Reglas de etiqueta para mensajerí­a instantánea en empresas

Los mensajes instantáneos, que fueron popularizados por los adolescentes como una buena manera de conversar con los amigos, pueden, eventualmente, ganarle la pulseada al e-mail como la manera preferida para una comunicación rápida e informal dentro de la oficina; especialmente cuando los adolescentes se vuelven adultos trabajadores. Al igual que a los adolescentes, a los trabajadores de oficina les gustan los mensajes instantáneos por sus caracterí­sticas de velocidad e inmediatez. Aproximadamente 135 millones de trabajadores hacen uso de la mensajerí­a instantánea para conseguir respuestas rápidas a preguntas, mantener informados a colegas y determinar si alguien está disponible a ayudar o contestar. Inclusive hasta equipos de salas de emergencia en hospitales ahora usan mensajes instantáneos para mejorar los tiempos de respuesta. De acuerdo con la consultora Gartner, los mensajes instantáneos se usan en un 70% de los negocios. Los trabajadores también encuentran usos variados y creativos a medida que nuevos recursos son agregados, como compartir documentos, archivar mensajes y así­ como con el e-mail, comunicarse entre unos y otros independientemente del programa de mensajerí­a instantánea que está siendo utilizado. Las empresas perciben las ventajas de productividad y alientan el uso de los mensajes instantáneos, ahora que ya aprendieron a proteger correctamente sus redes de computadoras de virus o gusanos y de programas de software destructivos que pueden enviarse por la ventana del mensaje instantáneo para atacar y damnificar a las computadoras. Esto no significa el fin del e-mail, sino que los mensajes instantáneos continúan creciendo entre los trabajadores a medida que ellos se comunican entre sí­, con los clientes y proveedores.

Aquí­ van algunas sugerencias prácticas para usar la mensajerí­a instantánea de forma más eficiente en el ambiente profesional:

• Preséntese. La mayorí­a de nosotros tiende a usar mensajes instantáneos con colegas que conocemos bien y olvidamos presentarnos cuando comenzamos un mensaje instantáneo con un nuevo contacto. Acuérdese de decir hola, y colocar algún contexto para la conversación.
• No confunda "presencia" con permiso. Antes de empezar una conversación a través de un mensaje instantáneo, pregunte a los destinatarios si ellos tienen un minuto para hablar con usted. Estar on-line no significa que la persona este automáticamente disponible para usted.
• El ruido de alerta puede ser molesto en ciertas ocasiones. Cuando esté en reuniones, en el teléfono o incluso en áreas abiertas, silencie o disminuya el volumen de su computadora para que el sonido no moleste o distraiga a los otros. Los mensajes instantáneos se volvieron una forma popular de comunicarse de forma discreta durante reuniones. Silenciar el sonido lo mantiene privado.
• Mantenga charlas rápidas y simples. Sea conciso y objetivo. Si sus charlas en mensajes instantáneos duran más que algunos minutos, usted probablemente necesita llamar a esa persona.
• Compórtese de manera profesional. A pesar de su naturaleza espontánea, los mensajes instantáneos en el trabajo son comunicaciones de negocios. Mantenga un tono profesional, especialmente con clientes y proveedores. Revise los mensajes para chequear si existen errores de ortografí­a o gramática. Un clic en falso y más de una persona podrá leer su mensaje. Muchas empresas tienen normas adecuadas para orientar a los empleados a mantener un comportamiento apropiado de negocios usando los mensajes instantáneos. Verifique las normas de su empresa y utilí­celas.
• Utilice las alertas de "ausente" u "ocupado". Cuando esté en una comunicación telefónica larga, en una reunión o cuando sepa que no estará disponible para responder inmediatamente, avise a sus colegas por medio de las opciones "ausente" u "ocupado". Acuérdese siempre de respetar los pedidos de los otros cuando indiquen que no están disponibles.
• Cuide los negocios. Mantenga las conversaciones personales al mí­nimo, de la misma forma que harí­a con llamados telefónicos personales.
• Lí­mite las multitareas. Tenga cuidado para no distraerse con una llamada u otras conversaciones. Usted puede confundirse y enviar un mensaje a la persona equivocada. Si es necesario, dí­gale a las personas con quienes usted está conversando, que está ocupado y que contestará pronto.
• Use pocas abreviaciones. Utilí­celas únicamente cuando esté seguro que la otra persona sabe el significado.
• Recuerde que los mensajes instantáneos pueden ser más permanentes de lo que usted piensa. Guarde todos los mensajes que contengan informaciones crí­ticas o útiles en una carpeta on-line que sea de fácil acceso. Recuerde que otras personas también pueden guardar las conversaciones. El hecho de que un mensaje desaparezca cuando usted cierra la ventana, no significa que no pueda existir una copia del mismo.

Los mensajes instantáneos son nuevos métodos de comunicación. Usados con criterio y profesionalismo son altamente eficientes para ayudarnos a hacer nuestro trabajo mejor, más fácil y rápidamente.

Marcelo Acrogliano es responsable de desarrollo de negocios de software de IBM para SSA (Spanish South America).