"Cómo ver mi recibo de sueldo", se volvió una pregunta habitual pero que nació mucho antes de que el mundo colapsara ante una pandemia que pasaría factura a todas las empresas que no estuvieran digitalizadas.

Según la consultora Statista, a principios de 2020, la Argentina ocupaba el tercer lugar en América latina con más usuarios de Internet, con 35 millones de usuarios. Por supuesto, esta cifra ha ido en franco ascenso gracias a la llegada de la Covid-19.

Esto nos da una pequeña muestra de la importancia de la digitalización no solo en la vida cotidiana de las personas, para quienes necesitan consultar su recibo de sueldo sino de las empresas.

Todas las empresas que no habían dado el salto a la transformación digital de sus negocios, previo a la pandemia, lo tuvieron que hacer de forma irrefutable durante la contingencia mundial.

El recibo de sueldo digital recibió impulso con la pandemia.

Así podés ver tu recibo de sueldo online o digital

Cómo implementar los recibos de sueldo digital en cuarentena fue una de las consultas más recurrentes en los últimos meses entre empresas, mientras que entre los empleados fue cómo "ver mi recibo de sueldo", una consulta cuya respuesta pasa básicamente por el sistema que se utilice.

Sin embargo, hay interfases comunes basadas en el paradigma de nombre de usuario y contraseña en la web o en una aplicación que permite chequear mi recibo de sueldo.

El departamento de recursos humanos fue uno de los que más se vio afectado durante la cuarentena preventiva y obligatoria impuesta en prácticamente todos los países del mundo, porque debieron responder a la consulta de sus empleados remotos.

Poder seguir con los procesos correspondientes a recursos humanos durante la cuarentena se volvió una tarea muy complicada para las empresas que no habían digitalizado sus negocios.

Y la solución de los recibos de sueldo digitales se hizo cada vez más fuerte para todas las empresas que tenían que enviar los comprobantes de pago a sus empleados para que puedan consultar su recibo de sueldo.

Paso a paso

Entonces, la dinámica dependerá de la organización donde trabajás:

• Recursos humanos carga los recibos en formato PDF en la plataforma.
• Le llega una notificación al trabajador de que tiene un documento pendiente por ver/firmar.
• La persona ingresa a la plataforma con su usuario y contraseña.
• Revisa que todo esté bien con su recibo.
• Procede a firmar en conformidad.

El proceso es muy sencillo y todos pueden llevarlo a cabo sin problema. 

Ejemplos de sistemas estatales de recibos digitales de sueldos

Para acceder al recibo de sueldo online debe solicitar a su empleador el acceso a la plataforma de administración que utilice para emitir el correspondiente recibo y realizar un seguimiento mensual del mismo.

Los siguientes ejemplos corresponden a organizaciones gubernamentales:

• Si percibís un haber de la caja de jubilaciones y pensiones de Santa Fe, podés ingresar aquí. 
• Si cobra un salario o prestación en el Instituto de Previsión Social bonaerense, aquí. 
• Si trabajas en el gobierno de la provincia de Formosa, aquí. 
• Si sos trabajador del Gobierno de la provincia de Jujuy, aquí. 

Empleadas domésticas y recibos digitales de sueldo 

Existe dos maneras para poder generar los recibos digitales de sueldo en el caso de las empleadas domésticas.

1- Formulario F102/RT

El mismo incluye una parte para el pago de aportes y otra parte para el recibo de sueldo.

Se puede completar en internet o se imprimir vacío y completarlo a mano.

Tiene una sección para abonar los aportes y contribuciones a la AFIP y la cuota de la ART y otra parte inferior que sirve como recibo de sueldo y comprobante válido para la empleada doméstica. Siempre hay que imprimirlo por duplicado (una copia para el empleador y otra para la trabajadora).

2- Generar el recibo de sueldo desde AFIP

Dentro de la web de AFIP, seleccioná la opción "Generar el recibo de sueldo".

Luego, a la trabajadora (mediante su número de CUIL) y el período que quieras emitir.

El sistema te va a mostrar los datos registrados y tenés que completar los datos que faltan (entre ellos, el número de comprobante de pago de los aportes y contribuciones que realizaste previamente). Explicar si es el número de VEP o el de transacción.

Por último, hacé click en "Generar recibo" y te aparecerá listo para su impresión.

Se debe que imprimir dos copias y entregar junto con el comprobante de pago del VEP a tu trabajador

Si se quisiera generar el recibo en otro momento, hay que acceder a la opción desde la tarjeta de cada trabajador que aparece en el Inicio y en la sección Trabajadores a cargo del menú principal.

Cuestiones para tener en cuenta

Los empleadores deberán avanzar con las siguientes cuestiones antes de aplicar y emitir recibo de sueldo digital.

Realizar cruces de consistencia entre los servicios web de AFIP y las bases de datos de la compañía. Luego, remediar todos los errores encontrados, garantizando la validación y corrección de la información

Parametrizar todos los conceptos en el formato que solicita el Libro Ley Digital, de modo tal de evitar correr riesgos con su carga; así como también realizar distintas pruebas durante el periodo de testeo para minimizar las inconsistencias al momento de la salida en vivo

Suelen surgir muchos inconvenientes en la implementación del recibo de sueldo digital para nóminas grandes, motivo por el cual se sugiere encarar este tema con tiempo, realizar las pruebas pertinentes y apoyarse en sus especialistas internos y externos para asegurar una correcta transición.

¿Cómo se firman los documentos luego de ver mi recibo de sueldo digital?

Para los países que exigen que los recibos de sueldo digitales deben estar firmados en conformidad por el empleado, como es el caso de Argentina, existen dos opciones:

• la firma digital 
• la firma electrónica

Según la Ley N° 25.506 de firma digital:

"Se reconoce y establece las condiciones para el empleo de la firma electrónica y de la firma digital y su eficacia jurídica, y crea la Infraestructura de Firma Digital de la República Argentina".

De acuerdo con la ley vigente, el empleador se ve obligado a utilizar la firma digital, mientras que para los trabajadores se puede aplicar la firma digital o la firma electrónica. Por supuesto, existen diferencias entre la firma digital y la firma electrónica.

La decisión de qué tipo de firma elegir para tu empresa es completamente de la empresa. La recomendación siempre es que se consulte con el área de legales. Ellos serán los que podrán determinar cuál es el tipo de firma que se rige bajo los estatutos de la empresa y la que más les conviene.

Recibo de sueldo digital y el impulso de la pandemia

A raíz de la pandemia, muchas relaciones laborales no pudieron cumplirse bajo su modalidad habitual en forma presencial en las instalaciones del empleador, y se convirtieron en prestaciones laborales a distancia. 

Muchas empresas mantienen el "home office" debido a la emergencia sanitaria y continuarán haciéndolo en el futuro hasta tanto puedan regresar a la nueva normalidad. Por lo tanto, deben explicar a sus empleados a cómo deben ver su recibo de sueldo.

Es muy probable que aún luego de finalizada la pandemia adopten un sistema mixto, que combine la modalidad presencial con la virtual.

Una de las modificaciones que produjo el teletrabajo masivo fue que las empresas no pudieran entregar mensual o quincenal los recibos de haberes en formato papel o físico a sus empleados para que éstos los firmen de puño y letra o de forma ológrafa. 

Para salvar ese inconveniente, recurrieron al uso del recibo de sueldo digital que, si bien existe desde hace varios años, en la práctica solo era utilizada por empresas grandes, ya sea mediante la firma electrónica o la digital. 

Estamos ante un paradigma que tiende a reemplazar al papel por el soporte digital, el cual nos permite agilizar la comunicación; concentrar la información; y ahorrar gastos de papel, impresión y logística.

¿Qué son los recibos de sueldo digitales?

Los recibos de sueldo digitales son la solución que llegó para reducir los costos en recursos humanos y mejorar notablemente sus procesos. 

Se refiere a pasar a formato digital el comprobante de pago de los trabajadores, para ser enviados a través de plataformas digitales y tener acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Por lo cual es natural, en este contexto, que surja la pregunta de cómo "ver mi recibo de sueldo". De esta manera, la habitual pregunta de "cuándo me van a dar el recibo" en papel, pasó a ser acerca de cómo consultar mi recibo de sueldo.

Recibo de sueldo, según la legislación argentina

En el caso de la Argentina, desde 2011, el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social autorizó el uso de plataformas digitales para la emisión de documentos laborales, entre ellos los recibos de sueldo.

Por lo que hoy es muy usado por las empresas que han decidido dar un salto a la transformación digital de sus procesos. Uno de los departamentos más fáciles de digitalizar es el de recursos humanos, ya que existen muchas herramientas en el mercado para ello.

La problemática de este departamento es ampliamente conocida y específica. La distribución la firma y el archivado de su documentación es fácil de solucionar con herramientas digitales, y su masificación populariza la pregunta de cómo consultar el recibo de sueldo. 

Esto permite que el proceso de digitalización de recursos humanos sea más sencillo y fácil de ejecutar, sirviendo de efecto dominó para los demás departamentos de la empresa.

Digitalizando los recibos de sueldo no solo se disminuyen los costos del departamento, sino que también se maximiza la productividad, dado que el trabajador necesitar chequear su recibo de sueldo.

El recibo de sueldo digital permite su acceso por la web.

Beneficios de la digitalización de los recibos de sueldo

Como podrás imaginar, uno de los más grandes beneficios que se obtienen al digitalizar los recibos de sueldo digitales es el ahorro de los costos. Ya no habrá más inversión en impresoras, papeles, tinta, logística y distribución. Ahora todo se hace de manera digital. 

Se cargan en la plataforma de gestión documental los recibos de sueldo en formato PDF. Se distribuyen a los empleados, quienes pueden revisar su recibo de sueldo.

Estos recibos son firmados por los trabajadores y archivados dentro de la plataforma. Todo este proceso se puede hacer sin necesidad de imprimir nada y en cuestión de minutos. Tener un departamento de recursos humanos 100% sin papeles es posible.

Automatización de procesos

El proceso del envío, firma y archivado de los recibos de sueldo se hace de manera automática, disminuyendo errores humanos.

Esto hace que la confidencialidad y la seguridad de la información esté garantizada con este tipo de softwares para recursos humanos.

Aumento de la productividad

También con el proceso de digitalización que reduce la consulta del empleado sobre cómo puede ver su recibo de sueldo, ha mejorado la productividad del equipo gracias a la implementación de soluciones digitales dentro de recursos humanos.

El tiempo que antes se empleaba en la distribución, seguimiento y archivado de los recibos de sueldo, ahora se puede destinar a tareas más estratégicas para el negocio, o a responder la pregunta de cómo consultar su recibo de sueldo.

Antes de implementar estas plataforma de gestión documental, las áreas de RRHH tenían a una persona abocada exclusivamente al proceso de producción y entrega de recibos de sueldos. Esta persona, además, se ocupaba de imprimir dos copias de cada recibo de hasta centenares de empleados, los ensobraba y distribuía por correo a las sucursales.

Luego tenía que ocuparse de reunir las copias firmadas por los empleados para guardarlas en los legajos. En total, este procedimiento tomaba unos 15 días, sin tener en cuenta que había que reclamarle a aquellas personas que no entregaban sus copias firmadas.

Un proceso bastante largo y tedioso que fue solucionado gracias a la implementación de una herramienta que hace que los 15 días se disminuyan a 5 minutos.

Accesibilidad a la información gracias al recibo digital

Uno de los beneficios que tienen los recibos de sueldo digitales es que el empleado puede acceder desde cualquier dispositivo a todos sus recibos cuando quiera y donde quiera y gestionarlos a su conveniencia.

El acceso a la información es uno de los más grandes beneficios que se les puede dar a los trabajadores, quienes requieren cómo pueden ver su recibo de sueldo. Poder ingresar a sus recibos desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y en cualquier momento es el escenario ideal.

Si quieren pedir un crédito, por ejemplo, que les piden los últimos recibos de sueldo, no será necesario acudir a recursos humanos para que se lo entregue. Él mismo podrá acceder, ver y hasta imprimir, si es necesario, la información que necesita.

Mejores tiempos de gestión con mi recibo de sueldo digital

Estos sistemas permiten en 5 minutos firmar la totalidad de los recibos de sueldo y, al instante, se envía un correo electrónico a cada empleado avisando que su recibo de sueldo digital está disponible para ser revisado y firmado digitalmente a través de cualquier dispositivo y desde cualquier lugar

El hecho de que el empleado pueda ver su recibo de sueldo de manera digital, pero también firmarlo, archivarlo e imprimirlo es un beneficio muy grande. Muchas empresas tienen que lidiar cada fin de mes con el sindicato que les exige tener los recibos de sueldo en tiempo y forma.

Al tener los recibos de sueldo digitales, esto ya no es un problema ya que el envío de la información a través de la plataforma es casi inmediato. Los delegados sindicales solicitan los recibos los días siguientes al pago, pero su llegada física llevaba más días., y esto era un problema.

El recibo de sueldo digital también es accesible por aplicaciones.

Mayor seguimiento y control con mi recibo de sueldo digital

Gracias a plataformas de gestión documental, el departamento de recursos humanos podrá tener mayor seguimiento y control de la información. 

A través de este tipo de softwares de gestión, recursos humanos podrá saber quién vio y firmó el recibo de sueldo. Podrá enviar notificaciones y recordatorios a los que aún no lo han hecho y, de esta forma, tener toda la documentación al día.

¿Cómo funcionan los sistemas para ver mi recibo de sueldo digital?

Para poder tener los recibos de sueldo digitalizados, el primer paso es buscar un proveedor, un socio estratégico que te brinde la solución. Una vez que hayas conseguido este socio estratégico que te acompañará en el proceso de transformación digital de su negocio, viene la implementación.

No olvides capacitar, no solo al personal de Recursos Humanos que manejará la herramienta desde el lado del empleador. También es importante que los empleados sepan cómo van a usar la herramienta, cómo ven sus recibos, cómo los firman, etc. Es una forma de anticiparse a la consulta de cómo chequear el recibo de sueldo.