El software empresarial moderno se mueve hacia una experiencia similar a la que se disfruta en las aplicaciones de consumo.

Los sistemas ERP están cada vez más hechos a la medida de un usuario que no solo busca cumplir sus objetivos laborales: también espera que el proceso sea claro, amigable y tan fácil de aprender como las aplicaciones que usa en su vida diaria.

La experiencia de usuario llegó al mundo del ERP para quedarse y hacer que las personas lo perciban del mismo modo que al conectarse con cualquier sitio web o red social.

En la actualidad, generar un asiento contable, por dar un ejemplo, puede resultar una experiencia similar al uso de una aplicación para la compra de un objeto deseado o para la búsqueda de información.

El diseño, la amigabilidad del sitio en cuanto a contenidos disponibles e intuitivos, la simpleza en el acceso, la velocidad transaccional y -especialmente- la confiabilidad en la forma de pago son aspectos que se busca replicar en los sistemas de uso empresarial, y así generar una experiencia positiva en la persona también en su labor diaria.

Mejores herramientas para reportes, dashboards predefinidos con información relevante en línea, automatización de operaciones repetitivas, conexión con dispositivos, pantallas táctiles, diseños intuitivos que permiten visualizar e ingresar la información con el mínimo esfuerzo, entre otras facilidades, es lo que exige un mundo híper conectado.

Los ERP son claves para la gestión de una organización.

Nuevo paradigma de negocio

Todo es clave para mejorar la experiencia del usuario y hacer su trabajo más simple y enfocado en lo importante. Esto no solo permite aumentar la productividad de las empresas: convertir rutinas básicas de comprobación en rutinas de inteligencia artificial para minimizar el error humano en los cálculos, puede ahorrar horas de trabajo tedioso y asegurar la información que será la base para la toma de decisiones.

Los ERP de esta década deben estar en constante cambio y mejora continua, aggiornados a un nuevo paradigma de negocio, donde las gestiones empresariales y profesionales se tornan cada vez más eficientes y procuran no restarle tiempo a la vida en general.

Esto se traduce en el diseño de softwares ágiles, cada vez más intuitivos y fáciles de usar, capaces de sumar información de alto valor agregado para el usuario.

La optimización continua de la experiencia de usuario (UX) en las soluciones de ERP es una de las principales tareas del departamento de I+D, al que ahora será necesario sumar otros perfiles especializados en experiencia de usuario. Incorporar un tiempo para la etapa de investigación UX permitirá identificar los puntos de dolor, deseos, contextos y requerimientos de uso, para ofrecer una experiencia significativa y relevante.

Ya no son los usuarios los que tienen que adaptarse a la aplicación, ni el criterio técnico es lo único a considerar. Por el contrario, ahora es la aplicación la que debe adaptarse a las necesidades de los usuarios que trabajan en las distintas áreas de la compañía y en entornos dinámicos, a veces remotos, que requieren una mayor integración de todas sus tareas.

Como resultado de esta nueva perspectiva, todas las mejoras en usabilidad generan un mayor rendimiento operativo y aumentan su satisfacción. El foco está puesto en la persona usuaria y el desafío es ofrecerle una experiencia de uso positiva, sin perder la riqueza funcional y la eficiencia ya comprobada del software ERP.

Marcelo Di Gennaro: "Los ERP de esta década deben estar en constante cambio y mejora continua".

Invertir en UX, la mejor decisión

En este punto hay que hacer una clara diferenciación: si a un usuario no le gusta o no comprende una aplicación de consumo o una red social, puede eliminarla: su uso es una elección personal. Lo mismo ocurre cuando navega en un sitio web: puede cerrar todas las ventanas y salir.

En cambio, si un software empresarial está mal diseñado, queda atrapado en el problema: su uso es parte de su rutina laboral y seguramente esté obligado a usarla. Por eso, siempre es importante recordar que "se diseña para el usuario final, no para el cliente", como indica uno de los principios claves del diseño UX.

A ello le sumamos que la mejor experiencia de usuario es un proyecto integral que contempla también los objetivos del cliente y las prioridades de la organización.

Invertir en experiencia de usuario, no solo reporta beneficios en la productividad del cliente y en la eficiencia y calidad de vida de ese usuario final.

Es también una decisión que repercutirá favorablemente en la rentabilidad de la empresa proveedora: proyectar un software empresarial con un diseño UX desde un principio, permitirá anticipar y corregir problemas de uso y disminuir tiempos de trabajo para la actualización o mantenimiento, repercutiendo en una reducción de costos y problemas futuros.

De esta manera, la llegada de la experiencia de usuario al mundo de los ERP pone en jaque todos los preceptos de este sistema cada vez más popular en la gestión de todo tipo de empresas.

Hoy se abre una nueva oportunidad para redefinir su uso hacia un sistema más evolucionado, donde el diseño sea intencional, guiado por las buenas prácticas, y ayude al crecimiento de las organizaciones y a la calidad de vida de las personas que lo usan. En definitiva, el viejo modelo de software empresarial busca convertirse en un proyecto integral, con un ERP más humano, hecho a la medida de los nuevos tiempos.

(*) Gerente general de Calipso ERP.