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Herramientas clave que no te pueden faltar al trabajar desde casa

Herramientas clave que no te pueden faltar al trabajar desde casa

Herramientas clave que no te pueden faltar al trabajar desde casa
Trabajar desde casa para muchos argentinos continúa siendo toda una novedad. Cuáles son algunas herramientas fundamentales para potenciar la productividad
Por iProfesional
15.09.2020 14.11hs Management

Para la mayoría de los argentinos que dejaron en marzo sus oficinas tradicionales para pasar a trabajar desde casa, esta modalidad resultó toda una novedad ya que nunca se habían desempeñado a distancia. 

Adaptarse a ser más autosuficiente y a tener algo más de autonomía pero las mismas (o más) obligaciones para trabajar desde casa puede ser más fácil para algunos que para otros. No por nada ya hay grandes multinacionales invirtiendo en capacitaciones para que sus empleados aprendan a potenciar la productividad al realizar teletrabajo o a gestionar su propio tiempo y sus deadlines. 

Sin dudas, la habilidad de separar el tiempo personal del laboral y avanzar de manera independiente no es innata y tiene que ser trabajada y desarrollada por todos los que se dispongan a trabajar desde casa exitosamente.

Evitar el famoso "burnout" al trabajar desde casa es una necesidad no solo para el empleado sino también para la empresa si no quiere ver cómo aumenta el ausentismo y disminuye la productividad en su organización. 

Es entonces fundamental armarnos de habilidades y herramientas que nos permitan trabajar desde casa de manera cómoda, efectiva y sana. Es un reto al que nos lanzamos de imprevisto y de urgencia. Fue necesario encontrar no solo nuevas tecnologías para mantener a los equipos a distancia comunicados sino también nuevas dinámicas, ahora que las tareas laborales se llevan a cabo de manera más independiente y asincrónica.

El teletrabajo se llevó muy bien siempre con la organización por proyectos típica de los equipos ágiles, y las herramientas que ellos utilizan y sus formas de gestionar las labores ofrecen una pista sobre de qué maneras podemos potenciar el trabajar desde casa.

Ante las distintas problemáticas que surgen al trabajar desde casa, también hay diferentes tecnologías que aparecen para ayudarnos a solucionarlas. Seguramente en estos casi seis meses de aislamiento te equipaste con bases para notebook o celular, quizás un buen escritorio, un "board" para organizarte visualmente o una silla ergonómica para soportar largas jornadas de teletrabajo. 

Pero las posibilidades no terminan allí. Hay muchas herramientas que pueden hacerte más fácil y efectivo el trabajar desde casa. En esta nota te contamos cuáles son algunas. 

Trabajar desde casa y sedentarismo

El escritorio correcto y una silla ergonómica permitirán potenciar tu productividad al trabajar desde casa.
El escritorio correcto y una silla ergonómica permitirán potenciar tu productividad al trabajar desde casa.

Lo primero que debes asegurarte al trabajar desde casa es que esta modalidad nueva no afecte tu salud. Para eso hay herramientas clave que puedes utilizar.

La primera es un escritorio a la altura correcta para mantenerte sentado de forma natural sin encorbarte. Puedes utilizar además un soporte para notebook o para elevar el monitor si utilizas una computadora de escritorio, de manera de mantener la vista hacia adelante en lugar de hacia abajo. La pantalla debe estar a la altura de tus ojos al trabajar desde casa tantas horas. Recuerda que tu cuello y espalda deberían permanecer erguidos.  

La silla ergonómica es clave para evitar dolores de cintura, espalda, cuello o cabeza. Si vas a trabajar desde casa, elije una silla con respaldo adaptable y una altura regulable, que debes ubicar para que tus pies queden tocando el suelo y tus piernas formen una L al sentarte. 

Lo mismo ocurre con las videollamadas. Así como has buscado un fondo adecuado, un espacio sin ruidos o interrupciones, busca también que en las largas horas que pasas haciendo Zoom al trabajar desde casa sean con las herramientas correctas para no afectar tu salud. Considera un soporte para celular si lo utilizas en estos chats grupales y algún tipo de protección de la vista respecto de la pantalla de la computadora. 

Complementa estos consejos clave con estiramientos regulares y con pausas activas que te permitan elongar. Hay herramientas también que puedes incorporar a tus ejercicios para volverlos más efectivos contra el sedentarismo que se produce generalmente al trabajar desde casa. 

Trabajar desde casa y reuniones online

Con el teletrabajo, las videollamadas se convirtieron en la sala de reuniones virtual
Al trabajar desde casa, las videollamadas se convirtieron en la sala de reuniones virtual

Con al menos a todas las áreas de back office de las empresas de los más diversos rubros que de urgencia pasaron a trabajar desde casa, las aplicaciones de videollamada se convirtieron la sala de reuniones en muchísimas organizaciones.

La cantidad de encuentros digitales se incrementaron en pandemia (aunque no solo por trabajar desde casa, sino por ser la manera más segura de juntarse con amigos y familiares) y eso puede traer cierto estrés y agotamiento. Pero a no desesperarse, hay algunos trucos y estrategias para impedir que eso ocurra.

Así y todo las herramientas de videollamada fueron la estrella del teletrabajo. Zoom fue la que más se popularizó para trabajar desde casa: pasó de ser usada por unos 10 millones de usuarios al día a tener 300 millones en una jornada cualquiera durante el aislamiento. Las acciones de la empresa se dispararon por los cielos cuando terminó el primer trimestre del año, con unos 265.000 clientes corporativos, el cuádruple del año anterior.

Sin dudas poder manejar Zoom hoy es requisito para cualquier persona que aspire a trabajar desde casa, pero también hubo otras plataformas que salieron a hacerle competencia y que en muchos casos potencian la comunicación de los equipos.

Pocos conocen que durante la pandemia nada menos que WhatsApp incorporó una herramienta para videollamadas de grupos titulada Messenger Rooms. Es una alternativa a la aplicación incorporada desde su casa matriz, Facebook Inc. Se puede utilizar en la app de mensajería así como en su versión de escritorio.

Y Google también lanzó en los últimos meses su producto Google Meet, destinado a que sus millones de usuarios de correo electrónico puedan comunicarse no solo vía "hangouts" sino también en grupo por videollamada gratuita. La ventaja en ese caso es que también podés programar el encuentro virtual en Google Calendar e invitar desde allí a los participantes del equipo.

Incluso la herramienta Microsoft Teams potenció su plataforma de videollamadas con nuevas funciones orientadas a colaborar con todos los que van a trabajar desde casa. Ahora es posible unir a todos los participantes en una videollamada en una especie de sala virtual gracias al "Mode Together". Este modo hace las reuniones más interactivas, ya que ayuda a las personas a enfocarse en la cara y en el lenguaje corporal, de esta manera permite captar las señales no verbales que son tan importantes para la interacción humana. Es ideal para los encuentros virtuales en los que hablarán muchas personas.

Se incorporaron también mejoras en las formas de compartir pantalla, las burbujas de chat, feedback y transcripciones en tiempo real y la posibilidad de incluir hasta mil personas en una transmisión, entre otras nuevas funciones.

Organizarse al trabajar desde casa

Trello es una de las aplicaciones de mensajería y colaboración más usadas para el teletrabajo
Trello es una de las aplicaciones de mensajería y colaboración más usadas para trabajar desde casa

Otro de los problemas que surgen al trabajar desde casa es el desorden. Es inevitable, por más que lo intentemos ahora que pasamos más tiempo en el hogar y realizamos allí cada vez más tareas de manera cotidiana, será más difícil mantener la organización que teníamos en la oficina y en casa antes de la pandemia. 

Si te "relajás" al trabajar desde casa y dejás todo desparramado y desorganizado al terminar el día en lugar de ordenar como harías en la empresa, es el primer paso para el caos. 

Seguramente a esta altura hayas adquirido algunos elementos de librería que te permitan organizarte. Post-it, cajas para guardar bandas elásticas y clips, lapiceros, cuadernos o agendas. Para mantener el orden al trabajar desde casa es una gran ayuda tener dónde guardar cada cosa de manera de motivarte a todo en su lugar. Esto ayuda también a que los elementos de trabajo no invadan el espacio que es para el tiempo personal y el ocio. 

No descartes además armarte un "board" o tablero con calendario para organizarte si es que tienes espacio en tu hogar para ello. Resulta una herramienta muy útil sobre todo a las personas que son más "visuales" para aprender o retener información.

Claro que no todos tienen la posibilidad de disponer de un espacio específico para actividades laborales al trabajar desde casa. Pero por suerte para estos casos también hay herramientas digitales que colaboran con la comunicación, la organización de proyectos y la memoria de quienes trabajan a distancia. 

Es importante seguir un orden, guardar los archivos donde corresponde y estar sintonizados con quienes trabajamos.También se vuelve más compleja la asignación de tareas y objetivos, así como el seguimiento de proyectos realizados en equipo. Aquí es donde muchas empresas que recién se inician en el teletrabajo pueden aprender mucho de las formas de organización de los equipos ágiles y de las herramientas que ellos utilizan.

Una de las más populares es Slack, un software que permite diseñar canales diferenciados de comunicación por equipos o proyectos, para comunicar a todos los que participan, así sean miembros de un equipo en el cual cada uno puede trabajar desde casa o colaboradores puntuales que están a distancia y no dentro de la misma empresa u oficina. Reemplaza a las largas cadenas de correos electrónicos de una manera más ágil y visual, y permite también compartir archivos.

Trello es otra aplicación que facilita el teletrabajo colaborativo mediante el uso de tarjetas, listas y tableros. Permite al usuario organizar y priorizar los proyectos según su importancia. Además, también da la posibilidad de añadir comentarios, adjuntar archivos, poner fechas de vencimiento, y muchos más detalles que te ayudarán a profundizar y a ser más productivo al trabajar desde casa. También sirve para organizar tus tareas, incluso si no trabajas en un equipo. 

La aplicación divide su actividad en una serie de tableros. Dentro de cada tablero, crea una serie de listas. Y dentro de cada lista, agrega cualquier cantidad de tarjetas: elementos individuales que contienen texto, fotos, archivos, etc. Por eso sirve también para realizar el seguimiento del progreso de proyectos complejos. Se puede etiquetar y codificar las tarjetas con códigos de colores y asignar fechas de vencimiento, y usted, y cualquier otra persona que invite, puede comentar las tarjetas para agregar pensamientos y actualizaciones.

Otros sistemas, como Monday, permiten optimizar la gestión de proyectos, organizando, priorizando y distribuyendo tareas para aumentar la productividad y la calidad de los resultados. Al mismo tiempo, mejora los vínculos entre el equipo mediante plataformas de trabajo online, chats y otras formas de interacción. Arsana y DaPulso son otras dos herramientas digitales de gestión de proyectos que muchos de los que se adentraron en la aventura de trabajar desde casa ya están utilizando.

Trabajar desde casa: gestión del tiempo

Hay aplicaciones que ayudan a quienes teletrabajan a llevar control de su propio tiempo
Hay aplicaciones que ayudan a llevar control de nuestro propio tiempo al trabajar desde casa.

Quienes apuntan a trabajar desde casa pueden llegar a estar menos en el ojo de sus superiores y managers al trabajar desde sus casas, pero si no gestionan bien el uso de su propio tiempo, terminan con jornadas laborales extendidas e interminables.

Por ejemplo, una de las bases que permite el trabajar desde casa es que gran parte de los resultados no se miden por horas trabajadas sino por objetivos cumplidos. Sin embargo, llevar un registro de la cantidad de horas que trabajamos es saludable, tanto física como mentalmente.

Toggle es por ejemplo una herramienta que algunos utilizan para trackear y medir el tiempo que les lleva cada tarea. Tiene una especie de cronómetro a la que se le puede dar "play" y "stop", lo cual puede ser útil también para llevar la cuenta de las horas trabajadas.

Por otra parte, hay empresas que incluso en esta etapa de confinamiento necesitan llevar adelante el control de la jornada de trabajo. Ese dato será fundamental también para una etapa post-pandemia en la cual, 90 días después de terminado el ASPO, comenzará a regir la Ley de Teletrabajo, con el derecho de jornada laboral y de desconexión digital.

Fichap, es una herramienta digital que permite registrar la jornada laboral al trabajar desde casa, interactuar con el equipo y visibilizar el funcionamiento de la empresa con reportes periódicos. "Con la plataforma medimos los tiempos de trabajo para poder medir la productividad, así como también utilizamos tecnologías que permiten a las empresas automatizar las tareas operativas de Human Capital y de Payroll", señaló recientemente en una nota de prensa Gonzalo Soaje Pinto, CFO de Fichap.

Sesame Time es otra empresa de control de tiempo de trabajo que ha crecido mucho durante la pandemia de la mano del teletrabajo. En su página web declara tener de clientes ya a más de 3.000 empresas. Esta aplicación se puede utilizar también en un móvil, y permite crear también características diferenciadas para las horas extra.