Cómo funciona el nuevo mecanismo de "clave fiscal"

La AFIP está dando un importante paso a la hora de reforzar la seguridad de las operaciones que los contribuyentes realizan por ví­a electrónica con el organismo de recaudación. Considerando que la apuesta al gobierno electrónico se redobla dí­a a dí­a, que hoy se habla de presentaciones de declaraciones juradas online, pagos electrónicos, empadronamientos, registraciones virtuales, entre otras situaciones, resulta el momento propicio para redoblar el control informático.

En este sentido, tanto personas fí­sicas como empresas deberán evaluar cuál es su situación frente al fisco y en cuanto a la clave fiscal con la cual ya cuentan o bien quieren obtener.

Cuando hasta ahora se usaba la clave fiscal y se decidí­a dar de alta un nuevo servicio ante el organismo, el contribuyente accedí­a al sistema con su clave y daba el alta entrando por "modificación de perfil". Ahora esto se eliminó, es decir, para activar el servicio hay que primero identificarse, es decir qué rol cumple quien opera el sistema ante la AFIP.

En concreto, se traduce en mayor seguridad para que no cualquiera ingrese, opere, active servicios con la clave del contribuyente y, para ello, la AFIP crea una nueva herramienta que dio en llamar "Administrador de Relaciones".

A partir de ello, el contribuyente que opera directamente con la AFIP por ví­a electrónica, un representante legal de una persona jurí­dica, terceros autorizados como un estudio contable, entre otros, cada uno ocupa un papel, un rol frente al fisco que deberá quedar perfectamente definido.

Entonces, si el contribuyente es quien personalmente realiza sus operaciones electrónicas evidentemente no tiene que evaluar demasiado su situación actual pero si deberá atender a algunos cambios que le afectarán mí­nimamente. 

Por el contrario, si está pensando en alguien que pueda hacer alguna/s de éstas bajo su autorización, tal el caso de que el contribuyente designe a un profesional, un Contador, que opere por él o bien, el caso de una empresa donde hay un área, responsables dedicados a efectuar presentaciones de declaraciones juradas o un estudio contable que se encargue de ello -designado por la empresa- la situación es un tanto más compleja.

El otro aspecto novedoso es que para poder hacer efectivos estos cambios se crean "niveles de seguridad" que responden nada menos a la forma en que son obtenidas las claves fiscales. De esta forma, a mayores requisitos o si el trámite es presencial, es diferente de otros donde las exigencias son menores.

Los que ya tienen clave fiscal y son personas jurí­dicas, también deben atender a un calendario de plazos para regularizar su situación, el cual arranca el 31 de julio como primera fecha de vencimiento. En caso de no cumplir con este requisito obviamente caduca al dí­a siguiente de vencido el plazo para cumplir con la obligación.

¿Qué pasa con quienes ya tienen clave fiscal?La respuesta está supeditada a dos situaciónes que se deben analizar. Si se trata de:

• Personas fí­sicas: si la clave la obtuvo en forma personal; es decir si fue habilitada presencialmente ya se le asigna automáticamente la herramienta "Administrador de Relaciones" -es decir tiene nivel "3", ver apartado explicativo-.Si el trámite no fue personal, entonces para hacer uso del "administrador de relaciones" -ver apartado de red de relaciones -necesita concurrir a la AFIP con la documentación del anexo II de la RG 2239 que acredite su documentación.
• Personas jurí­dicas: la AFIP aclaró que si tiene clave fiscal asignada directamente, esto implica que "opera con la CUIT de la persona jurí­dica sin que una persona fí­sica actúe como usuario", se tiene que tramitar la clave fiscal "a través del representante legarl de la empresa, institución, pero para esto rigen vencimientos:
  • CUIT 0-1: hasta el 31 de julio de 2007.
  • CUIT 2-3: hasta el 31 de agosto.
  • CUIT 4-5: hasta el 28 de septiembre.
  • CUIT 6-7: hasta el 31 de octubre.
  • CUIT 8-9: hasta el 30 de noviembre.

Cómo cambian las reglas para quienes quieren obtener la claveLa AFIP creó distintos procedimientos de "registración y autenticación" de usuario, lo cual va de la mano del nivel de seguridad otorgado que va de 1 a 4. También se contemplan los casos especiales de representantes legales de personas jurí­dicas.

• Nivel 1: en este nivel la registración del solicitante de la clave no requiere verificación de la identidad de la persona porque son aceptados directamente los datos que informa tales como CUIT, CUIL o Clave de Identificación (CDI) pero siempre que la clave o código exista y no haya sido usado para otorgar otra "Clave Fiscal". Sólo se pide una contraseña otorgada por la AFIP cuando se solicita la clave fiscal y la cual, opcionalmente, será activada a través del uso de un código de activación que el organismo de recaudación enviará por correo electrónico. Este es el menor nivel de seguridad ya que las exigencias son mí­nimas también.
• Nivel 2:  para este caso la registración de un nuevo usuario se hace ví­a "web", también sin la necesidad de que sea presencial para validar la identidad del solicitante. Los datos pedidos son los mismos que para el nivel 1 pero se agrega la obligación de informar un dato no público; es decir, sólo conocido por quien dice ser y por la AFIP y que será verificado contra las bases de datos del Organismo. También aqui se usa una password para autenticar a quien usa la clave fiscal, bajo las mismas pautas de activación opcional indicadas anteriormente.
• Nivel 3: la "Clave Fiscal" se otorga sólo con presencia fí­sica del solicitante en una dependencia de la AFIP, la cual puede ser una Agencia, Distrito, Aduana o incluso en los centros de servicios. En la dependencia, el personal autorizado del organismo verificará la documentación y también datos biométricos (foto y/o huella dactilar) de la persona fí­sica que está solicitando la "Clave Fiscal" con el fin de demostrar su identidad.Exige contar con contraseña o "password"  que el usuario ingresará al momento de solicitar su "Clave Fiscal".
• Nivel 4: a las condiciones exigidas para el nivel 3 (presencia, contraseña, documentación que identifique al solicitante, datos biométricos, se exige que como método de autenticación se usen "dispositivos de hardware de doble factor". Esto significa proporcionar un elemento fí­sico y una contraseña o dato biométrico de activación, provistos u homologados por la AFIP.Por ejemplo, para acreditar el carácter de representante legal se presentará una copia autenticada de las normas que regulan el funcionamiento -como ser el contrato social o estatuto- de la persona jurí­dica, documentación que lo acredite como representante legal de la entidad respectiva -acta de asamblea, sentencia judicial, entre otros.En consecuencia, estos elementos de autenticación deben ser entregados fí­sicamente al usuario en el momento de la registración, para asegurar la asociación "persona que se está registrando" con la "persona que utiliza los medios de autenticación" esté asegurada.

La red de relaciones: ¿quién es quién ante la AFIP?Con este nuevo mecanismo implementado a partir de la RG 2239/07, es importante conocer como funciona esta operatoria. Para ello hay que saber que se crea una nueva forma de designar a quien interactúa con la AFIP, según:

• Administrador de Relaciones: la persona fí­sica que con su "Clave Fiscal" realiza las acciones para sí­ misma, o como representante legal de una persona jurí­dica, en nombre y por cuenta de ésta.
• Subadministrador de Relaciones: la persona fí­sica que el Administrador de Relaciones designe para ejercer las facultades propias de su condición, sea para que lo sustituya o para que actúe en forma simultánea e indistinta con él.
• Los usuarios: puede ser interno o externo:

- Usuario interno:  La persona fí­sica dependiente del contribuyente o usuario aduanero, designada por el Administrador de Relaciones o el Subadministrador de Relaciones, para utilizar y/o interactuar con los servicios informáticos o para realizar determinados actos o gestiones.- Usuario externo:  La persona fí­sica —no dependiente del contribuyente o usuario aduanero— o jurí­dica, designada por el Administrador de Relaciones o el Subadministrador de Relaciones de aquéllos, para utilizar y/o interactuar con tales servicios informáticos o para realizar determinados actos o gestiones. En caso que el usuario externo sea una persona jurí­dica, la utilización y/o interacción con los sistemas de la AFIP deberá ser efectuada con la "Clave Fiscal" de la/ s persona/ s fí­sica/ s que designe el Administrador de Relaciones de aquélla.

Finalmente, bajo este marco la red de relaciones se traza así­:

También entre personas fí­sicas:

Para contar con más detalles acceda al sitio oficial de la AFIP y a la RG 2239/07, cliqueando en cada link.

Samanta Linaresslinares@infobae.com