Cuál es el "top ten" de los errores que los ejecutivos cometen en sus e-mails
Muchos de los gerentes y altos ejecutivos creen que utilizan de manera correcta el correo electrónico. Sin embargo, esto no siempre es así.
Según explica un artículo de The Wall Street Journal, son demasiados los que se precipitan al escribir el mensaje, causando confusión y dedicando más tiempo posteriormente a aclarar malentendidos.
Así, pierden oportunidades de cultivar relaciones, motivar a otros, cerrar acuerdos y transmitir información.
A continuación, The Wall Street Journal los diez errores comunes que se puede evitar:
-Maximice el mensaje en el encabezado. Los usuarios de agendas electrónicas entenderán antes el mensaje; todos agradecerán un resumen claro. En un cinco o diez palabras se pueden comunicar muchas cosas: "Tus Tareas de la íšltima Reunión" o "Juan: ¿Reunión el martes a las 10:00 con Informe Listo?
- Deje clara su posición, incluso si el contexto viene después en la serie de correos posteriores. "Sí" ayuda menos que "Sí, tendrás fondos para contratar a cinco trabajadores temporales".
- Resuma la discusión hasta el momento: "Ver abajo: I D quiere más tiempo pero Ventas se arriesga a perder clientes si no actuamos ahora".
- Ponga presión en el tema principal cuando sea necesario: "Centrémonos en el costo ahora y hablemos de la moral y reparto de beneficios en la próxima reunión".
- Siga las reglas de ortografía y ponga mayúsculas.
- Piense bien sobre el tono que transmite la puntuación diferente. "Querida María" es estándar, neutral; "Querida María:" es profesional, quizás distante; "¡Querida María!" es informal, quizás demasiado; y "Querida María." anticipa malas noticias.
- Evite excederse con signos de alta prioridad, colores que desorientan o fondos complejos.
- Provea 'un comentario detallado' que permita a los lectores extraer la información clave: "Aquí he incluido información sobre antecedentes, costos, fechas de implementación y posibles problemas".
- Enfatice la respuesta específica que busque: "Por favor, déjenme saber antes del lunes cómo afectará este proyecto a vuestro equipo".
-Mantenga cortos sus párrafos, idealmente no más de tres a cinco líneas.
-Abra cada párrafo con una frase clave.
-Use los encabezados de cada sección (en mayúsculas) para facilitar la extracción de la información más relevante.
-Incluya líneas en blanco entre párrafos y encabezados de sección.
-Elogie de manera directa. "Buen trabajo" es corto pero puede funcionar de maravilla. Desear a alguien un buen fin de semana al final de un e-mail puede agradar al destinatario.
-Evite asignar culpas o transmitir reacciones negativas por correo electrónico. En su lugar, hable con la persona.
- Evite el sarcasmo, el tono mordaz, bromas subidas de tono, o comentarios inapropiados —todos estos elementos por e-mail tienden a confundir, desorientar o no causar la reacción esperada.
-¿Necesita una respuesta rápida de alguien? Vaya a su escritorio.
-¿Quiere una respuesta rápida a varios mensajes no respondidos? Llame por teléfono.
-¿Busca más seriedad? Mande una carta.