BPM: escuchando promesas y atendiendo desafíos

El término Business Process Management (BPM) se ha estado escuchando con fuerza durante los últimos dos años, y parece estar cobrando cada vez más interés. Tal como sucede con muchos "buzzwords" tecnológicos, el empuje de los vendors de paquetes es una de las principales de las fuerzas motrices que apalancan la ubiquidad e importancia de este concepto. Sin embargo, y nuevamente tal como sucede con muchos "buzzwords", la visión del vendor ataca sólo una de las aristas del tema... y puede no ser suficiente para hacer un aprovechamiento real del concepto.

Empecemos definiendo a Business Process Management como una disciplina de gestión, habilitada por las tecnologías de la información, que apunta a la organización orientada a los procesos, en vez de a las estructuras funcionales. Hablar de "orientación a procesos" sólo desde la gestión no es novedad, siendo este un concepto ya pregonado por la calidad total y la reingeniería durante décadas pasadas.

Sin embargo, debemos reconocer que más allá de las definiciones teóricas de procesos "en papel" (en documentos electrónicos, en realidad), los procesos "reales" de la mayoría de las organizaciones actuales están embebidos en una compleja y heterogénea red de sistemas informáticos.

Los negocios hoy necesitan una flexibilidad despiadada, y ante un cambio fundamental para competir (ej. nuevos productos, nuevas regulaciones), no basta con la modificación documental. El impacto para soportar realmente el cambio operativo requerirá la modificación de varios sistemas que no necesariamente están listos para adaptarse rápidamente.

Hilando conceptos, BPM apunta a orientar la organización a procesos, y a preparar la arquitectura de sistemas de organización para soportar no solamente la definición clara de tales procesos, sino el mantenimiento ágil y flexible de los mismos acorde a las necesidades del negocio. Atacar sólo la arista de gestión o la tecnológica podrá tener beneficios particulares, pero la promesa de la flexibilidad sólo se cumplirá atacando ambas aristas en forma sincronizada.

¿Cuáles son los desafíos particulares de la arista de gestión? Por un lado, los procesos de muchas organizaciones están implícitos en los sistemas de información, o bien en un mix entre lo formalmente documentado y la práctica. Más allá del mapa de procesos actual, es posible que los procesos actuales no sean lo suficientemente flexibles o ágiles. Desde la arista de la gestión, el desafío está en identificar claramente el mapa de procesos, los procesos en sí, las necesidades del negocio en cuanto a cambios y flexibilidad (no todos los procesos cambian al mismo ritmo) y el despliegue de tales procesos en el mapa de sistemas actual.

¿Cuáles son los desafíos de la arista tecnológica? Sin duda, permitir que la arquitectura de sistemas de la organización no sólo represente los procesos (algo que seguramente hoy ya hace de alguna manera), sino que represente también las necesidades de cambio y flexibilidad que el negocio le pide a los procesos, y por extensión a los sistemas. Aquí sí entran los paquetes de BPM, SOA, Workflow y demás, tan pregonados, que nos permitirán reestructurar la arquitectura de sistemas para soportar tal flexibilidad. En este contexto, los desafíos más puntuales se desprenden rápidamente, y consisten no sólo en implementar estas tecnologías que nos brinden flexibilidad, sino en adaptar los sistemas actuales para funcionar exitosamente con tales tecnologías.

Pero sin duda, el mayor desafío es lograr que ambas aristas funcionen juntas en forma coordinada y sincronizada. Sin no lo logramos, estaremos sólo aplicando buenas prácticas de gestión o mejorando nuestra arquitectura de sistemas. En otras palabras… sólo si atendemos los múltiples desafíos, lograremos que se cumplan realmente las promesas de BPM.

Walter Ariel Risi es responsable de Línea de Servicios de Consultoría IT de Pragma Consultores Argentina