Seguridad y ahorros impulsan el uso del documento electrónico

Luego de la compra de Macromedia por parte de Adobe, el formato que incluye en un solo documento diferentes tipos de texto, imágenes, gráficos y hasta video, se expandirá hacia dispositivos como celulares y PDA.

Sus principales retos a superar son la seguridad y la subutilización. El futuro de los documentos está en el formato electrónico, por los ahorros y la eficiencia que genera en las empresas, y gracias a las nuevas disposiciones fiscales que aceptan las firmas y facturas digitales.

Sin embargo, el principal interrogante que pesa sobre estas soluciones es la seguridad. "Es lo que más me demandan los clientes", dijo a infobaeprofesional.com Luis Carsellé, gerente de Cuentas Corporativas para América Latina de la empresa Adobe, el creador del PDF, el formato estándar de los documentos digitales.

En su última visita a la Argentina, donde se reunió con distribuidores locales, Carsellé habló con infobaeprofesional.com sobre los nuevos horizontes del PDF y de los documentos electrónicos.

¿Cuáles son las razones para implementar documentos inteligentes en una empresa?
Una de las más importantes es ahorro. Hay muchas maneras para optimizar procesos. Pero una de esas maneras es eliminar papel y hacer el mismo proceso con un documento o versión equivalente en forma electrónica.

Esto tiene muchas implicancias desde el punto de vista de la conectividad, porque hay que conectarse con las aplicaciones que toda organización tiene por dentro, compradas, desarrolladas, nuevas o desde hace muchos años. Por otro lado debe tener validez, control, y continuar operando el proceso como estaba en un soporte de papel.

¿Cuánto ahorra una empresa si se pasa a un sistema de documentos inteligentes?
Es muy difícil porque depende el giro y del tipo de uso de ese papel. Hay un cierto papel de desperdicio, como el que se imprime para guardar en un escritorio o por control.

Pero hay un tipo de papel que se tiene que sacar por ley, que es obligación para entregar, o generar cierta cantidad de copias o entregar a clientes o proveedores.

Es ahí donde se genera la mayor cantidad de los ahorros. Pero cuando uno habla de procesos de generación, como entrega de copias, ensamblado, distribución, acuse de recibos, todo el control de reenvío en caso que la dirección esté incorrecta, se trata ya de costos directos e indirectos.

También está el costo de imprimir, meter en un sobre, el correo o mensajería, y luego los costos asociados con la pérdida de ingresos por haberlo entregado tarde o no haberlo entregado, por tener que regenerar un documento por el cambio de una letra. Una empresa que tiene que presta servicios, un gobierno que tiene que llegar al ciudadano, cualquier prestador que tiene que llegar a cientos de miles de personas, es donde más tiene beneficios.

Retos
Para Carsellé, "uno de los grandes retos de un documento electrónico es poder entregarlo y que pueda ser abierto por cualquier persona", algo que Adobe lo tiene resuelto con el Reader, que es gratuito y multiplataforma. "El reto sigue siendo cómo lo genero, cómo lo genero de manera masiva", advirtió el manager del fabricante de otros softwares populares como el Photoshop o el Illustrator. Para ello, explicó que "si estamos hablando de una organización que quiere mover todos sus documentos que hoy imprime a una versión electrónica, no es suficiente que lo haga en una estación de trabajo: tenemos aplicaciones en servidores que hacen esto de manera masiva, dependiendo del ambiente, del uso, de la información".

Seguridad
Carsellé dijo que Adobe suministra "herramientas que están enfocadas al control y a la seguridad, que permiten mantener la confidencialidad, la integridad del documento, vía certificados digitales que garantizan que el documento fue generado por quién dice ser". Explicó que "cuando se origina el documento, el usuario lo firma con su certificado digital. El mismo proceso garantiza que no habrá alteraciones. Esto da certeza". "Tenemos un control de acceso por el cual si alguien se lleva un documento en PDF (indebido) no lo pueda abrir porque está pensado para que sólo lo pueda hacer una determinada persona o un grupo de personas. Se puede llegar a tener incluso control de quien abre, dónde, en qué equipo y a qué hora".

¿En la Argentina hay casos de aplicaciones de documentos inteligentes?
Hay muchos tipos de implementación. Pero si tomamos en cuenta aquellos que estén generando en manera masiva (documentos inteligentes), la lista se hace mucho más pequeña. Y que además estén usando certificados, se reduce. Y que usen formularios para automatizar procesos, todavía menos.

Razones
El manager de Adobe señaló que hay dos razones que "están empujando mucho los documentos inteligentes":

Las iniciativas como Sarbanes Oxley, que requiere que las empresas mejoren su contabilidad utilizando políticas y procedimientos financieros documentados.
Las leyes de certificado digital y de factura electrónica.

¿Se subutiliza el PDF?
Es absolutamente cierto. Luchamos contra nosotros mismos. Cuando Acrobat 4 salió hace siete años fue cuando se dio más fuerte la adopción de dos cosas: de instalar Reader y la generación y la publicación de PDF.

Aparecieron muchas herramientas que generaban PDF, y se lo posicionó como documento final. Se creó la imagen de que una vez que estaba en PDF, el documento estaba muerto, y que si había que hacer cualquier cambio, había que regresar a la aplicación original.

Estaba bien para lo que nosotros queríamos en aquella época, porque queríamos masificar al PDF. Hoy, luchamos contra eso, estamos tratando de regresar y mostrar que hay muchos más que sólo eso. Sin embargo, la realidad es que lo está disparando todo esto es el tema de seguridad. Es lo que más me demandan los clientes, porque lo demás ya lo conocen, que se ve igual, que les toma las tipografías, que se imprime. Pero seguridad es lo más importante.

¿Hacia dónde evoluciona el PDF?
Hacia los dispositivos móviles, aunque ya es un hecho. Ya hay Reader para dispositivos móviles. Pero después de la adquisición con Macromedia queremos llegar más allá, a otros dispositivos diversos. Es uno de los grandes nichos donde queremos trabajar. Los dos juntos, Reader y Flash, pueden llegar mucho más juntos que separados, para entregar contenido enriquecido.

¿Cómo impactará la adquisición de Macromedia por parte de Adobe en los documentos electrónicos?
Debería ayudar mucho a solidificar nuestras propuestas. Depende de cada mercado vertical y de cada línea de producción. Uno de los segmentos verticales más beneficiados es la mezcla PDF-Flash, para que siga creciendo hacia dispositivos móviles.

Los únicos que tienen visión de lo que va a pasar es un grupo de integración que son los que legalmente pueden saberlo. Los programadores de Macromedia y Adobe todavía seguimos pensando que (la compra) es posible, pero trabajamos como si todo se pudiera volver para atrás.

César Dergarabedian
cdergarabedian@infobae.com
Infobaeprofesional.com