las oficinas para poder acceder a la información clave de sus clientes.
La implementación de Office 365 significa para el estudio la administración centralizada de las cuentas de correo a través de Exchange, la utilización de Lync como plataforma de comunicación a través de mensajería instantánea y llamadas internas, y SharePoint como portal interno del estudio, así como las herramientas de Word y Excel en línea.
Eduardo Sambrizzi, socio de esta Pyme, afirmó: “El Office 365 hace mucho mejor a nuestros procesos de trabajo y disminuye los tiempos para encontrar información y, mucho más aún, previene cualquier pérdida de datos”.
En resumen, dar el salto tecnológico no solo colocó al estudio a la vanguardia entre sus pares, sino que obtuvo un mejor y más seguro acceso a la información compartida desde cualquier dispositivo móvil.
Esto le facilitó el trabajo a la hora de entregar un escrito en tribunales, negociar un contrato con otros profesionales o trabajar cualquier documento en las oficinas de sus clientes, ya que ahora tienen la posibilidad de poder editarlos sin estar en su espacio laboral, ganando tiempo y productividad.
Además, subir su operatoria de negocios a la nube simplificó la apertura de una nueva oficina fuera de la Ciudad de Buenos Aires, dado que con Office 365 los miembros del estudio pueden compartir información y trabajar juntos aún desde distintos puntos físicos.
MovilidadEn este marco, sin duda alguna, la tecnología móvil es protagonista.
Mientras sólo el 20% de las Pymes usó “smartphones” para hacer negocios en el 2010, en la actualidad esa cifra se elevó a 45 por ciento.
En lo que respecta a tabletas, se ha verificado un crecimiento exponencial. Hoy el 34% de las pequeñas y medianas empresas las utiliza, en comparación al tan sólo 8% que las empleaba en 2010.
¿A qué se deben estos cambios? El paradigma de la movilidad está logrando romper con los prejuicios iniciales y ha demostrado estar muy lejos de ser una moda a costa de numerosas experiencias exitosas en compañías de todo tipo y tamaño.
Además, su alto retorno de la inversión -resultado de sus bajos costos y alta productividad- representa una opción más que tentadora para que las Pymes puedan competir en el mercado con actores de mayor tamaño de igual a igual.
El secreto para el éxito en este camino radica en realizar un correcto diagnóstico de las necesidades de la firmay llevar adelante una implementación tecnológica que contribuya a solucionar los principales obstáculos de la operatoria diaria, acompañada de especialistas en la materia.
Incluso se puede proceder a realizar una modernización de procesos en forma escalonada, que responda al orden de las prioridades de cada grupo de trabajo.
En cualquier caso, es fundamental no dejar pasar la oportunidad de dar a la Pyme las herramientas para tener el mejor desempeño posible en el mercado.
Sobre todo teniendo en cuenta que lo que aún hoy se presenta como un estilo de administración posible está en miras de convertirse en el estándar de trabajo.
Ezequiel Glinsky es director de Unidad de Productividad de Microsoft Argentina y Uruguay.