La AFIP implementó por grupo de empresas la obligación de presentar el Libro de Sueldos de forma digital, que permite acceder al sistema de boleta de sueldo digital. El ente recaudador notificó en el domicilio fiscal electrónico de gran cantidad de empleadores que deberán ingresar en este servicio.

Esto afecta a empresas, pequeñas y medianas que deben proveer la boleta de sueldo digital. Además, en caso de no cumplir con esta obligación, no se puede generar el formulario de declaración jurada de cargas sociales mensuales. Por lo tanto, no se podrían abonar los sueldos.

Para confeccionar la boleta de sueldo digital se debe utilizar el servicio con clave fiscal denominado Libro de Sueldo Digital. Esta plataforma hace compatible el sistema de liquidación de haberes de la empresa con los parámetros estándar de AFIP.

Así, el Libro Sueldo Digital es empleado como portador de los datos de entrada, junto con la información disponible en los servicios Simplificación Registral – Empleadores y Sistema Registral.

A partir de ello, se elabora de forma remota un Libro de Sueldos legal y la declaración jurada mensual de cargas sociales (Formulario 931), que habilita la boleta de sueldo digital. Hasta ahora, este libro, creado por la ley de Contrato de Trabajo, se hacía en formato físico a través de hojas fijas, móviles o microfichas.

¿Cómo veo mi recibo de sueldo digital?

Una vez que Recursos Humanos sube la boleta de sueldo digital al portal correspondiente, el empleado recibe un correo electrónico que notifica que tiene a su disposición un recibo para firmar.

La boleta de sueldo digital es un símbolo de la transformación del trabajo.

Boleta de sueldo digital y su interacción con la AFIP

Dado que el sistema se nutre de diferentes fuentes de información e interactúa con varios sistemas de AFIP, antes de su puesta en producción es de vital importancia que cada compañía tenga actualizada la información en tales servicios y así ofrecer la boleta de sueldo digital. 

Entre estos datos que deben verificarse, se encuentra el Convenio Colectivo de Trabajo, categoría laboral, puesto y domicilio de la empresa, entre otros.

Esa tarea de actualización implica un control previo de consistencia entre los servicios web de AFIP y las bases de datos de la empresa, para así proceder a la remediación de las múltiples inconsistencias que suelen tener lugar al momento de emitir la boleta de sueldo digital.

El servicio Libro de Sueldos Digital requiere además la compatibilización de los conceptos de liquidación del sistema de sueldos de cada compañía en función a parámetros definidos por la AFIP.

A este fin, deberá realizarse una tarea pormenorizada de clasificación y definición de todos los datos de liquidación que se van a utilizar, con su respectiva asociación a un concepto del organismo recaudador.

Esta tarea resulta ineludible ya que incidirá en la determinación de las distintas bases imponibles a partir de las cuales se calcularán los aportes y contribuciones que correspondan, destinados a los diferentes subsistemas de la Seguridad Social, y así emitir la boleta de sueldo digital.

Cuando se genera la declaración jurada, incidirá en el armado del cuadro de datos complementarios del F.931 que es consultado por otros organismos para otorgar o denegar distintos beneficios.

Cuestiones para tener en cuenta al generar el recibo de sueldo digital

Los empleadores deberán avanzar con las siguientes cuestiones antes de emitir la boleta de sueldo digital:

• Realizar cruces de consistencia entre los servicios de la AFIP y las bases de datos de la empresa. Luego, se deben enmendar los errores encontrados, para garantizar la validación y corrección de la información.
• Parametrizar todos los conceptos en el formato que establece el Libro Ley Digital, de modo tal de evitar correr riesgos con su carga; así como también realizar distintas pruebas durante el periodo de testeo para minimizar las inconsistencias al momento de la salida en vivo.

Suelen surgir inconvenientes en la implementación de la boleta de sueldo digital para nóminas grandes, motivo por el cual, se sugiere encarar este tema con tiempo, realizar las pruebas pertinentes y apoyarse en sus especialistas internos y externos para asegurar una correcta transición.

El impulso de la pandemia para la boleta de sueldo digital

Como consecuencia de la pandemia del coronavirus, las relaciones laborales no pudieron cumplirse bajo su modalidad habitual en forma presencial en las instalaciones del empleador, y se convirtieron en prestaciones laborales a distancia.

Muchas empresas mantienen el trabajo en casa debido a la emergencia sanitaria y continuarán haciéndolo en el futuro hasta tanto puedan regresar a la nueva normalidad. Es muy probable que, aún luego de la pandemia, las compañías adopten un sistema mixto que combine la modalidad presencial con la virtual.

Una de las modificaciones que produjo el teletrabajo masivo fue que las empresas no pudieran entregar con frecuencia mensual o quincenal los recibos de haberes en formato papel o físico a sus empleados para que éstos los firmen de puño y letra o de forma ológrafa.

Y así la boleta de sueldo digital tuvo un gran impulso, que, si bien existe desde hace varios años, en la práctica solo era utilizada por empresas grandes, ya sea mediante la firma electrónica o la digital.

Este paradigma tiende a reemplazar al papel por el soporte digital, el cual nos permite agilizar la comunicación, concentrar la información y ahorrar gastos de papel, impresión y logística.

La boleta de sueldo digital se convirtió en una herramienta cotidiana por la pandemia.

Cómo funciona en la práctica la boleta de sueldo digital

Ahora, si bien existen las ventajas citadas, también hay algunos interrogantes sobre la validez legal de la boleta de sueldo digital luego de que varias normas dictadas por el Ministerio de Trabajo reglamentaran su emisión.

¿El recibo de sueldo digital impreso posee validez legal?

Sí, una vez que el empleador posea la autorización otorgada por el Ministerio de Trabajo para emitir boleta de sueldo digital.

¿Cómo descarga el empleado su boleta de sueldo digital?

Una vez que Recursos Humanos sube la boleta de sueldo digital al portal correspondiente, el empleado recibe un correo electrónico que notifica que tiene a su disposición un recibo para firmar.

Cada trabajador ingresa con su usuario y contraseña, y elige una de las dos opciones para firmar la boleta de sueldo digital: "Conforme" o "En disconformidad", o términos similares. Luego puede imprimirla.

Además, el empleado no debe concurrir a la oficina de Recursos Humanos a hacerse de la boleta de sueldo, sino que lo recibe en el mismo momento que se acredita su salario.

¿La firma digital o la electrónica posee la misma validez para la boleta de sueldo digital?

No, de acuerdo con las resoluciones citadas del Ministerio de Trabajo sobre la boleta de sueldo digital, la firma digital es la única válida para el empleador y trabajador. La firma digital es la única que posee igual validez legal que la manuscrita.

¿Existen diferencias entre la firma digital y la electrónica para la boleta de sueldo digital?

Sí, la ley prevé la equiparación de la firma digital a la firma ológrafa o de puño y letra, ya que establece una presunción de autoría en el sentido en que toda firma digital pertenece al titular certificado que permite la verificación de la firma en la boleta de sueldo digital.

También hay una presunción de integridad. Si el resultado de un procedimiento de verificación de una firma digital aplicado a un documento digital es verdadero, se entiende, a no ser que haya una prueba en contrario, que no ha sido modificado desde el momento de su firma.

Boleta de sueldo digital y las firmas válidas

La firma digital (basada en criptografía) tiene mayor validez legal que la electrónica para la boleta de sueldo digital. A diferencia de la firma digital, la electrónica carece del mismo valor probatorio y de la presunción de autoría e integridad reconocidas a la firma digital.

En consecuencia, las comunicaciones virtuales firmadas electrónicamente no serían equiparables jurídicamente a un documento firmado digitalmente, y su validez legal y fuerza probatoria –así como las características de confiabilidad, integridad y transmisión– se ven relativizadas para la boleta de sueldo digital.

En el caso que el destinatario (el empleado) impugnara en un eventual conflicto judicial la validez o existencia de éstos, el empleador deberá acreditar la existencia, fecha y certeza del recibo, así como su contenido mediante medidas de prueba tradicionales.

Esto consiste en pericias contables e informáticas, y oficio a la entidad bancaria en la cual se depositan los haberes mensuales, entre otras.

¿Qué firma conviene utilizar por parte de las empresas para el recibo de sueldo digital?

No existen dudas respecto al mayor valor probatorio de la firma digital respecto a la electrónica en la boleta de sueldo digital, debido a que la primera goza de una presunción de autoría y de integridad. Por ello, se recomienda su aplicación tanto para el empleador como para los empleados.

La firma electrónica también sirve para la boleta de sueldo digital. Las cuestiones operativas y de costos respecto a la implementación de la firma digital deberán ser evaluadas internamente por el empleador.

En el caso que la compañía decida aplicar la firma electrónica para sus empleados, se destaca que frente al desconocimiento de la firma por el empleado será la empresa quien deba demostrar por medio de las denominadas pruebas tradicionales que efectivamente se cumplió en tiempo y forma con el pago del salario. 

No obstante, esta contingencia no es ni nueva ni producto de la firma electrónica, sino que existe hoy con los recibos en formato papel.

La boleta de sueldo digital brinda mayor transparencia en las relaciones laborales.

Recibo de sueldo digital: ¿es válido en un juicio laboral?

Entre otras preguntas, con el comienzo de la pandemia se plantearon las siguientes: ¿Cómo enviar a los trabajadores, muchos de ellos en sus casas, sus recibos de sueldo en tiempo y forma?

También aparece otro aspecto clave: ¿Cómo hacerlo si los equipos de Recursos Humanos se encuentran también en régimen de trabajo remoto por causa de la pandemia del coronavirus?

Los recibos de sueldo también pasaron a protagonizar la transformación digital que atraviesa a las empresas argentinas. Desde 2011 existen normativas al respecto, pero la pandemia ayudó a acelerar decisiones, políticas y procesos como nunca.

Desde hace casi una década hay vigentes normas y procedimientos de aprobación del Ministerio de Trabajo para que las compañías puedan implementar el recibo en formato digital. Sin embargo, eran procesos extensos y tediosos, y muchas compañías llegaron a desistir en el intento.

Esta situación cambió por la pandemia del coronavirus. La Resolución 346/19 del Ministerio de Trabajo de la Nación definió que las compañías pueden optar entre recibos de sueldos en formato papel o digital.

La norma estableció además la eliminación de la necesidad de contar con el permiso de la autoridad de aplicación para emitir el recibo digital. Las empresas que apliquen el formato digital deben garantizar el cumplimiento de los requisitos de la Ley de Contrato de Trabajo (LCT) y la Ley de Firma Digital.

Ventajas ecológicas

La importancia legal del documento llevó a las empresas a dedicar tiempo, dinero y espacio para la gestión de los recibos de pago. La despapelización derivada del formato digital, genera ahorros monetarios para las empresas, sino que es amigable con el medioambiente y coopera con la sustentabilidad.

Estas ventajas asociadas son destacadas por los equipos de Recursos Humanos, en especial por aquellos dedicados a la liquidación del payroll. También trae otro beneficio: el equipo de outsourcing de nómina puede trabajar con clientes nacionales e internacionales con velocidad y seguridad en el intercambio de la documentación.

La oferta de herramientas para generar el proceso del recibo digital es variada. En el mercado existen plataformas diferentes que permiten cumplir con todos los requisitos formales, que facilitan la gestión de los recibos de sueldos y otros documentos laborales.

Las ventajas asociadas a este cambio son las siguientes:

• Simplifica el proceso de la entrega, la firma, el control, el seguimiento y el guardado de los recibos.
• Reduce costos, tiempos y espacio.
• Minimiza errores operativos propios de la gestión manual.
• Incrementa la seguridad de la información.
• Asegura la confidencialidad y el resguardo.
• Brinda acceso en cualquier momento y desde cualquier dispositivo conectado con Internet.