Se dice que tan sólo bastan 30 segundos para formar una opinión acerca de una persona o lugar, y emitir un juicio sobre ello. Ya lo decía Oscar Wilde a finales del siglo XIX: no existe una segunda oportunidad para causar una primera impresión.

La recepción es -sin lugar a dudas- lo primero que se encuentra quien se presenta en una empresa (sean clientes, proveedores o empleados). Por eso, su rol es clave para comenzar con el pie derecho.

La función principal de un recepcionista es darle la bienvenida a los visitantes e indicarles a dónde se deben dirigir. Pero, dependiendo de la voluntad y capacidad de quien esté sentado detrás del mostrador, pueden ser muchas más.

Por eso, hay que tener en cuenta varios elementos a la hora de contratar a quien será la cara y voz visible de la empresa. Ya que las primeras impresiones tienen tanto el poder de impulsar o frenar a un negocio.

En algunos casos, sobre todo en las pequeñas organizaciones, las tareas de los recepcionistas tienden a coincidir con las de un Asistente Administrativo. Por lo tanto, las tareas de ambos roles se unifican en una sola persona.

Agustina Angelucci, Recepcionista de Expansion Argentina

El candidato o candidata perfecta debe contar con ciertas habilidades que serán fundamentales para generar un impacto positivo a quien visite la empresa, pero también a sus propios empleados. Algunos son:

• Excelentes habilidades de comunicación y protocolares
• Saber comunicarse, tanto de manera verbal como escrita, será clave para el trato con clientes y empleados. Además, ser paciente y protocolar, con capacidad de crear relaciones duraderas y profesionales para anticiparse a futuras necesidades.

Si bien cada empresa tiene sus propias características para demostrar su buen funcionamiento, la recepción puede ser una de ellas. En muchos casos, hasta logran dar el cierre a negocios importantes al reflejar confianza y buena predisposición.

Organización y eficiencia

Ser organizado y detallista no es un aspecto menor. Para cumplir este rol con éxito, deberás saber que el manejo de varias tareas al mismo tiempo y trabajar bajo presión en un ambiente dinámico y activo serán requisitos indispensables.

Este aspecto incluye también cuidar el lugar de recepción y mantenerlo en orden para dar una buena impresión, ya que es un espacio con el que se puede aprovechar para impactar positivamente a clientes e incluso a los mismos empleados.

Capacidad analítica y resolución de problemas

La correcta interpretación de información puede ser una cualidad que marque la diferencia entre una atención básica y una atención profesional. ¿Por qué? Porque frente a imprevistos se logran dar soluciones inmediatas.

Transmitir tranquilidad a clientes o miembros de la compañía ante eventualidades será la base de la generación de confianza ante la persona que tome el cargo de recepcionista. Una de las señales de un buen servicio es que confíen en tu capacidad de resolución.

Responsabilidad y buena presencia

La persona que esté a cargo de la recepción, deberá además estar en confort con el lugar, hacerlo propio y sentirse dueño, como si estuviese recibiendo invitados a su propia casa. Conseguir este equilibrio es clave para lograr un mejor trato con los visitantes.

El objetivo principal siempre será lograr transmitir la esencia y los valores hacia terceros. Si se logra un clima positivo entre la recepción y los colaboradores, el servicio hacia quienes vienen de afuera será aún mejor.

El rol del recepcionista suele ser aquel que no se ve, pero se siente. Más allá de todo, son muchas más las tareas que llevan a cabo para satisfacer las necesidades de cada persona que se acerca a su mostrador.

Será fundamental ser consciente del tamaño de la compañía, para entender si una sola persona puede hacerse cargo de todos los detalles o si será necesario tener un equipo que mantenga la actividad de la empresa siempre en marcha.

Ya que, al fin y al cabo, la recepción es el gran motor que hace a la funcionalidad de todo el resto. Es por eso que es tan valorable contar con una persona que haga de esta funcionalidad, una experiencia positiva para todos.

Agustina Angelucci, Recepcionista de Expansion Argentina