El sistema de facturación es diferente que el que rige en la Argentina, porque la factura en Estados Unidos en sí misma no tiene un estatus legal específico en una transacción comercial, de la misma manera que lo tiene un contrato.

Además, las normas sobre cómo emitir una factura, su formato y sus condiciones están todas regladas en el país, mientras que en EEUU todo eso queda librado a la voluntad de las partes.

Qué pasa cuando recibo una "invoice" o factura en los EE.UU.

En sí misma, una factura (invoice) no es un documento legal ni un acuerdo legalmente vinculante, indicó María Echenique, abogada con licencia en Alabama (EEUU).

Si ambas partes no expresan acuerdo con la factura, entonces no es legalmente vinculante, precisó, y aclaró que, en caso de que las dos oartes expresen acuerdo inequívoco con la factura, entonces sí puede pasar a ser un documento vinculante.

Algunos ejemplos en los que una invoice pasa a ser vinculante que enumeró Echenique son los siguiente:

• Si el cliente firma la factura.
• Si el cliente acepta la entrega de servicios o productos, aunque en este caso existe riesgo, porque al enviar mercadería sin una factura firmada, el cliente podría rechazar los productos cuando llegan.

Si en EEUU se envía mercadería sin una factura firmada, se puede rechazar el pedido

Por qué se debe exigir la firma de la factura

El criterio del comercio norteamericano considera que, si una factura por sí sola fuera un documento legalmente vinculante, se podrían crear facturas falsas y luego obligar al receptor de la factura a pagarlas, explicó Echenique.

Esta clasificación legal de la factura es la razón por la que un proveedor tiene que exigir la firma del cliente, o alguna otra forma vinculante de aceptación de la factura, antes de enviar un producto, consideró.

Además, si un proveedor quiere usar sus facturas como colateral para un préstamo, tiene que asegurarse de mostrar que las facturas fueron aceptadas por el cliente, añadió.

Incluso si un proveedor envió sus términos y condiciones y el cliente los aceptó, la factura es un pedazo de papel sin valor hasta que, por ejemplo, el cliente acepta la entrega de los bienes o firma la factura o de alguna otra manera deja en claro que la factura fue aceptada, insistió.

Una vez que ambas partes aceptan una factura, se convierte en una deuda legal y un acuerdo, sostuvo.

Pero el cliente no está obligado a pagar la factura hasta que el proveedor/vendedor haya provisto todos los servicios o bienes descriptos en la factura, advirtió.

El cliente no tiene obligación de pagar hasta que se entregan los bienes o servicios

¿Tiene importancia facturar en los Estados Unidos?

Aunque no tengan el mismo status legal que en Argentina, igualmente es importante usar un sistema de facturación, afirmó Echenique, y dio las siguientes razones:

1. Una factura puede formar parte de la evidencia de la transacción en caso de disputa/acción legal.

2. Tiene un importante rol en el cumplimiento fiscal, ya que la factura debidamente emitida y documentada es esencial para una declaración de impuestos (tax return) lo más precisa posible.

3. Contabilidad y mantenimiento de registros: es más fácil mantener una contabilidad ordenada y tener registro de lo que sucede si tenemos un sistema de facturación.

Qué requisitos debe cumplir una factura en los EEUU

Mientras que en Argentina la AFIP establece las condiciones de la factura, en Estados Unidos no existe un formato regulatorio único que se deba seguir, dijo Echenique.

Pero, si bien no hay un formato especifico, es importante que el sistema de facturación incluya todos los detalles relevantes de la transacción comercial en la factura y que se verifiquen cuidadosamente las facturas para que no haya errores contables, manifestó.

Un sistema de facturación interesa para la declaración de impuestos al IRS

Además, esto nos sirve frente al IRS, la agencia recaudatoria de impuestos de los EEUU. Si bien la ley no siempre exige una factura física, es mejor tener un registro escrito de las transacciones tanto para fines fiscales como contables, enfatizó.

En Estados unidos no existe un impuesto nacional sobre las ventas como el IVA que se paga en Argentina y en otros países. Cada estado norteamericano tiene la autoridad para tomar sus propias decisiones sobre impuestos y a la vez el county (comuna) puede llegar a tener impuestos que graven ciertas ventas.

Por este motivo, se deben tener en cuenta las leyes federales, estatales y del municipio donde se emite la factura o donde se envía.

¿Las facturas deben incluir numeración y una identificación del IRS?

El IRS proporciona a las empresas números de identificación (EIN, que sería el equivalente del CUIT). Pero este EIN no es requerido legalmente en las facturas, expresó Echenique.

Por un tema de orden, cada factura debe tener un número único. Pero en EEUU no hay requisitos estrictos con respecto a los números de factura, lo que significa que se puede elegir el sistema de numeración que tenga más sentido para la empresa, remarcó.

Echenique ejemplificó que se puede numerar las facturas en orden cronológico, o se puede utilizar identificadores especiales para cada cliente o producto.

Las facturas no tienen efecto legal si se celebró un contrato preciso

La asignación de un número único para cada factura es para un tema de orden y de tener acceso rápido en un sistema para tratar una disputa de pago o para fines de facturación de impuestos, pero no es un requisito que pone el Gobierno, puntualizó.

En el caso de una empresa está ubicada fuera de Estados Unidos y se está enviando la primera factura a un cliente de EEUU, se debe incluir un formulario de impuestos W-9, el que se puede bajar de la página del IRS, subrayó.

¿Hay leyes en los EEUU que dan valor a las facturas en los juicios?

Cuando hay un problema, lo primero que se mira es el acuerdo entre las partes, según los siguientes criterios, indicó Echenique:

• El comprador y el vendedor tienen un contrato independiente y redactado de manera comprensiva para regir la compra y venta de bienes entre ellos, firmado por ambas partes: probablemente prevalecerán en cualquier disputa.
• Faltan términos o disposiciones o, por ejemplo, el "contrato" está impreso en el reverso de una cotización o formulario de compra del vendedor o formulario de pedido del comprador: cualquier término en conflicto o inconsistente puede cancelarse por completo y reemplazarse por los "UCC gap-fillers" (presunciones legales para los jueces).

El UCC – Uniform Commercial Code es un conjunto de leyes que rigen las transacciones comerciales en Estados Unidos, con variaciones en distintos estados y con algunos criterios sobre la aceptación de facturas en operaciones como el alquiler o los colaterales, explicó Echenique.

Qué peso tiene el principio de la buena fe comercial para los jueces

Los jueces toman especialmente en consideración el principio de buena fe

Los principios de buena fe y razonabilidad comercial pueden afectar la forma en que se consideran las facturas en las transacciones, expresó Echenique.

Y puso el siguiente ejemplo:

• Hace 9 años que un vendedor envía la factura primero, el cliente da el ok por email y el cliente siempre acepta la mercadería cuando llega.
• Si de repente una vez se niega a aceptar la mercadería por más que dio el ok por email, las disposiciones de la UCC sobre buena fe y la razonabilidad comercial pueden influir en cómo se resuelve esta disputa.
• Si los jueces encuentran que el cliente está actuando de mal fe, entonces la factura tiene un poder probativo importante por más que no sea un documento legal con el mismo peso que un contrato, afirmó.

De todos modos, como cada estado tiene sus leyes específicas en cuanto a la venta de bienes y servicios, es importante consultar con un abogado experto en leyes comerciales y contractuales, remató Echenique.