Herramientas clave que potencian el teletrabajo

Hace más de cinco meses que las pantallas se volvieron el "lugar" desde donde teletrabajamos, pero ¿qué herramientas tenemos para sentirnos cómodos en esta nueva modalidad a distancia?

Si bien una parte de la sociedad aún concurre a los lugares de trabajo, en rubros como el de la producción alimenticia o quienes trabajan en instituciones de salud, la mayoría se encontró en estos últimos meses con un nuevo formato de teletrabajo permanente, al que muchas empresas ya estaban migrando, pero con una presencia flexible y nuevas formas de organización.

Fue necesario encontrar no solo nuevas tecnologías para mantener a los equipos de teletrabajadores comunicados sino también nuevas dinámicas, ahora que las tareas laborales se llevan a cabo de manera más independiente y asincrónica.

El teletrabajo se llevó muy bien siempre con la organización por proyectos típica de los equipos ágiles, y las herramientas que ellos utilizan y sus formas de gestionar las labores ofrecen una pista sobre de qué maneras podemos potenciar el teletrabajo.

Por ejemplo, una de las bases que permite el teletrabajo es que gran parte de ellos no se miden por horas trabajadas sino por objetivos cumplidos. Sin embargo, llevar un registro de la cantidad de horas que trabajamos es saludable, tanto física como mentalmente.

Ante las distintas problemáticas que surgen con el teletrabajo, también hay diferentes tecnologías que aparecen para ayudarnos a solucionarlas.

Teletrabajo y reuniones online

Con el teletrabajo, las videollamadas se convirtieron en la sala de reuniones virtual

Con el teletrabajo extendido al menos a todas las áreas de back office de las empresas de los más diversos rubros, las aplicaciones de videollamada pasaron a ser la sala de reuniones en muchísimas empresas.

La cantidad de encuentros digitales se incrementaron en pandemia (aunque no solo por el teletrabajo, sino por ser la manera más segura de juntarse con amigos y familiares) y eso puede traer cierto estrés y agotamiento. Pero a no desesperarse, hay algunos trucos y estrategias para impedir que eso ocurra.

Así y todo las herramientas de videollamada fueron la estrella del teletrabajo. Zoom fue la que más se popularizó: pasó de ser usada por unos 10 millones de usuarios al día a tener 300 millones en una jornada cualquiera durante el aislamiento. Las acciones de la empresa se dispararon por los cielos cuando terminó el primer trimestre del año, con unos 265.000 clientes corporativos, el cuádruple del año anterior.

Sin dudas poder manejar Zoom hoy es requisito para cualquier persona que teletrabaja, pero también hubo otras plataformas que salieron a hacerle competencia y que en muchos casos potencian la comunicación.

Pocos conocen que durante la pandemia nada menos que WhatsApp incorporó una herramienta para videollamadas de grupos titulada Messenger Rooms. Es una alternativa a la aplicación incorporada desde su casa matriz, Facebook Inc. Se puede utilizar en la app de mensajería así como en su versión de escritorio.

Y Google también lanzó en los últimos meses su producto Google Meet, destinado a que sus millones de usuarios de correo electrónico puedan comunicarse no solo vía "hangouts" sino también en grupo por videollamada gratuita. La ventaja en ese caso es que también podés programar el encuentro virtual en Google Calendar e invitar desde allí a los participantes del equipo.

Incluso la herramienta de teletrabajo Microsoft Teams potenció su plataforma de videollamadas con nuevas funciones. Ahora es posible unir a todos los participantes en una videollamada en una especie de sala virtual gracias al "Mode Together". Este modo hace las reuniones más interactivas, ya que ayuda a las personas a enfocarse en la cara y en el lenguaje corporal, de esta manera permite captar las señales no verbales que son tan importantes para la interacción humana. Es ideal para los encuentros virtuales en los que hablarán muchas personas.

Se incorporaron también mejoras en las formas de compartir pantalla, las burbujas de chat, feedback y transcripciones en tiempo real y la posibilidad de incluir hasta mil personas en una transmisión, entre otras nuevas funciones.

Plataformas de teletrabajo en equipo

Workplace de Facebook, Microsoft Teams, G Suite de Google son algunas de las plataformas de teletrabajo en equipo más usadas

Es comprensible que durante la contingencia muchos equipos que antes se reunían en un mismo espacio físico y no utilizaban software para el trabajo, adoptaran algunas de las plataformas disponibles cuando se vieron insertas en esta "versión de emergencia" del teletrabajo.

Microsoft Teams es una de las más utilizadas y la empresa fundada por Bill Gates se ocupó de lanzar decenas de actualizaciones y mejoras en los últimos meses.

Por ejemplo, la aplicación de Tareas en Microsoft Teams ahora ofrece una nueva vista unificada de las tareas en Microsoft To Do, Planner y Outlook. Las listas inteligentes como "Asignado a mí" unifican las tareas de los diferentes planes compartidos, ya sea que utilicen un dispositivo de escritorio, web o móvil.

Otra de las más conocidas es Workplace, la versión laboral de Facebook, que durante el aislamiento anunció que tiene ya más de 2 millones de usuarios pagos en la plataforma. Entre ellos a empleados de más de 150 compañías con más de 10.000 personas, pero no se incluye a los usuarios del nivel gratuito de Workplace, ni a clientes educativos o de ONG en su programa Workplace for Good.

Hubo otras compañías que potenciaron durante esta etapa sus soluciones pagas de software para equipos que teletrabajan. Zoho Corporation, por ejemplo, que ofrece todo un conjunto de aplicaciones de software empresarial, anunció un enorme aumento en la adopción de Zoho Workplace, su plataforma de aplicaciones de colaboración que ahora es usada por 15 millones de usuarios en todo el mundo. Así mismo, reportó un incremento de más de 1.000% en el uso de algunas herramientas.

Más del 25 por ciento de los nuevos usuarios de Zoho Workplace decidió reemplazar a las plataformas de Google y Microsoft. A estos se unieron usuarios de Zoom, Dropbox o Slack. Desde la empresa aseguran que "Zoho Workplace es un espacio de trabajo en línea que permite a los usuarios teletrabajar juntos de manera intuitiva y segura, cumplir, colaborar y lograr objetivos en un contexto."

También en julio Google Cloud anunció que integró todas las herramientas de su famoso G Suite en un espacio de trabajo que reúne de manera inteligente herramientas de colaboración básicas como video, chat, correo electrónico, archivos y tareas, para ayudar a los usuarios a aprovechar al máximo su tiempo de teletrabajo. Este espacio permite que Gmail, Google Chat y Google Meet operen de manera integrada a través de funciones de colaboración mejoradas, navegación fluida y búsqueda.

Entre las mejoras aplicadas a este espacio en la nube, se destaca también que Google integró la posibilidad de interactuar desde ese mismo espacio con productos de otras empresas que también son muy utilizados para el teletrabajo, como Salesforce y Trello.

Teletrabajo: gestión de proyectos

Trello es una de las aplicaciones de mensajería y colaboración más usadas para el teletrabajo

Otro de los problemas que surgen durante la etapa de teletrabajo es el desorden. Estamos en casa y así como en la oficina podíamos conversar con nuestros equipos personalmente, ahora debemos mantener el seguimiento de todos los temas de forma virtual.

En este sentido, es importante seguir un orden, guardar los archivos donde corresponde y estar sintonizados con quienes trabajamos.

También se vuelve más compleja la asignación de tareas y objetivos, así como el seguimiento de proyectos realizados en equipo. Aquí es donde muchas empresas que recién se inician en el teletrabajo pueden aprender mucho de las formas de organización de los equipos ágiles y de las herramientas que ellos utilizan.

Una de las más populares es Slack, un software que permite diseñar canales diferenciados de comunicación por equipos o proyectos, para comunicar a todos los que participan, así sean miembros de un equipo teletrabajando o colaboradores puntuales. Reemplaza a las largas cadenas de correos electrónicos de una manera más ágil y visual, y permite también compartir archivos.

Trello es otra aplicación que facilita el teletrabajo colaborativo mediante el uso de tarjetas, listas y tableros. Permite al usuario organizar y priorizar los proyectos según su importancia. Además, también da la posibilidad de añadir comentarios, adjuntar archivos, poner fechas de vencimiento, y muchos más detalles que te ayudarán a profundizar y a ser más productivo.

La aplicación divide su actividad en una serie de tableros. Dentro de cada tablero, crea una serie de listas. Y dentro de cada lista, agrega cualquier cantidad de tarjetas: elementos individuales que contienen texto, fotos, archivos, etc. Por eso sirve también para realizar el seguimiento del progreso de proyectos complejos. Se puede etiquetar y codificar las tarjetas con códigos de colores y asignar fechas de vencimiento, y usted, y cualquier otra persona que invite, puede comentar las tarjetas para agregar pensamientos y actualizaciones.

Otros sistemas, como Monday, permiten optimizar la gestión de proyectos, organizando, priorizando y distribuyendo tareas para aumentar la productividad y la calidad de los resultados. Al mismo tiempo, mejora los vínculos entre el equipo mediante plataformas de trabajo online, chats y otras formas de interacción.

Arsana y DaPulso son otras dos herramientas digitales de gestión de proyectos que muchos equipos de teletrabajadores ya están utilizando.

Teletrabajo y gestión del tiempo

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