Management

¿Cómo deben usarse los apoyos visuales en las presentaciones públicas?

12-09-2012 En esta nota, Norberto Malatesta, profesor de Oratoria en el Programa Ejecutivo de la Graduate School of Business de la Universidad de Palermo, describe las distintas herramientas recomendables para captar la atención de un auditorio y asegura que el orador debe ser el centro de una conferencia
Por Norberto Malatesta, profesor de Oratoria en el Programa Ejecutivo de la Graduate School of Business
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En la era mediática y tecnológica que nos toca vivir, no se concibe un orador hablándole a la audiencia sin apoyos visuales. No solo hacen más entretenida la presentación, sino que ayudan a que el público entienda más y mejor los argumentos expuestos por el disertante.

Un conocido estudio muy divulgado en el medio empresarial, sostiene que las personas retienen sólo un 10% de lo que oyen durante la conferencia, alrededor de un 20% de lo que ven, pero un 50% de lo que oyen y ven y escuchan al mismo tiempo.

Claro que no es cuestión de usar los apoyos visuales porque sí. Hay que emplearlos bien, en el momento apropiado y no abusar de ellos. Sólo se deben ilustrar los puntos clave de la conferencia.

Una regla de oro es entender que los apoyos visuales son precisamente eso, un apoyo del orador, pero nunca un reemplazo de él.

El uso de las diapositivas
¿Cuántas diapositivas se deben pasar por minuto? Hay distintas opiniones al respecto.

Están los que dicen que se debe pasar emplear una diapositiva por minuto, con lo cual si la disertación dura 40 minutos se deberían usar alrededor de 40 diapositivas. Y también están los defensores de la "regla del 7": No más de 7 líneas de texto por diapositivas, no más de 7 palabras por línea y no más de 7 diapositivas cada 20 minutos.

Pero las reglas nunca deben convertirse en límites cuando hay que contar una historia. Sirven como guía, de modo que permítase romper las reglas con inteligencia, y si tiene que pasar más de 20 diapositivas en 20 minutos, hágalo.

Algo muy importante en el armado de las diapositivas es la tipografía a emplear. Hay que elegir una familia de tipografía clara y un cuerpo no menor a 32, cosa para que se pueda leer sin dificultad desde el fondo de la sala. Jamás prepare sus diapositivas solo en letra mayúscula porque le creará una dificultad de lectura al auditorio.

La regla de oro es tipografía clara, grande y el texto en mayúscula y minúscula. Y si no pregúntese por qué será que los titulares de los diarios nunca están escritos solo en mayúsculas.

No abuse de los colores ni de las animaciones. La tecnología moderna suele ser una trampa para "caer en la tentación" de utilizar muchos colores y efectos, pero con eso lo único que se logra es cansar y confundir a la audiencia, y bajo ningún punto de vista habrá que permitir que ocurra tal cosa.

También suele ocurrir muy frecuentemente que en el momento de comenzar a hablar el expositor se apagan todas las luces de la sala, entonces sucede lo que no debe pasar nunca: a partir de ese momento el Power Point es el centro de la presentación.

El orador nunca debe quedarse a oscuras. Si las luces de la sala no se pueden manejar por sectores la otra alternativa es bajar la intensidad lumínica en toda la sala por igual al nivel de que no perjudique a la proyección. Pero nunca apagar todo por completo, porque el mejor audiovisual de una conferencia es el orador.

Herramientas visuales recomendables
Hay una gran variedad de apoyos visuales que el orador puede utilizar durante su exposición. ¿Cuál es el más recomendable?, eso dependerá del tipo de exposición y del objetivo que se persigue. A continuación, algunos ejemplos:

Proyección digital: como apoyo visual para el orador la proyección digital es la que ofrece más opciones y es sin duda la más recomendable.

Permite que la gente concentre su atención en algo distinto a la voz y que por medio de gráficos, dibujos y esquemas didácticos, claros y bien hechos, logre un mayor entendimiento de lo que se está exponiendo.

Vídeos: si bien son parte de la proyección audiovisual, merecen un párrafo aparte.

Sin duda que constituyen una importante ayuda para comunicar con mayor eficacia el mensaje, pero algo que no siempre es tenido en cuenta por los oradores son los tres requisitos básicos que debe reunir un vídeo para ser proyectado durante una conferencia: que la imagen sea nítida, que el audio sea claro y que la duración no sobrepase los tres minutos.

Si no reúne alguna de esas condiciones lo recomendable es que no se proyecte porque le restará puntos a la exposición.

Material impreso: siempre es aconsejable apoyar la disertación con material impreso que resuma los principales puntos expuestos por el orador.

En el caso de que se trate, por ejemplo, del lanzamiento de un producto, la inauguración de una planta industrial, la presentación en sociedad de un nuevo ejecutivo de la compañía, o una conferencia pronunciada por una personalidad importante, siempre es bueno acompañar el material impreso con fotografías.

Pero cuidado con este punto. Si bien algunos autores aconsejan la entrega previa del material impreso, no comparto ese criterio.

Y lo digo con el fundamento de asistir permanentemente a conferencias donde puedo observar que muchos de los presentes una vez que tienen en sus manos la síntesis de lo que dirá el orador, en el mejor de los casos se distraen leyendo lo que se les ha entregado o mirando las fotos mientras el orador expone. Y, en el peor, dan media vuelta y se van con la información sin escuchar al orador.

Rotafolio
: se trata de un viejo recurso que siempre es bueno tener a mano, pero hay que saber cuándo y cómo usarlo. Es una excelente herramienta si el objetivo de la presentación es recabar la opinión de los asistentes para luego trabajar con ese material, lo que técnicamente se conoce como reunión de brainstorming.

Pizarra: suelen ser muy útiles para reforzar una idea, un concepto o una imagen de algo que surge en el mismo momento de la presentación. Pero no mucho más que eso. Muy importante: escribir con letras grandes y claras, para que todos en la sala puedan ver de qué se trata.

El centro de la conferencia: el orador
Qué duda cabe de que los apoyos visuales son fundamentales en el éxito de una presentación en público como complemento para transmitir con mayor eficacia un mensaje.

El concepto tan repetido de que "una buena imagen vale más que 1.000 palabras" sigue vigente. Pero nunca hay que olvidar que el centro de la conferencia es el orador.

Como bien dice George Lucas, el director de la película La Guerra de las Galaxias, "Los apoyos visuales son herramientas que te ayudan a contar una historia. Pero un apoyo visual sin una historia detrás resulta sumamente aburrido".

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