Fiestas de fin de año: en 2013 las empresas deberán invertir $900 por cada empleado

Ya a mediados del último trimestre, en el ambiente empresario se va imponiendo como tema la organización de las fiestas de fin de año corporativas.

Una de las tendencias que vemos los profesionales del sector es que en las grandes empresas las fiestas se preparan, cada vez más, a último momento. Esto no es algo nuevo: aunque tiempo atrás los festejos se organizaban con tiempo, hoy los pedidos de cotización, consultas y demandas se producen a medida que se acerca el fin del calendario, y las grandes corporaciones están tomando la decisión lo más cerca posible de la fecha.Complicadas por el día a día y sumergidas en las cuestiones más urgentes que hay que resolver, optan por reservar el lugar y la fecha... y mucho más adelante definen los contenidos. De modo que los organizadores de eventos, de catering, de regalos, los shows, los DJ y los proveedores de sonido e iluminación, se preparan para lo que va a ser un frenesí de fin de año, pero sin saber a ciencia cierta qué clientes (ni cuántos, ni cuáles) tendrán. Otro de los estilos de las fiestas 2013 es la búsqueda de creatividad. En general se procura la constante innovación, de manera que si en 2012 se realizó una cena en la que primó la tecnología, este año se elegirá un encuentro más cálido... Esto tiene que ver -en parte- con las preferencias de la Generación Y, una de cuyas características es el cambio permanente.Pero, por otro lado, aunque las compañías buscan propuestas creativas, se van imponiendo ciertos derechos adquiridos por los colaboradores. Por ejemplo, si el año pasado el evento contó con la participación de las familias, esta vez no se las podrá dejar afuera: habrá que repetirlo solo que con otro formato, de manera que la fiesta resulte diferente.

La creatividad no tiene que ver con los recursos económicos, sino con el ingenio puesto al servicio de generar nuevas ideas. Respecto a los costos, para realizar la fiesta corporativa de fin de año, este 2013 las empresas deberán invertir unos $900 aproximadamente por cada invitado. Este valor incluye todo: invitaciones, salón, catering, DJ, iluminación, animación, etc.

Sin contar los shows en vivo, los ítems que resultan más costosos son el alquiler del salón y el catering (las bebidas son un item aparte, que depende de la marca del vino elegido, si hay barra de tragos, etc.). En general, estas dos variables significan hasta el 50% del costo per cápita. El precio de los shows varía según si se contrata a un grupo famoso o uno de covers. Los famosos tienen honorarios entre $70.000 y $150.000 (un grupo como La Mosca o Los Auténticos Decadentes pueden cobrar $100.000 en promedio), mientras que el costo de contratar a un grupo de covers oscila entre los $12.000 y 15.000 pesos.Lo cierto es que la inflación se convirtió en un "convidado de piedra". Hay compañías que inicialmente se proponen hacer una fiesta con "más vuelo" pero, cuando llega la cotización, se ven obligadas a ajustar la propuesta a sus posibilidades económicas. En comparación a 2012, el incremento de los costos bordea el 25%. Pero aun así, las negociaciones y regateo entre los proveedores y las empresas clientes hacen que cada año se ajusten más las distintas variables, reduciendo opciones. Otra preferencia ya instalada es la de reemplazar la mesa formal por el cocktail. Si bien es cierto que hay compañías que aún eligen un formato de cena -porque les gusta más, porque ya tienen ese estilo o porque les cuesta cambiar- este estilo de catering resulta en una fiesta más amigable y descontracturada, que alienta el intercambio social.Al hablar de cocktail nos referimos a salones con livings, áreas sectorizadas y gente circulando. El management comprendió que al organizar un evento de 100, 500 o 1.000 personas sentadas en mesas de 8 o de 10 lugares, el intercambio solo ocurre entre quienes comparten la misma mesa.

En cambio, cuando se ofrece un servicio más descontracturado, los invitados pueden sentarse un rato en un living y luego en otro, de manera que la interacción resulta mucho más integradora.Es cierto que el servicio gastronómico se fue aggiornando para brindar opciones mucho gourmet, lo que sin duda ofrece un abanico de posibilidades. Pero cuando se piensa en una fiesta para miles de personas, vuelven a ocupar un lugar de privilegio las opciones más clásicas como pollo o lomo, obligadas por un aspecto logístico que condiciona el menú. En relación al entretenimiento, cada vez hay más opciones. Se puede pensar en una fiesta de día y al aire libre (en una estancia, por ejemplo); con o sin la familia del personal; con pileta, con juegos de kermesse, con espectáculos y acrobacia, de noche, con baile, con mucha tecnología... La variedad es muy grande. Así mismo hay quienes prefieren contratar el show de un grupo famoso o quienes eligen un show de covers, que aunque menos glamoroso es igualmente bueno para bailar y divertirse. Finalmente, se sigue imponiendo la onda verde, en eco-eventos donde son temas centrales la seguridad y el cuidado del planeta. En este sentido, se están realizando eventos que analizan previamente cuánto van a impactar en el planeta, en los que se mide la huella de carbono que se va a producir durante la actividad (es decir, la totalidad de los gases de efecto invernadero emitidos en la realización de la propuesta), para poder pensar e implementar programas de reducción y/o compensación.

Y otro aspecto que surge con fuerza es la designación de un conductor responsable, y el control de la alcoholemia en los invitados.