Cómo mitigar el aumento de riesgo de fraudes e irregularidades en períodos vacacionales
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Si bien los períodos de descanso son necesarios y obligatorios por ley, en ocasiones constituyen un riesgo de sufrir fraudes.
Entre las principales causas encontramos que la ausencia de personal clave como ser: tesorero, encargado de compras, gerente administrativo, gerente de planta, dueños y directivos genera que dichas funciones sean realizadas por otros funcionarios que desde el punto de vista del control son incompatibles.
Esto abre la puerta a la comisión de situaciones anómalas como así también aumenta los riesgos operativos de la empresa.
Un ejemplo de esta situación se presenta cuando el tesorero toma vacaciones y sus funciones son cubiertas transitoriamente por un jefe contable o de créditos, funciones que normalmente se controlan mutuamente, ahora están juntas permitiendo realizar operaciones que pueden ir en contra de los procedimientos de la empresa y que serian difícilmente detectados ya que el principio del control cruzado no existiría.
Otro factor a destacar en estos períodos es el exceso de carga de trabajo en determinados funcionarios. Al estar sobrepasados en su capacidad de gestión los controles muchas veces no se realizan o se realizan con ciertos atrasos.
Entre los sectores más vulnerables encontramos a: tesorería, créditos y cobranzas, proveedores y manejo de bienes de cambio. Para mitigar este riesgo es clave dividir adecuadamente las funciones y tareas y esto debe ser plasmado mediante políticas predefinidas por la empresa. Asimismo es fundamental que la auditoría interna realice procedimientos de control.
La planificación de estas tareas de control es fundamental y el dónde hacer más énfasis dependerá de los sectores más desprotegidos y los circuitos administrativos más riesgosos.
En términos generales se recomienda realizar controles que abarquen tesorería, créditos, cobranzas, bienes de cambio y proveedores, siempre analizando el esquema de reemplazos consensuado con el departamento de recursos humanos (RRHH).
Ahora bien, ¿qué controles realizar?. En el rubro créditos y deudas es conveniente pedir a clientes y proveedores detalle analítico de las operaciones realizadas durante el periodo vacacional y verificar que la totalidad de las operaciones (ventas, cobros y pagos) hayan sido procesadas correctamente por el personal de la empresa.
Asimismo recomendamos verificar si existieron movimientos atípicos en saldos viejos de clientes como notas de crédito o pagos a proveedores cuyas facturas tengan una antigüedad considerable y se encuentren total o parcialmente impagas.
De esta forma muchas veces se detectan cobranzas no ingresadas, notas de crédito no registradas y también pagos ficticios con proveedores recurrentes pero falseando documentación de los mismos.
Un ejemplo de esta situación es cuando a un proveedor existente que tiene muchas operaciones, como las empresas de venta de insumos de oficina o combustible se le cargan comprobantes ficticios simulando ser reales y se desvían dichos fondos a terceros (el pago nunca se realiza al proveedor real).
Otro error muy común es que las cobranzas, antes de ingresar a tesorería, sean controladas físicamente por el sector créditos y cobranzas. Esta situación genera que ante un eventual robo de valores u ocultamiento de parte del sector de cobranzas, tesorería no podría detectarlo.
Siempre se recomienda que la persona que maneja registros de créditos (cuentas corrientes) no tenga acceso a la caja debido a que podría fácilmente ocultar operaciones. Por esta razón siempre la cobranza debe ingresarse por tesorería sin que el sector créditos tenga acceso físico a la misma.
Tal como se puede observar existen un sinnúmero de situaciones riesgosas que deben ser adecuadamente gestionadas siempre, pero especialmente en los periodos vacacionales donde los controles se reducen y tareas incompatibles desde el punto de vista del control son realizadas por la misma persona.
Por esta razón, es clave que auditoría interna trabaje en conjunto con RRHH y prevea un esquema de control reforzado y alternativo para estos períodos.
