Datos personales: pautas para cumplir con las obligaciones

Como comentamos a lo largo de 2005, el 31 de enero próximo finaliza la inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos Privadas. Los archivos, registros y bases de datos que sean de uso exclusivamente personal, quedarán excluidos de la mencionada obligación registral.La reciente disposición 7/2005 de la Dirección Nacional de Protección de Datos Personales (DNPDP) deroga la 1/2003 y entre las infracciones relativas al registro de las bases de datos se pueden enumerar las siguientes conductas:

• No solicitar la inscripción de las bases de datos personales tanto públicas como privadas cuyo registro sea obligatorio en los términos exigidos por la ley 25.326 y normas complementarias.
• No inscribir la base de datos de carácter personal en el registro correspondiente, cuando haya sido requerido para ello por la DNPDP.
• Formar archivos, bancos o registros que almacenen información que directa o indirectamente revele datos sensibles, salvo en los casos expresamente previstos en el artí­culo 7º, inciso 3°, de la ley 25.326.

La ley 25.326, de Protección de Datos Personales, incluye en su artí­culo 32 dos delitos que se incorporan al Código Penal: el artí­culo 117, con penas de prisión de un mes a dos años al que insertara o hiciere insertar a sabiendas información falsa contenida en un archivo de datos personales; y el 157 bis, con sanciones de un mes a dos años al que a sabiendas e ilegí­timamente o violando sistemas de confidencialidad y seguridad de datos accediere, de cualquier forma, a un banco de datos personales; y al que revelare a otro información registrada en un banco de datos personales cuyo secreto estuviere obligado a preservar por disposición de una ley.Cuando el que cometiere el último delito sea funcionario público sufrirá, además, pena de inhabilitación especial de uno a cuatro años. Dudas empresarialesLa mayor inquietud de las empresas y particulares pasa por saber si deben inscribir sus bases de datos o no. Existen sectores más comprometidos con la ley por el tipo de datos que tratan (empresas de medicina prepaga, obras sociales, compañí­as de seguros e industria farmacéutica), pero la mayorí­a de las empresas deberán tomar los recaudos necesarios para minimizar los riesgos que pudieran derivar del uso indebido de sus registros.Para despejar todas las dudas se podrí­a decir que absolutamente todas las bases de datos deben inscribirse en el registro, salvo las destinadas al uso meramente privado.Adecuación a la leyLa adecuación a la Ley de Protección de Datos Personales consiste en:

• Identificación de bases de datos que contienen datos personales.
• Relevamiento de las bases de datos identificadas.
• Informe de auditorí­a que permitirá adecuar las bases de datos a la normativa.
• Trámite de inscripción de las bases de datos alcanzadas por la ley.
• Redacción de textos para incluir en la recolección de datos.
• Confección de documentos de privacidad internos de la empresa.
• Elaboración de polí­ticas de privacidad para sitios de Internet.
• Adecuación de los contratos vigentes a las exigencias legales.

A modo de ejemplo se puede citar el  caso de una empresa de medicina prepaga, en la que algunas de las bases de datos que pueden encontrarse en la organización son las siguientes:

• Registro de empleados: en donde constan los datos del personal de la empresa.
• Registro de proveedores: contiene los datos de las personas o empresas que suministren algún producto o servicio a la organización.
• Registro de afiliados: abarca los datos de los clientes de la empresa de medicina prepaga.
• Registro de prestadores: en donde constan los profesionales que brindan servicios para la empresa.
• Registro de prospecciones: contiene datos relacionados con las operaciones que realicen los departamentos de marketing y publicidad con miras a captar clientes potenciales de la empresa.
• Registro de control de acceso: reúne los datos de las personas que ingresan a la organización en calidad de visitantes o de personal externo encargado del mantenimiento del establecimiento.

Para finalizar, es importante destacar que la graduación de las sanciones no es un dato menor, ya que van desde $1.000 a $100.000 y son acumulables.Registro de responsablesSegún la mencionada disposición, en el artí­culo 3° se detalla que la DNPDP organizará y mantendrá actualizado un registro de los responsables de la comisión de las infracciones contempladas en la presente medida, "con el objeto de establecer antecedentes individuales para la evaluación de la cuantí­a de las sanciones".Este es un pedido generalizado que se venia haciendo, ya que las empresas y particulares que realizaban el esfuerzo de adecuarse a la ley notaban que los que no lo hací­an no eran sancionados. Que existan sanciones cuando existen infractores legitima a la autoridad de aplicación y a la norma. Desde hace un tiempo, se conoce que existen sanciones impuestas "off the record". O sea, que no hubo publicidad de esos hechos y, de alguna, manera se desvirtúa el objeto de la norma y mucho más desde que se publicó en el Boletí­n Oficial la disposición 7/2005 que en su articulado detalla la creación del Registro de Infractores, al cual por el momento no se puede acceder y poco se conoce al respecto. Lo que sí­ se puede consultar desde la página de la DNPDP son los responsables registrados al dí­a de la fecha siguiendo el siguiente link. Las sanciones previstas precedentemente serán de aplicación a los responsables o usuarios de archivos, registros, bases o bancos de datos públicos y privados destinados a dar informes, se hubieren inscripto o no en el registro correspondiente, ello sin perjuicio de las responsabilidades administrativas que pudieran corresponder a los responsables o usuarios de bancos de datos públicos; de la responsabilidad por daños y perjuicios derivados de la inobservancia de la presente ley y de las sanciones penales que correspondan.La falta de pago de las multas aplicadas hará exigible su cobro por ejecución fiscal, constituyendo suficiente tí­tulo ejecutivo el testimonio autenticado de la resolución condenatoria firme.

Daniel Monastersky, socio de Techlaw Abogados