En la medida en que la pandemia borró los límites entre la vida personal y la profesional, quienes están probando por primera vez trabajar desde su casa probablemente hayan encontrado más de un reto en la gestión del tiempo.

Cuando combinamos nuestras obligaciones laborales en el hogar probablemente saltemos de una reunión a hacer la comida, de entregar un reporte a barrer el piso antes de atender una "call" mientras preparamos el café, y creamos que este "multitasking" es la mejor solución del manejo de tiempo. Pero en realidad los expertos alertan que quienes son más efectivos para el teletrabajo son los que reducen la cantidad de micro-transiciones de ese tipo entre una tarea y la otra.

Enfocarse es más difícil, las obligaciones se acumulan y las jornadas parecen interminables incluso para quienes cuentan con la fortuna de tener trabajos en los que no necesitan estar el 100% de su tiempo disponibles online. Cuando las medidas de control de empleados y colaboradores se extreman por el cambio de circunstancias, gestionar el tiempo propio también tiene un reto extra que se suma al estrés natural por la pandemia.

Pero incluso en los casos en los que esto no es así hay una cuota de productividad que se pierde. ¿Notas que procrastinás más en cuarentena? ¿Aquello que suele llevar minutos hoy desde casa te lleva horas? ¿Sufrís agotamiento porque a tus tareas de siempre se le sumaron las de limpiar constantemente, atender al estudio de los niños y al cuidado de los mayores? No te preocupes, le pasa a todo el mundo.

La buena noticia es que hay, por suerte, muchos trucos y estrategias que podemos aplicar para optimizar la gestión de nuestro tiempo laboral, liberando así posibilidades de compartir y cuidar de quienes nos necesitan y de nosotros mismos.

Gestión de tiempo, no solo para ejecutivos

La gestión del tiempo no es una disciplina útil solo para managers y ejecutivos

El "time management" o manejo del tiempo parece sonar a una estrategia que las personas con altos cargos o con interés en una carrera corporativa aprenden en una escuela de negocios. Se pensó originalmente en relación a personas con trabajos de muchísima responsabilidad 24x7, cuya mala "inversión" del tiempo perjudicaba a las compañías.

Una de las teorías principales en este campo fue la desarrollada por el ganador del Premio Nobel en Economía, Herbert Simon. Economista y psicólogo, se dedicó a investigar el proceso de toma de decisiones en las organizaciones, aunque hoy sus premisas se utilizan en otras áreas de avanzada como la Inteligencia Artificial.

Simon postulaba que hay parte de la toma de decisiones que no es racional y basada en datos, sino que parte de ella está influenciada por nuestras creencias, conocimientos, emociones, etc. Otra de las variables que influye es nuestra disponibilidad de tiempo. Lo que hacemos en este proceso es evaluar, de acuerdo a la información y al tiempo que tenemos, las opciones más satisfactorias y elegir una solución de acuerdo a ellas.

Nunca contamos con toda la información disponible ni con todo el tiempo del mundo, por lo que este experto asegura que utilizamos una racionalidad limitada para tomar decisiones. La planificación y la gestión del tiempo en las tareas importantes (y no solo en las urgentes) les permitía a la larga tomar mejores decisiones y obtener mayores resultados.

Hoy sabemos que todas las personas, independientemente de su cargo o posición, necesitan más que nunca saber gestionar su tiempo adecuadamente para obtener la solución más satisfactoria.

Más aún, está comprobado que el tiempo malgastado puede reducirse a más de la mitad cuando los empleados cuentan con la combinación de "un ambiente adecuado en la oficina, las herramientas tecnológicas adecuadas y el apoyo de jefes que promuevan distintas formas de trabajar".

Una buena gestión de tiempo dentro de las empresas genera un cambio en el nivel de satisfacción de los colaboradores: en las compañías donde los empleados no pueden concentrarse en los trabajos que valoran, el índice de descontentos llega al 81%, en tanto que es solo del 33% en aquellas organizaciones donde los trabajadores pueden concentrarse en aquello que les suma valor y satisfacción.

Gestión de tiempo y trampas de la propia productividad

La procrastinación es un "agujero negro" en la gestión del tiempo

Cuando salimos de la zona de confort que representa nuestra rutina laboral y familiar, podemos caer en varias trampas de gestión del tiempo que juegan en contra de nuestra productividad.

Un gran "agujero negro" es la procrastinación. Es muy común posponer las tareas que nos resultan difíciles o desagradables para hacer otras más placenteras o al menos simples. Por eso en cuarentena podemos pasar toda una tarde reordenando el placard con tal de no atender a ese email o reporte que tenemos que enviar y que termina siendo resuelto de madrugada.

También es cierto que las distracciones operan para que el email y el reporte que no tenemos ganas de hacer demoren mucho más tiempo que cuando estamos en la oficina y queremos entregarlo para terminar nuestra jornada y volver a nuestra vida personal y familiar. Hoy esa motivación nos falta y caemos en la trampa de gestionar mal nuestro tiempo.

¿Cómo no caer en la procrastinación? Algunos de los consejos más comunes son los siguientes:

- Identificar la tarea más importante que tiene por delante y hacerla primero. Eso permite atacar esa cuestión más compleja en el mayor momento de productividad del día -el cerebro funciona a su mayor capacidad durante las dos primeras horas de cada mañana-, liberará el resto de su jornada para manejar su tiempo y avanzar sobre temas más placenteros.

- Dividir esa obligación compleja en una serie de pasos o microtareas que pueda ir completando de a una, de manera de simplificar su realización e ir obteniendo en el camino pequeños logros que lo motiven a avanzar.

- Convencerse de que es mejor resolver en el momento esa tarea compleja vez de confiar en que una versión futura de usted mismo hará lo correcto después.

- Para motivarse, imagine sus resultados. Permítase una recompensa al alcanzar los objetivos o autoimpóngase un castigo como donar una cantidad de dinero a una caridad de su agrado en caso de que no los cumpla.

- Si todo falla, aceptar la imperfección. "Terminado es mejor que perfecto" reza el refrán, y esa visión ayuda a eliminar el estrés que provoca esa tarea y avanzar en completarla.

Otra de las grandes trampas de la gestión de tiempo ocurre cuando nos engañamos a nosotros mismos pensando que una tarea (o muchas) será resuelta en un abrir y cerrar de ojos. Cuando procedemos de esta manera luego nos frustramos al ver que al final del día no hemos tachado casi ninguno de los pendientes que pretendíamos resolver en esa jornada.

Para poner metas realistas de gestión de tiempo conviene utilizar la técnica de los tres escenarios, y para cada tarea pensar:

- El mejor escenario posible (resolver en la menor cantidad de tiempo que le asignamos a ese ítem)

- El escenario más complejo (cuánto tiempo en el caso máximo nos demandará esa obligación)

- El escenario posible, que es un intermedio entre los dos anteriores.

Es decir, cuando miramos realísticamente las tareas que tenemos por delante de esta manera cambiamos nuestra perspectiva, y nos planteamos metas de gestión de nuestro tiempo mucho más acertadas y menos frustrantes.

Otro cambio de perspectiva que podemos hacer desde la teoría de gestión de tiempo tiene que ver con evitar caer en el error de pensar que cada tarea es necesaria. Por el contrario, cuando empieces a pensar que algo te está llevando mucho más tiempo del que pronosticaste, da un paso atrás para evaluar cuál es la importancia de eso que estás haciendo y qué pasará si no queda terminado o a la perfección.

Trucos de manejo de tiempo

El "mutitasking" no es el mejor amigo de la gestión de tiempo

El tiempo es un recurso valioso, escaso y no renovable, por eso debe ser tratado como tal. Pensar que se puede "ahorrar" tiempo es un error, porque una vez que ese momento pasó es irrecuperable. Es por eso que, al igual que con cualquier otro recurso, debemos gestionar el tiempo de manera adecuada.

Las personas más exitosas del mundo ya lo hacen. Así lo reveló el autor Kevin Kruse al entrevistar a 7 multimillonarios, 13 atletas olímpicos, 29 estudiantes estrella y 239 empresarios y resumir sus 15 secretos más útiles para gestionar el tiempo.

Uno de ellos contó que su truco para manejar el tiempo era considerar el día como 1440 minutos, de manera de concentrarse en las tareas esenciales. Y sus empleados empezaron a emular esta forma de gestionarse, incrementando la productividad en toda su compañía.

Esto se relaciona también con una técnica de manejo de tiempo que propone evitar el "efecto urgente". No todo lo que parece urgente es importante ni merece nuestro tiempo. Evitar el impulso de inmediatamente ocuparnos de lo que parece urgente sin medir las consecuencias.

Otra manera de gestionar el tiempo es establecerse un calendario con tiempos bien marcados para las acciones que necesita concretar, en lugar de armar interminables listas a las que se siguen sumando pendientes que nunca se completan. Tomar determinaciones sobre qué cosas ingresan o no en ese calendario no solo mejora la performance sino que reduce el estrés.

Si la falla es que pasa demasiado de su jornada respondiendo emails o mensajes, una técnica de gestión de tiempo que puede aplicar es el "sistema 321-0": tres veces al día, pase 21 minutos revisando sus mensajes. Su meta es una bandeja de entrada con cero correos nuevos. Este límite de tiempo arbitrario lo forzará a devolver respuestas sucintas y claras.

De la misma manera, para un manejo de tiempo adecuado, las reuniones de trabajo y juntas –virtuales o presenciales- deben ser el último recurso, y tener lugar cuando es absolutamente necesario.

Será imposible para enfocarse eliminar las distracciones completamente. Pero para manejar mejor nuestro tiempo podemos eliminar aquellas que están bajo nuestro control, como las notificaciones del celular en horario laboral, los emails de las redes sociales, etc.

Para teletrabajar desde casa otro "life hack" de la gestión de tiempo es la de la "especificidad de dominios". Así como ocurre que somos más productivos en la oficina, vale la pena tener un "dominio" dentro de la casa para trabajar y tratar de mantener las tareas laborales dentro del mismo. Evitaremos así varias micro-transiciones a otros roles y distracciones que provengan, por ejemplo, de la cocina o del patio. Retomamos el rol que adoptamos cuando nos desempeñamos de manera presencial, reestableciendo desde el aspecto físico las barreras entre la vida laboral y la personal, con la esperanza de que estos límites vuelvan también al manejo de nuestro tiempo.

Priorizar tareas es importante y hay varias aplicaciones de gestión de tiempo en el mercado que pueden ayudarte a organizarlas. Intenta también incluir en esa planificación intervalos "protegidos" que dedicarás al descanso o a cosas que no sean de trabajo, ya que la productividad no es solo sobre gestionar el tiempo sino también sobre la calidad del mismo.

Manejo del tiempo: no solo de trucos se trata

No solo de trucos trata la gestión de tiempo

Como se ha mencionado anteriormente, hay muchos trucos con los que podemos aprender a no procrastinar, no distraernos y completar más rápidamente las tareas que queremos tachar de nuestra lista. Pero no solo de esos "life hacks" se trata el manejo del tiempo.

El profesor de management y entrepreneurship de la escuela de negocios de la Universidad DePaul, Erich C. Dierdorff, asegura que leer libros sobre gestión del tiempo o instalar una aplicación de manejo de tiempo en nuestro celular sin tener internalizadas las habilidades necesarias para utilizar mejor este recurso es lo mismo que esperar que el comprar un set de cuchillos de chef y los mejores ingredientes nos convierta automáticamente en expertos en la cocina.

¿Cuáles son esas habilidades? La conciencia de la necesidad de manejar nuestro tiempo de manera realista, la de organizar nuestras metas, planes y tareas de la mejor manera para llegar a nuestros objetivos, y la de adaptarse monitoreando cuánto tiempo demoramos en cada cosa y ajustarnos a las interrupciones o cambios de contexto.

En un artículo que escribió para la prestigiosa revista Harvard Business Review, Dierdorff define el manejo de tiempo como el proceso de estructurar, proteger y ajustar el tiempo disponible de una persona a las condiciones ambientales en cambio constante. Y asegura que esas tres habilidades son las que hacen la diferencia entre el éxito y el fracaso de la gestión de tiempo.