¿Es posible reducir los costos de impresión en una empresa?

Hace unos dí­as y casi a punto de terminar la jornada en la oficina, el timbre del teléfono -insistente- me hizo girar sobre mis pasos. Un prospecto cliente nos pedí­a ayuda. ¡Me está costando más la impresión que invertir en nuevas PC para mis empleados! A dos años de fundada su empresa, el ejecutivo habí­a descubierto un mal que aqueja a muchas corporaciones y que -silencioso- deja escapar recursos y les hace improductivas: los malos hábitos de impresión y el alto costo asociado.

Pero los altos costos de impresión no deben pasar por mal que dure cien años. De hecho, sí­ pueden reducirse. Un estudio reciente de Lexmark demuestra por ejemplo que en Estados Unidos las operaciones de impresión alcanzan un promedio de 600 a 1500 dólares por empleados al año. El primer paso para mejorar los hábitos de impresión de su empresa es entender cómo se está imprimiendo actualmente. Los logros deben ser medidos de acuerdo a un conjunto de metas en común y mantener estas mejoras puede llegar a requerir los servicios de un socio de valor agregado.Lo primero serí­a determinar la cifra de la relación empleado-patrimonio en su organización -si se cuenta con más dispositivos de lo necesario tendrá una infraestructura más compleja y costosa.

Luego determinar el volumen de impresión per cápita de sus empleados, entender la cantidad de impresiones que fluyen en su empresa es clave para entender sus costos de impresión. Igualmente conocer el proceso de soporte de su organización: cuanto mayor sea la cantidad de bienes en su compañí­a y mayor la cantidad de papel consumido, más complicado el proceso de soporte.¿Cuántos bienes -dispositivos como impresoras, faxes y copiadoras tiene y mantiene su compañí­a? ¿Cuantos suministros asociados compra? Los estudios de Lexmark demuestran que la mayorí­a de las organizaciones no tiene idea de cuántos equipos tienen en su empresa, pero los ejecutivos de la misma tienden a pensar que son demasiados. Una vez determinado este número, las compañí­as se asombran al descubrir la cantidad de equipos que existen -sin mencionar la cantidad de suministros y el mantenimiento asociados a los mismos. Sorprendente igual es descubrir lo bajo que es el número de la relación de empleados por dispositivo.Nuestros expertos han encontrado que el promedio en todas las organizaciones es aproximadamente 3:1, lo que significa que por cada tres empleados existe un dispositivo de impresión -un porcentaje muy costoso para una compañí­a. Descubrir esta relación entre el número de empleados y el de dispositivos es un paso importante para establecer metas en pos de mejores hábitos de impresión en su empresa.Pero no se deshaga abruptamente de las impresoras de escritorio ni pida a sus empleados que caminen largas distancias hasta una gigantesca impresora pensando que esto le mejora la utilización de sus bienes, porque puede poner en riesgo la productividad de sus empleados. ¿Cuál es entonces la solución?De muchos pocos... un todo Si importante es comprender la relación entre el número de empleados y los dispositivos de impresión, también es vital entender cuántos y qué tipos de documentos se están imprimiendo en su empresa. La mayorí­a de las compañí­as creen que están dependiendo mucho del papel y admiten que existe lugar para mejoras. Aún así­, muchas compañí­as no tienen idea de cuanto papel consumen y están confundidas respecto a la solución de un problema del cual, están conscientes pero son incapaces de cuantificar. Indagaciones recientes en la industria demuestran que una empresa promedio produce la alarmante cantidad de 1,100 páginas impresas por mes por empleado. 13,200 páginas por empleado, anualmente que se traduce a costos de impresión que compañí­as, independientemente de su tamaño, tiemblan de sólo pensarlo.Al conocer cuál es la relación entre el número de empleados y dispositivos de impresión y el volumen per cápita, una compañí­a puede crear metas reales y alcanzables para un mejor aprovechamiento de sus recursos -siempre y cuando tenga en cuenta la importancia de sus estrategias de soporte. Una buena estructura de soporte le asegurará mejoras duraderas. Si por el contrario, su estructura es inefectiva, le garantizará el retorno de sus pobres resultados previos.Ya que tomamos en cuenta todos los pasos previos, ahora es el momento de mirar -de forma conjunta- las dos medidas que estábamos considerando, en tanto juntas impactan su infraestructura de soporte completa. Comprender esto le ayudará a establecer sus metas para reducir costos y mejorar procesos. ¿Qué es lo que queremos decir con Procesos de Soporte? Para saberlo puede preguntarse ¿Tiene su compañí­a establecidos estándares para los bienes y se adhiere a estos rigurosamente? Sus dispositivos de impresión son ¿Comprados? ¿Alquilados? ¿Está pagando por lo que utiliza? ¿Cuánto tiempo invierten sus empleados en solucionar problemas de impresión? ¿Qué porcentaje de llamadas al help desk están relacionadas con impresión?Hemos descubierto que aquellas compañí­as con baja relación entre el número de empleados y el número de dispositivos, y con grandes volúmenes de consumo de papel, tampoco tienen un buen proceso para monitorear y administrar sus bienes, y usualmente tienen un alto volumen de llamadas al help desk relacionadas con sus dispositivos de impresión. Si mayor es la cantidad de dispositivos en una organización y la cantidad de papel consumido, más complejo será el proceso de soporte.Si esto le suena conocido, entonces tome nota -de las buenas y malas noticias. La mala noticia es que sus costos de impresión son extremadamente altos y que probablemente esté experimentando demoras innecesarias en sus procesos crí­ticos de negocios. La buena noticia es que las oportunidades le aguardan, tanto para reducir sus costos de impresión como para mejorar sus procesos de negocios claves.¿Puede entonces su compañí­a reducir realmente sus costos de impresión? La respuesta es un resonante SI. Usted ya ha tomado el primer paso y ahora posee un mejor entendimiento de cómo funciona el ambiente de impresión en su oficina y sus costos. Al enfocarse en estas tres áreas (relación entre el número de empleados y el número de bienes, volumen de impresión per cápita y su proceso de soporte y prácticas) le ayudará a iluminar las oportunidades para mejorar. Julio Tuñón es Director de Estrategias de Marketing, División De Productos Corporativos, Lexmark América Latina, www.lexmark.com