Planificar una fiesta grande, ya sea un casamiento o un cumpleaños de 15, puede ser todo un desafío en tiempos de elevada inflación y volatilidad en el mercado de cambios. Como debe organizarse con varios meses de antelación, conocer el costo final que tendrá el evento resulta prácticamente imposible.

Existen distintas alternativas para hacer frente a la planificación de una fiesta de estas características. Organizadores de eventos consultadas por iProfesional revelaron cuáles son los pasos que hay que seguir, qué se puede congelar y cómo se financia, por ejemplo, un casamiento con 150 invitados.

La posibilidad de cerrar un número en dólares o contratar un servicio "llave en mano", son algunas de las variantes con las que cuenta hoy este mercado. Es que, según aseguran, pese a los contratiempos de la economía, la cantidad de fiestas de casamiento o de 15 continúa creciendo luego del parate obligado que supuso la pandemia.

Cómo planificar un casamiento o cumple de 15 en un país con inflación

Según explicó a iProfesional Elisa Dalljo, de F&D Creadoras de Eventos, "generalmente un evento grande se planifica de un año para otro". Así es que, en época de elevada inflación, cotizar y saber cuánto terminará costando la fiesta dentro de 12 meses resulta prácticamente imposible.

"Con mis proveedores nos reunimos con los clientes y le damos un par de opciones, para que ellos decidan. Generalmente, se realiza la reserva pagando el 40% o 50% del valor y el resto en cuotas ajustables. O en dólares, que quizá es la manera más práctica de cotizar, pero muchos se asustan cuando se menciona la posibilidad de hacer un precio en dólares", agregó Dalljo.

La experta remarcó que es "imposible saber cuánto te va a terminar saliendo la fiesta de acá a un año, sobre todo el tema del catering". "La inflación se puede llegar a calcular: pero si a un cliente le decís que una fiesta va a salir 80% más cara de lo que sale ahora, quizá se asusta con los números. Por eso, siempre nos sentamos, planteamos el número que saldría hoy, se paga una parte de la reserva y el resto se ajusta mensualmente", detalló Dalljo.

Organizar una fiesta grande, como un casamiento, demanda casi un año

Cuánto dinero cuesta organizar un cumple de 15 o un casamiento

Según señalaron Agustina Pardo y Diego Kisel, de Deka Eventos, en la primera reunión con los clientes se les pregunta cuál es el presupuesto del que disponen, para organizar el tipo de fiesta a partir del dinero con el que cuentan.

"El tiempo estándar que demanda organizar un evento grande es un año. No por nosotros, sino que es lo que les lleva a los clientes elegir la locación y además para que puedan ir pagando los gastos", destacaron.

En cuanto a los costos que tiene realizar una fiesta grande, desde Deka Eventos detallaron qué servicios pueden "congelarse" al momento de su reserva, evitando así aumentos por la inflación, y cuáles deben ir pagándose en cuotas indexadas.

"En muchos casos, el salón se puede pagar en dos veces, una parte en el momento de la reserva y otra a los 30 o 60 días. El salón ‘pelado’ se puede congelar en la mayoría de los casos", explicaron.

"Cuando hay un paquete, es decir el salón con el catering, el DJ y la ambientación, se puede pagar un 30% y el resto en cuotas, con una indexación de un 4% a 7% mensual. Se va pagando mes a mes, pero actualizando", agregaron.

Algunos de los rubros que pueden congelarse al momento de la reserva es la empresa organizadora del evento, como así también los encargados de "foto y video".

Se estima que una fiesta para unas 150 personas cuesta en torno a los 20.000 dólares

Con esto en mente, a la hora de pensar en números, se estima que un precio estándar para una fiesta de 150 personas en Capital o Zona Norte del Gran Buenos Aires, en un "lindo salón, con parque y proveedores de gama media para arriba", cuesta entre u$s20.000 y u$s25.000, todo incluido.

En caso de contar con un presupuesto menor, remarcaron desde Deka Eventos, "la fiesta se puede hacer, pero con otro tipo de proveedores, quizá no en un salón de Capital (que es más caro), con otras marcas de bebidas, por ejemplo, y en meses como septiembre, que es temporada media".

Detallaron, en este sentido, que reducir la cantidad de personas invitadas no tiene demasiado impacto en el costo: mientras más invitados, el catering por persona suele ser más barato; además que el valor del salón, el DJ y el encargado de fotos y videos, no cambia.

Cómo funcionan las fiestas de 15 y casamientos "llave en mano"

Otra alternativa a la hora de planear una fiesta es la posibilidad de elegir la opción denominada "llave en mano". Así lo explicó Federico Almada, de Jano’s Eventos: "Nosotros, como empresa, congelamos los precios. Y tenemos planes de financiación: en el momento en que se contrata el evento, se determina la fecha en la que se realizará y el valor con las cuotas, que tienen una pequeña indexación incluida. En realidad, hay un precio financiado, con cuotas fijas, y un precio en efectivo".

"Nosotros ofrecemos paquete entero, que es una de las claves de nuestro éxito. Es un formato ‘llave en mano’, solamente tenés que vestirte y venir a la fiesta. El salón, el catering, la técnica, la musicalización, la fotografía, el cotillón y la ambientación, todo está incluido", detalló Almada.

En tanto, al referirse al presupuesto que se debe tener en cuenta para contratar este tipo de servicios, remarcó: "Tenemos 40 salones y estamos por abrir cinco más. La realidad es que tenemos opciones para todos los precios. Es decir, tenemos salones que llamamos de una estrella, hasta cinco estrellas. Las fiestas pueden arrancar desde $1.000.000 para 100 personas, un cubierto muy barato; hasta fiestas de $5.000.000, dependiendo de lo que se le quiera agregar al evento. Pero siempre con el servicio completo, aún la más barata, tiene todo incluido".

En ese contexto, Almada destacó que, en las fiestas más caras, la diferencia radica sobre todo en la categoría del salón: "El servicio es el mismo, pero hay salones que denominamos 5 estrellas, como por ejemplo uno que tenemos en el hipódromo de San Isidro o sobre autopistas. Influye el predio, la cantidad de metros cuadrados y que son más lujosos, por decirlo de alguna manera".

Es un escenario de elevada inflación como el actual, planificar los gastos de fiestas como un cumpleaños de 15 o un casamiento puede convertirse en una misión imposible. De todas formas, tal como reconocen los expertos, existen distintas alternativas para poder cumplir el sueño de llevarlas a cabo.