En la década del 50 los pit stops –paradas técnicas- de Fórmula 1 duraban más de un minuto mientras un equipo de dos mecánicos hacía todo el trabajo. El primero se encargaba de repostar combustible con ayuda de un embudo, casi siempre salpicando el auto en el proceso.

El segundo de ellos, ayudado por un martillo tenía la tarea de aflojar las tuercas de las ruedas y cambiarlas. Eran eficientes y ordenados. El sistema funcionaba y el auto seguía en carrera.

A nadie se le había ocurrido que la técnica del embudo podía ser peligrosa, o que sumando mecánicos podrían dividir el tiempo de trabajo entre cada uno. Nadie había pensado siquiera que aflojar tuercas a martillazos podría no ser la mejor de las ideas.

Pasaron 70 años, el equipo de mecánicos se multiplicó y ahora trabajan alrededor de veinte personas en cada auto. La parada técnica se incorporó como eslabón esencial de una carrera, el tiempo bajó de un minuto a menos de dos segundos y todo el proceso, además de ser más rápido es más prolijo, limpio y seguro.

¿Necesidad u oportunidad?

Esta anécdota resulta fácilmente extrapolable a los procesos de negocio actuales. Sin importar el rubro de trabajo o tipo de operativa, sabemos que siempre existirán oportunidades de mejora. Muchas veces el camino resulta sencillo de adivinar por fallas claras en el sistema.

Otras veces puede ser más difícil de identificar, ya sea por reglamentaciones establecidas o porque las tareas se hicieron siempre de una manera determinada y resulta prácticamente imposible visualizar una alternativa de trabajo.

El primer paso hacia la implementación de una mejora está en poder hacer un análisis autocrítico para reconocer una falla o necesidad. Es primordial hacer un recuento de las distintas etapas del negocio, áreas de trabajo o personal afectado a cada tarea.

Se trata de mirar con lupa cómo se está trabajando y preguntarse el motivo por el cual las tareas se hacen de una determinada manera. En este contexto, algunas preguntas válidas que pueden surgir son:

* ¿Quién decidió que el trabajo se haría así?

* ¿Qué herramientas se utilizan para llevar a cabo cada tarea?

* ¿Cuántas personas son necesarias, y cómo se relacionan e interactúan entre ellas en cada etapa?

A diferencia del sentido de necesidad, encontramos también la opción de oportunidad, que implica transitar un camino antes inexplorado, que busca corroborar hipótesis y experimentar alternativas para mejorar márgenes, desarrollar nuevos productos o unidades de negocio, o llegar a nuevos mercados entre otras opciones.

Soluciones enlatadas

Hoy existe un abanico tan grande de herramientas tecnológicas como empresas que ofrecen herramientas para todo tipo de equipos, especialidades y tareas. Las más difundidas son las soluciones enlatadas, como ERP para ventas y seguimiento de proyectos, software de facturación y control de gastos.

Existen opciones gratuitas y pagas, específicas por categoría de negocios, tamaño de equipos e incluso hay disponibles alternativas customizables. La recomendación es comenzar el proceso de digitalización con la adopción de estas herramientas, que suelen ser de sencilla configuración y fácil aplicación.

Un mundo a medida

Si bien estas propuestas son una excelente forma de cubrir las bases operativas, muchas veces, ya sea por procesos específicos, regulaciones o sensibilidad de las tareas, las soluciones enlatadas no son suficientes, y debe recurrirse al desarrollo de software o aplicaciones móviles a medida.

A priori, esta alternativa demorará más y será más costosa. Pero debemos destacar que una solución bien desarrollada e implementada puede tener un ROI mayor que las soluciones genéricas.

En este caso, la selección del socio estratégico que llevará a cabo esta tarea es de suma importancia. Seleccionar una agencia con credenciales para delegar tareas de responsabilidad es lo que garantizará un óptimo resultado final.

¿Por casa, cómo andamos?

Como se planteó anteriormente, el principal desafío es detectar la necesidad u oportunidad del negocio. Partiendo de allí será posible mejorar las condiciones gracias a la adopción de tecnologías a medida. Los beneficios del uso de tecnología son grandes y, en la mayoría de los casos, mayores a lo esperado. Por ello, es importante perderle el miedo a la adopción de software.

Además de las tareas puntuales que realice o solucione el software o aplicación en cuestión, podemos sumar mejor comunicación entre empleados y/o áreas, reducción de tiempos de tareas, minimización del error humano, análisis de rendimiento en tiempo real y muchas otras funciones que nos ayudarán a tomar más y mejores decisiones para la optimización continua.

La pregunta que surge entonces es: ¿Hace 70 años era realmente un embudo la única opción para repostar combustible? Para nada. Sólo faltaba evaluar otras alternativas y decidir invertir en sistemas más rápidos y seguros.