"Están hartos de lo digital". Así definió la situación de sus colegas la responsable de comunicación interna de una de las principales aseguradoras de Ecuador, en una mesa de trabajo que realizamos hace poco tiempo junto con otras 10 empresas de Latinoamérica. Es el estrés digital, la otra pandemia que todavía no logramos domar y sigue en ascenso.

Los medios internacionales ya hablan de la problemática. La pandemia de Covid-19 provocó que esta cifra avance, y la gente pase más tiempo en reuniones más cortas y fragmentadas, con duplicación de tiempos de llamadas de voz y vídeo o contestando mensajes desde el celular. 

Además de la digitalización casi completa de nuestro día a día, también el estrés digital tiene base en la dispersión de herramientas de comunicación y gestión que utilizamos en nuestra jornada de trabajo.

En un día de trabajo, según el estudio Anatomy of Work 2021, de Asana, sobre 13 mil colaboradores de todo el mundo, confirma que usamos más de 10 aplicaciones entre las que hacemos "switch" unas 25 veces al día. Esto tiene fuerte impacto en la comprensión de los mensajes corporativos y, también, en la salud mental de los colaboradores.

¿Cómo contrarrestar el estrés digital?

Ante todo es clave trabajar sobre la experiencia digital de los y las colaboradoras para lograr que su interacción con las plataformas de trabajo sea dentro de un ecosistema digital que ayude a generar un entorno ágil pero humano. Pero, ¿cómo? A continuación, seis consejos para lograrlo.

Curar la cantidad de aplicaciones que se utilizan ayuda a disminuir el estrés digital

1. Analizar tus plataformas digitales

Lo primero es realizar un diagnóstico cuali/cuanti sobre las plataformas que utilizamos y entender cuáles funcionan bien y cuáles no. También identificar si necesitamos incorporar o desechar herramientas.

2. Generar un ecosistema digital

Una vez que decidimos cuáles plataformas vamos a utilizar necesitamos crear un ecosistema digital: esto es posicionar cada herramienta en el lugar que corresponda.

Es difícil (sino imposible) encontrar herramientas que solucionen todas las necesidades de los colaboradores. Por eso, es importante entender cuál es la fortaleza de cada herramienta y darle el lugar que corresponda.

Establecer acuerdos para el trabajo en equipo contribuye a combatir el estrés digital

3. Definir una estrategia de adopción

De nada sirve tener las herramientas sino trabajamos en la adopción cultural. Es clave tener, primero, una estrategia de implementación y adopción: activar una plataforma no va a hacer que la gente la use.

Tenemos que definir un paso a paso para evangelizar a todos nuestros públicos y explicar bien el foco de cada herramienta dentro del ecosistema digital. Esto es una maratón, no una carrera de 100 metros. Lleva tiempo, sangre, sudor y lágrimas.

4. SSOT (Single Source of Truth)

¿Cuál es la presentación válida? ¿Dónde está la documentación? ¿Esta es la última política? Crear una experiencia digital sólida implica que podamos generar una fuente única de verdad (SSOT) que ayude a los colaboradores a encontrar información de calidad de una manera más rápida. Un espacio dentro del ecosistema, de fácil acceso, donde esté la información más importante al alcance de todos.

5. Establecer acuerdos de convivencia digital

"Hace 20 minutos te mandé un mensajito y no me respondiste"; "te llamé y no atendiste"; "agendemos otra reunión".

La esquizofrenia digital empobrece la experiencia del colaborador

Para alinear expectativas y evitar fricciones es importante definir una política con acuerdos básicos sobre cómo usar los canales digitales. Horarios de trabajo; tiempos de respuesta esperados; uso del estado no disponible; cuándo una reunión, cuándo un llamado, cuándo un correo.

6. Armar una estrategia de conversación

Las áreas de Comunicación deberían dejar de llamarse así, para incorporar el nuevo rol que les toca: tienen que dejar de emitir comunicados y empezar a facilitar espacios de conversación. Y curar/destacar los contenidos más estratégicos alineados con el foco del negocio. Abrir el juego a que aparezcan nuevas voces y que la comunicación deje de ser unilateral.

Trabajar de manera estratégica sobre la experiencia digital del colaborador va a permitir generar espacios para que la colaboración fluya dentro de la organización híbrida. Y es la manera en que la cultura va a poder desarrollarse de manera sana.

Es el mejor aporte que podemos hacer desde las áreas de Conversación, Recursos Humanos o IT a los colaboradores para evitar la esquizofrenia digital. Y que así podamos hacer frente a la otra pandemia.

*Julián Iturrería, jefe de Digital Engagement en BW Comunicación Interna