Desorganización, contenido poco interesante y mala comunicación son algunos de los factores que arruinan un encuentro laboral ¿Cómo sortear estos obstáculos y lograr la eficiencia?

El pasado 11 de octubre, Gestión Compartida llevó a cabo un nuevo webinar de la mano de Natalia Heredia, consultora en Capacitación y Desarrollo en Gestión Compartida. Allí, se analizaron las causas que llevan a una sesión de trabajo al fracaso y se expusieron diferentes herramientas para evitarlo.

Estructura de una reunión productiva

La expositora indicó que todo encuentro debe comenzar planteando las reglas, objetivos y duración del mismo. Una vez hecho esto, se pueden realizar tareas dinamizadoras que permitan al organizador configurar el ambiente, conocer algunos datos sobre los asistentes, facilitar que se conozcan y aumentar su energía.

Luego se da paso al desarrollo de la sesión, la cual requiere que todos los participantes sepan los temas a tratar. Esta etapa requiere de la interacción con otros y de soporte tecnológico, dependiendo de la información que se evaluará. 

Al finalizar, se ofrecen actividades para comprender lo sucedido, se corrobora que no queden pendientes, se reconocen las responsabilidades de cada individuo y se generan acuerdos. 

Recomendaciones

"Es necesario saber que no siempre es necesario generar reuniones de trabajo. Si no se precisa ayuda para discutir un tema, se efectúa la actividad directamente. Si realmente se necesita de la colaboración de otra persona, pero no amerita una reunión, se busca otra forma de comunicación para resolver el problema", aseguró Natalia Heredia. 

Luego continuó explicando que, en caso de que se requiera armar una cita, será de gran valor prepararla, pensar en la estrategia de la misma, los temas a desarrollar, conocer a los asistentes y decidir si debe ser presencial o no. 

"Es fundamental hacer la convocatoria con tiempo, indicar la modalidad a los invitados y la duración estimada, así como sus objetivos. Es recomendable contar con una lista de actividades previas para cumplir antes de la reunión", agregó la facilitadora. 

Para finalizar con éxito una reunión, aconsejó crear una minuta, es decir, una descripción del desarrollo del encuentro que dejará claro los pasos a seguir. Este documento tiene que incluir fecha y hora, concurrentes, temas tratados, acciones a realizar, compromisos y plazos.

Como herramientas informáticas para agilizar las sesiones laborales, recomendó el uso de Kahoot, Zoom, Google Jamboard, Mentimeter, Miro y Padlet. También le recordó al público que los organizadores de una reunión deben fomentar la interacción y la contribución entre los participantes,  y contar con un líder que mantenga el orden y el enfoque del encuentro.

Tomar en cuenta estas indicaciones será necesario para conseguir que las reuniones logren sus propósitos, sabiendo cómo usar el tiempo correctamente, crear un ambiente de diálogo y focalizar la conversación en los problemas a superar. 

Gestión Compartida agradece a Natalia Heredia por sus consejos y ofrece un nuevo webinar sobre manejo y gestión del tiempo para ayudar a las personas en la optimización de su desempeño. El mismo está disponible en la página de Espacio Conexión.