¿Cae un mito? Aseguran que el uso del "messenger" sube la productividad del empleado

Entre las empresas está extendido una creencia sobre la mensajería instantánea: El uso de esta herramienta, basada en aplicaciones y servicios como el MSN Messenger o Windows Live Messenger, o el GTalk, o el Yahoo Messenger, interrumpe a los empleados y baja su productividad.

Sin embargo, en los Estados Unidos se difundió un estudio que contradice esta suposición: Las empresas que buscan que sus trabajadores no tengan muchas interrupciones deberían impulsar el uso de estos programas.

La investigación llevada a a cabo por la Ohio State University y la Universidad de California asegura que los empleados que utilizan la mensajería instantánea son interrumpidos con menos frecuencia que aquellos que no lo usan en forma habitual.

La idea de la baja productividad por culpa de la mensajería considera a esta herramienta como una dificultad que una ayuda, porque si se suman el teléfono y el correo electrónico, provocan mayores interrupciones y reduce la actividad.

Pero el estudio demuestra que la mensajería instantánea se aplica como un reemplazo de esas formas de comunicación, consideradas como más invasivas, al igual que las conversaciones cara a cara.

"La clave es que la mensajería instantánea tiene algunos beneficios donde muchas personas sólo veían cosas malas", señaló R. Nelly Garret, uno de los autores del estudio y profesor asistente de comunicación en la Universidad de Ohio.

En este comunicado, Garret afirma; "Hemos descubierto que, de hecho, el messenger es positivo. La gente que usa la mensajería instantánea siente que es interrumpida con menos frecuencia".

El estudio se hizo con 912 personas que trabajaban por lo menos 30 horas semanales en una oficina y que usaban la PC al menos cinco horas al día.

Los participantes fueron elegidos de forma aleatoria y entrevistados por teléfono. Los resultados fueron publicados en la revista Computer Mediated Communication.

Para el estudio, la clave es cómo la gente usa esta tecnología. Muchos de los entrevistados comentaron que la utilizan para comprobar si sus compañeros de trabajo están disponibles. Otros comentaron que lo usan para recibir respuestas rápidas a preguntas generales o para discutir sobre trabajos que se están llevando a cabo, en lugar de contactar mediante conversaciones cara a cara.

"Hemos descubierto que los trabajadores son muy estratégicos a la hora de usar la mensajería instantánea. Lo usan para comprobar si sus compañeros están ocupados antes de interrumpirles mediante un modo de comunicación más intrusivo", dijo Garrett.

Cada usuario puede configurar estas herramientas de comunicación a su gusto. Así, la mensajería instantánea les permite controlar cómo y dónde sus compañeros pueden comunicar con ellos.

Esta tecnología le brinda a los empleados la habilidad de modificar su disponibilidad o de postergar una respuesta para un momento más adecuado.

Incluso, señala el estudio, como está aceptado socialmente ignorar un mensaje de este tipo, muchos empleados lo usan para aplazar conversaciones que interrumpen.

Garret apuntó que "la gente es muy innovadora respecto a cómo usan esta tecnología, y lo hacen en función de sus necesidades y expectativas. Por otro lado, tienen tiempo suficiente en casa para aprender más sobre ella y encontrar otras maneras de utilizarla productivamente".

Las razones de la aceptación de la mensajería en el mundo laboral son su facilidad de uso y su similitud con el correo electrónico. Sin embargo, el estudio advierte esta tecnología no llegará a tener tanta influencia como el e-mail.

"Los trabajadores no tratan de mantener conversaciones largas o de resolver problemas complejos mediante esta herramienta limitada. Más bien lo están usado para solicitar respuestas rápidas o para coordinar sus conversaciones", explicó el investigador.

Garret dirigió este estudio, difundido por el portal especializado Tendencias 21, junto a James N. Danziger, profesor de ciencias políticas en la Universidad de California.

Sugerencias desde Microsoft
Tanto si es uno es propietario de una empresa como un usuario intensivo de la mensajería instantánea, o ambas cosas, puede aplicar los siguientes diez consejos, brindados desde Microsoft, sobre qué debe hacer y qué no al utilizar este tipo de herramienta.

1. Adopte una política de usuario para la comunicación mediante mensajería instantánea. Si es propietario de una empresa, sus empleados tienen que saber si le parece bien o no que utilicen la mensajería instantánea como medio de comunicación con, por ejemplo, clientes o socios comerciales.
2. No utilice la mensajería instantánea en conversaciones confidenciales o para transmitir información delicada. Si su empresa proporciona asesoramiento profesional en los sectores de mercado de valores, finanzas, medicina o derecho, probablemente no sea muy acertado usar la mensajería instantánea.
3. Organice sus listas de contactos de modo que los contactos comerciales queden aparte de los amigos y los familiares. Las listas de contactos, también conocidas como "listas de conocidos" o "listas de amigos", contienen los posibles receptores de los mensajes instantáneos.
4. No permita que se abuse de la mensajería instantánea en el trabajo empleándola para conversaciones personales. Pida a su personal que deje las conversaciones personales para los descansos o para la hora de la comida, explíqueles que la mensajería instantánea sirve para hacer clientes o para generar beneficios para la empresa.
5. Sepa que los mensajes instantáneos también se pueden guardar. Algunos servicios de mensajería instantánea permiten incluso archivar mensajes completos. Conclusión: tenga cuidado con lo que dice, tal y como haría con el correo electrónico.
6. No comprometa ni la reputación de su empresa ni la suya propia. Tal vez los tribunales estén aún tratando de determinar la validez de los mensajes instantáneos en materia de calumnia, difamación, y demás cuestiones legales. Sea cauto en lo que dice.
7. Cuidado con las infecciones de virus y los riesgos a la seguridad relacionados. La mayoría de los servicios de mensajería instantánea permiten transferir archivos con los mensajes. Hay que informarse acerca de la calidad del sistema de protección del servidor de seguridad propio y decidir si es mejor o no restringir la transferencia de archivos a través de los servicios de mensajería instantánea.
8. No comparta información o datos personales a través de un servicio de mensajería instantánea. Incluso si confía plenamente en la persona con la que se está escribiendo, no es aconsejable incluir información personal como contraseñas o números de tarjetas de crédito, incluso un número de teléfono en cierta manera confidencial.
9. Sea conciso y breve en sus mensajes instantáneos y sepa siempre cuando decir adiós. Es necesario limitar las consultas, ir al grano y evitar palabrerías innecesarias.
10. No cause confusión usando un nombre o un estado de usuario engañoso. Los nombres de los usuarios de los servicios de mensajería instantánea, como los del correo electrónico, deben ser coherentes con el resto de los utilizados en la empresa.

Cuidados y precauciones
Al igual que con el correo electrónico, la facilidad y utilidad de la mensajería instantánea han provocado el aumento de los riesgos y problemas. La mensajería instantánea se está convirtiendo cada vez más en el objetivo de los atacantes para propagar virus, gusanos, spim (spam en MI), programas maliciosos y ataques de phishing. Estos ataques han crecido de forma exponencial en los últimos tres años, advierten desde Symantec, primer fabricante mundial de software de seguridad.

En ese sentido, el principal cuidado que se debe tener es no aceptar la transferencia de archivos por parte de desconocidos e incluso cuando se descarga algún documento chequearlo con un antivirus actualizado.

Más información sobre la seguridad en mensajería instantánea en esta nota de Infobaeprofesional.com.