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Las 3 reglas de oro para organizar tu día de teletrabajo, según experta de Google

Las 3 reglas de oro para organizar tu día de teletrabajo, según experta de Google
El trabajo remoto brinda muchas posibilidades pero también plantea desafíos. Qué se puede hacer para mejorar la productividad y evitar el estrés
Por iProfesional
04.03.2021 18.45hs Actualidad

La pandemia del coronavirus provocó un cambio de magnitud histórica en el mundo del trabajo. Una gran cantidad de actividades comenzaron a operar con sus empleados de manera remota y de una manera muy efectiva.

Así, el home office que antes era una rareza o una excepción en muchas empresas, ahora es la norma.

Además, más allá de que pronto se resuelva la crisis sanitaria global, lo cierto es que el teletrabajo llegó para quedarse. Por ejemplo, según un sondeo realizado por IBM, un 54% de los empleados quieren seguir realizando sus labores desde el hogar después de la pandemia.

Y más extremo es el caso de Google, una compañía reconocida por ir a la vanguardia en casi todo, donde sólo el 10% de los empleados desea retornar a una oficina "full time".

Ahora bien, si el teletrabajo es algo fundamental para la nueva normalidad que plantea 2021, ¿cómo hacerlo más eficiente y satisfactorio?

Laura Mae Martin, experta en productividad interna de Google, comparte tres tips que pueden transformar –para bien– tu manera de trabajar.

1. Objetivos simples y concretos

Martin recomienda realizar una "hoja de trabajo" con los principales puntos que se abordarán durante la jornada. Tareas concretas y con límites temporales.

"Cuando pienso en planificar mi día, lo comparo con leer un libro sobre alimentación saludable", explica Martin. "Empezás con los capítulos del principio sobre la ciencia en torno a la salud y demás, pero ¿a qué recurre la gente? A las recetas. Quieren saber directamente: ¿cómo implemento esto en mi vida diaria?"

Y agrega: "Mi hoja de trabajo es así, incluye: mis tres prioridades principales para el día siguiente, incluido el tiempo que pueden llevarme, así como las tareas pendientes, ¡nada más, tiene que ser pequeña!".

Según la experta, se trata de ítems que llevan 10 minutos o menos (reuniones, llamadas telefónicas, envío de correos electrónicos, etc.).

Home office: la jornada debe estar dividida en tareas y objetivos concretos.
Home office: la jornada debe estar dividida en tareas y objetivos concretos.

2. Diferentes vidas, diferentes estrategias

Según la consejera de Google, en relación al home office durante la pandemia existen dos grupos bien diferenciados de trabajadores.

"Algunas personas dejaron de movilizarse, están solos en su casa y sienten: ‘tengo más tiempo que nunca’'".

"A esas personas las llamo los maratonianos. Lo que hacen es: 'me despierto, trabajo, decido cuando termino, preparo la cena y me voy a la cama'. No hay un quiebre en el día para ellos", señala Martin.

Por otro lado, está el grupo opuesto. Los que tienen a sus hijos en la casa todo el tiempo y sienten que nunca tuvieron menos tiempo en la vida.

"Estan tratando de hacer su trabajo entre siestas o escuela virtual, o cualquier otra cosa. Esos son los velocistas", explica la experta.

"Si sos un velocista, más que nunca necesitás saber, durante las 2 horas que tenés mientras tus hijos están en la escuela virtual, ¿qué objetivo tienes hoy? No es estar sentado en tu escritorio, leer correos electrónicos... Tenés que trabajar la eficiencia, el tiempo se pierde muy deprisa", aconseja.

En cuanto a los maratonianos, les advierte: "No se puede trabajar todo el día". En cambio, les propone: "Pensá en lo que planeás lograr. No se trata solo de trabajar, sino de trabajar en las cosas correctas".

3. Lo urgente y lo importante

El home office hace que los trabajadores deban tomar pequeñas decisiones por su cuenta todo el tiempo. Y muchas veces esto tiene que ver con priorizar o dejar para más tarde tareas que surgen de improviso.

"Muchasveces aparecen nuevas tareas espontáneas, que luego se convierten en el foco principal durante el resto del día", comenta Martin.

Y añade: "Dwight Eisenhower distinguió entre el matiz de 'urgente' e 'importante', y usar un lenguaje como ese puede ayudar para tomar decisiones".

"¿Es urgente? ¿Es importante? Si es lo primero, entonces está bien priorizarlo"", concluye Martin.

Teletrabajo: la tecnología, al rescate

La elección de las herramientas adecuadas para los equipos de teletrabajo es un desafío para las empresas. Hoy existen cientos de softwares disponibles para el teletrabajo, pero sería imposible explorarlos uno a uno mientras te instalas en tu oficina en casa.

Para los equipos experimentados de teletrabajo, cuya ley fue reglamentada por el Gobierno nacional, y para aquellos que recién empiezan, la clave del éxito está en tener a la mano las siguientes herramientas que pueden facilitar su labor de teletrabajo:

  • Software confiable para video conferencias.
  • Una aplicación para chat.
  • Una aplicación para video.
  • Herramientas para colaborar en la nube y para ordenar tus documentos.
  • Un software para gestión de proyectos.
Existen herramientas para potenciar el teletrabajo.
Existen herramientas para potenciar el teletrabajo.

Las herramientas para el teletrabajo que no pueden faltar en tu equipo

Los empleados que recién empiezan a trabajar de manera remota se dan cuenta rápidamente que adaptarse a un ambiente de trabajo fuera de la oficina no es tan simple como trabajar con la laptop desde el sillón de su sala.

Para dar lo mejor en teletrabajo se requiere de procedimientos claros, comunicación constante y sólidos conocimientos digitales. Con estas herramientas para trabajo remoto, tu equipo estará listo para el éxito en el teletrabajo.

Google Docs para la retroalimentación

  • Cuándo usarlo en el teletrabajo: acabas de terminar la planeación de un proyecto importante y estás listo para el feedback de tu equipo. 
  • Por qué es útil para el teletrabajo: con Google Docs los equipos se pueden comunicar con varias personas a la vez en tiempo real.

Google Docs también te permite utilizar diversas plantillas para tus documentos, tiene edición inteligente y herramientas que facilitan la colaboración para crear, editar y terminar proyectos de manera simple. Incluso tiene acceso móvil para que los usuarios puedan editar desde cualquier sitio (incluso cuando no hay conexión).

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Confluence para organizar tu lugar de trabajo

  • Cuándo usarlo en el teletrabajo: tu equipo remoto debe tener una fuente de recursos y un espacio digital organizado. 
  • Por qué es útil en el teletrabajo: Confluence es un lugar exclusivo para la gestión de la información y la organización de los documentos.

Ahí los equipos remotos pueden encontrar desde notas sobre las reuniones hasta planeación de proyectos, todo lo necesario para fomentar la participación desde un lugar de trabajo flexible.

Confluence también se puede utilizar para compartir los comunicados importantes de la empresa, las actualizaciones y para fortalecer la cultura de trabajo de la empresa, un factor muy importante para el éxito del equipo.

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Slack para comunicarse rápidamente

  • Cuándo usarlo en el teletrabajo: quieres hacer una actualización corta, una pregunta rápida o simplemente quieres compartir el meme de un bebé hipopótamo súper lindo que encontraste en Instagram.
  • Por qué es útil en el teletrabajo: el feed del chat de Slack te permite hacerlo de manera rápida y eficiente. El equipo remoto puede utilizar varios canales al mismo tiempo con conversaciones independientes de acuerdo con el proyecto, departamento o tema de trabajo.

Con Slack, los integrantes del equipo pueden responder cuando estén disponibles, es mucho más discreto que una videollamada pero más fácil de notar que un correo. Como en los equipos remotos hay personas que viven en distintas zonas horarias, es importante respetar las horas de trabajo de cada uno de los integrantes.

La extensión de zona horaria del equipo de Slack (para los planes Pro) es una herramienta para trabajo remoto muy útil porque permite crear fácilmente actualizaciones y visualizaciones de las personas que están durmiendo y de las que están en pleno horario productivo. A nadie le gusta recibir notificaciones del trabajo a las 3 de la mañana, ¡qué pesadilla!

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Zoom para las discusiones más importantes

  • Cuándo usarlo en el teletrabajo: necesitas terminar algún proceso, algún problema o una lluvia de ideas por medio de un video chat o video en tiempo real. 
  • Por qué es útil en el teletrabajo: las conversaciones frente a frente (incluso en video) ayudan a captar mejor el tono de las personas, sus reacciones a ideas más complejas y a entender mejor las explicaciones.

Muchos equipos remotos extrañan las relaciones que se generan cuando se trabaja en oficina. Por eso Zoom es perfecto para el trabajo remoto desde casa, porque genera un espacio en el que los integrantes del equipo pueden platicar de su fin de semana, colaborar en proyectos grandes y sentir esa conexión con los demás aunque estén a miles de kilómetros de distancia.

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Dropbox para intercambiar información de manera segura

  • Cuándo usarlo en el teletrabajo: necesitas compartir archivos y presentaciones de manera segura con tus colaboradores. 
  • Por qué es útil en el teletrabajo: dejar de usar USB de una vez por todas. Con Dropbox puedes enviar archivos y documentos de manera segura y colaborar activamente en los archivos que compartes.

Dropbox te ahorra tiempo en la organización de archivos, contenido y atajos en la web porque no pierdes tiempo buscando la última actualización de los documentos, y ese tiempo que liberas lo puedes aprovechar para seguir avanzando en tu proyecto.

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InVision para una colaboración más visual

  • Cuándo usarlo en el teletrabajo: requieres retroalimentación de acuerdo con las especificaciones de un diseño, capturas de pantalla o el flujo de un nuevo producto. 
  • Por qué es útil en el teletrabajo: InVision es detallista. La estructura misma del software facilita a los equipos de diseño crear verdaderas obras de arte.

Se pueden hacer comentarios sobre el prototipo y eso permite una retroalimentación en tiempo real. Viene con funciones divertidas como vistas múltiples del mismo proyecto, actualizaciones y comentarios en tiempo real, pizarrón digital para hacer lluvias de ideas, syncing, presentaciones y compartir pantalla.

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Trello para conectar todas las aplicaciones

  • Cuando usarlo en el teletrabajo: varios equipos están trabajando en el mismo proyecto pero desde distintas aplicaciones, hace falta una herramienta de gestión de proyectos que permita unir todo y a todos.
  • Por qué es útil en el teletrabajo: actualizar constantemente los proyectos grandes y complejos depende de varios factores. Y para esto Trello es perfecto, porque permite la consolidación, organización, integración y colaboración entre los distintos equipos y las distintas partes involucradas de los proyectos más importantes.

A los equipos remotos les gusta mucho usar Trello porque toda la comunicación se puede hacer desde un mismo sitio sin complicación alguna, y sin la necesidad de cadenas de correos que sólo confunden y retrasan el trabajo.

Trello tiene integraciones llamadas Power-Ups, que permiten tener vistas de calendario, campos personalizados, conectar aplicaciones entre si (como las que están en esta lista) como Slack, Google Drive, Dropbox, Invision y Zapier.

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Zapier para automatizar procesos

  • Cuándo usarlo en el teletrabajo: necesitas hacer una "depuración digital" de las tareas de menor importancia. 
  • Por qué es útil en el teletrabajo: los trabajadores remotos deben saber gestionar muy bien su tiempo y como sabemos, estar actualizando tareas repetitivas manualmente quita mucho tiempo.

Zapier conecta tus aplicaciones favoritas y automatiza flujos de trabajo. Esto es ideal para ti porque te libera tiempo que puedes usar para enfocarte en tu trabajo. Zapier elimina el error humano y los olvidos.

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Headspace para alejarse del trabajo

  • Cuándo usarlo en el teletrabajo: sientes que debes tomarte un descanso. 
  • Por qué es útil en el teletrabajo: si tu lugar de trabajo es la sala de tu casa, probablemente te cuesta trabajo desconectarte de tu trabajo después de todo el estrés de las fechas de entrega y las reuniones.

Headspace es una aplicación para meditar y llevar una vida sana que te ayudará a reducir el estrés, mejorar tu atención y puede ayudar a que los trabajadores no se agoten física y mentalmente. A veces hay que saber cuándo hay que parar y alejarse, en especial cuando trabajas desde casa.

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