Con los trabajadores encerrados en sus casas por la pandemia del Coronavirus, las reuniones corporativas (con subordinados, compañeros de trabajo, clientes e inversores) se volvieron casi por completo virtuales.

Todo lo que solía involucrar a personas congregadas en ambientes, desde revisiones de desempeño hasta encuentros de accionistas, giras y ofertas públicas iniciales, se trasladó al ciberespacio.

Cómo serán las reuniones de trabajo en el futuro, según The Economist

Desde marzo del 2020, la bolsa de Nasdaq en Nueva York ya realizó más de 150 ceremonias virtuales de toque de campanas. La Bolsa de Valores de Hong Kong llevó adelante al menos 140. La cantidad total de tiempo que las personas dedican a la plataforma de videoconferencia Teams de Microsoft se triplicó a 45 millones de horas al día. Zoom pasó de ser una startup de éxito moderado a ser un verbo.

Cómo serán las reuniones de trabajo en el futuro, según The Economist

Ahora que muchas empresas están reabriendo sus oficinas y reconfigurando sus estructuras de trabajo en algo híbrido, también están reconsiderando su enfoque hacia las reuniones. En efecto, los gerentes deben decidir qué partes de la experiencia remota, si las hay, quieren conservar.

Una encuesta realizada por Zoom a más de 7,000 personas en diez países encontró que dos tercios preferirían una combinación de reuniones virtuales y en persona en el futuro. Como ocurre con todo el trabajo que es en parte remoto y en parte no, en otras palabras, el futuro de las reuniones parece complicado.

Las reuniones virtuales permiten la asistencia de más personas que si los participantes tuvieran que viajar a lugares distantes. Las reuniones en línea también pueden ser más flexibles. Durante la pandemia, los trabajadores británicos programaron reuniones en momentos en los que normalmente estarían yendo y viniendo del trabajo, según una investigación de Doodle, un servicio de programación.

Las videoconferencias también parecen funcionar bien para muchos propósitos, señala The Economist. Deloitte, la consultora, encuestó a 1,000 ejecutivos en Estados Unidos involucrados en transacciones de capital privado y fusiones y adquisiciones. Encontró que el 87% de los encuestados dijo que sus empresas podían cerrar acuerdos en un entorno puramente virtual. Más de la mitad preferiría mantener esto después de la pandemia.

Pero las reuniones virtuales también tienen inconvenientes. Se pueden sumar más en un día, lo que lleva a la fatiga de Zoom. También es menos probable que terminen a tiempo. Un estudio de Microsoft mostró que la reunión promedio en Microsoft Teams se prolongó de 35 a 45 minutos, en comparación con el año anterior.

Las reuniones híbridas en las que algunas personas están presentes en persona y otras se comunican presentan un desafío particular. La mayoría de las organizaciones invirtieron poco en la tecnología audiovisual que asegura que quienes llaman sean vistos, escuchados y no se sientan como ciudadanos de segunda clase. En la mayoría de las salas de reuniones prepandémicas, estas consideraciones fueron una ocurrencia tardía. Son comunes la mala iluminación y los micrófonos mal colocados.

Tales problemas técnicos se pueden solucionar con una mejor tecnología y un diseño más inteligente del espacio de oficina.

Las empresas están experimentando con pantallas más grandes y de mayor calidad, cámaras de seguimiento de voz que siguen al hablante y herramientas que limitan el ruido de fondo. El software que transcribe o registra reuniones se está convirtiendo en estándar, lo que alivia la presión sobre los empleados para que asistan a todas las sesiones. Gigantes de Silicon Valley como Microsoft y Facebook quieren dar un paso más allá, desarrollando un "metaverso" de realidad aumentada, donde los usuarios de cualquier lugar pueden interactuar entre sí en tiempo real.

No todo el mundo está convencido. Algunas empresas están rechazando la cultura virtual. Muchos jefes de Wall Street adoptaron una posición de línea dura contra el trabajo remoto, incluidas las reuniones. JPMorgan Chase llamó a los empleados a las oficinas antes que la mayoría.

Las reuniones de trabajo del futuro

Ahora está instando a sus banqueros a que regresen a los aviones para reunirse con los clientes en persona. El jefe de JPMorgan, Jamie Dimon, puso la flota de jets privados de la empresa a disposición de los directores generales. Ya se inició un concurso informal en el banco, con los empleados premiados con puntos por reuniones cara a cara con los clientes.

Según los informes, la recompensa fue una comida con los altos mandos de JPMorgan. El señor Dimon puede estar en algo: siete de cada diez encuestados en el estudio de Zoom pensaron que era importante conocer a los clientes físicamente.

Temerosas de renunciar a las buenas ideas que surgen de las reuniones improvisadas, muchas empresas están remodelando sus espacios para facilitar tal tipo de reuniones cada vez que los trabajadores se dignan presentarse en la oficina.

Una encuesta de 400 firmas internacionales realizada por Knight Frank, una consultora inmobiliaria, encontró que más de la mitad espera que la proporción de espacios colaborativos en sus carteras aumente en los próximos tres años.

Nokia adelanta que a partir del próximo año alrededor del 70% de su espacio de oficinas se dedicará a la colaboración y el trabajo en equipo. Dropbox vendió su sede en San Francisco. Sus nuevos sitios, conocidos internamente como estudios, contarán con salas de conferencias más grandes con diseños versátiles.

Y mientras que una gran mayoría de personas dice a las encuestas que favorece el trabajo híbrido, chocan sobre lo que esto significa para las reuniones específicamente. Con respecto a las grandes reuniones, la preferencia clara parece ser la configuración virtual, lo que favoreció el 61% de los encuestados de Zoom, en comparación con el 39% que opta por la sala de conferencias física. Pero las preferencias diferían según el género, con alrededor del 44% de los hombres prefiriendo asistir a reuniones de grupos grandes en persona, en comparación con solo el 33% de las mujeres.

Con respecto a las reuniones de equipo más pequeñas, los trabajadores remotos se dividieron equitativamente entre querer unirse en persona y preferir hacerlo virtualmente. Y las culturas laborales de algunos países parecen particularmente reacias a la virtualización: el 41% de los trabajadores franceses insistió en que solo se reunirían en persona.

Es casi seguro que las reuniones en las que se realizan llamadas cruciales o se introducen nuevos clientes se llevarán a cabo en persona. Cuando se trate de reuniones menos relevantes pero aún importantes, el cálculo será más complicado.