Muchas empresas cuentan con proyectos claros, tareas delimitadas y buenos empleados, pero así y todo, en varias oportunidades no logran alcanzar el máximo exponencial o sufren pérdidas.

Un enemigo silencioso e imperceptible es, muchas veces, el causante de estos males: la desorganización.

Para poder combatirlo muchas empresas aplican una herramienta de origen japonés que se titula 5S.

Esta metodología fue creada por Hiroyuki Hirano en Japón y se empezó a aplicar en todo el mundo, tanto para una oficina como para una planta, una clínica y hasta una casa.

El nombre de la herramienta se debe a las iniciales de las etapas en japonés y facilita organizar, ordenar y limpiar el lugar de trabajo y mantenerlo en el tiempo.

Esto se logra a través de un cambio cultural, con el objetivo de ahorrar costos, identificar los desperfectos rápidamente y fomentar la autodisciplina de los empleados, reduciendo los errores y demoras hasta en un 50%, según aseguran en la consultora Biztorming, experta en la aplización de esta metodología. 

Luciana Paulise, fundadora y directora de esta firma especializada en optimización de recursos de empresas, asegura que "el principal problema que tienen todas las Pymes, emprendimientos y startups es la desorganización y el caos generalizado. Las grandes empresas no son ajenas tampoco".

Como primer paso, la directiva propone responder unas simples preguntas para evaluar el estado de la organización:

● ¿Existen en el ambiente elementos en desuso, rotos o desactualizados?

● ¿Se complica encontrar archivos o documentos?

● ¿Cada empleado tiene su propia metodología de trabajo?

Si alguna de estas preguntas tuvo una respuesta afirmativa, probablemente hay costos que podrían evitarse.

Paulise explicó los pasos de los que está compuesta la herramienta 5S:

1. "Seiri" (seleccionar)

Hay elementos que se usan constantemente y otros que sólo se usan en circunstancias especiales o esporádicamente.

Hay que identificar las cosas que son necesarias y eliminar las que no lo son. Por ejemplo, los documentos de los últimos dos meses pueden ubicarse en un cajón del escritorio, mientras los de más de un año, en armarios compartidos o en un depósito externo.

Los objetos, herramientas y máquinas vencidos, obsoletos o en mal estado deben separarse del lugar de trabajo para que no ocupen lugar o generen desorden innecesario.

2. "Seiton" (ordenar)

El segundo paso consiste en organizar los elementos considerados como necesarios de manera que se encuentren con facilidad.

Su ubicación debe estar identificada para que cualquiera pueda encontrarlos, y se note a simple vista cuando no están en su lugar. Todo debe poder encontrarse en menos de 30 segundos.

3. "Seiso" (limpiar)

El tercer paso implica limpiar e inspeccionar el entorno para identificar los defectos y eliminarlos.

Asumir la limpieza como parte del trabajo diario, eliminar los generadores de suciedad (como las cajas en el piso o los rincones abarrotados de papeles) y conservar los elementos de trabajo en condiciones óptimas.

4. "Seiketsu" (estandarizar)

El cuarto paso consiste en sistematizar los pasos anteriores. Implica definir un método, colocarlo a la vista de los empleados y seguirlo para mantener el orden y optimizar el tiempo dedicado a ello.

5. "Shitsuke" (autodisciplina)

Para esto es necesario convertir en hábito los pasos anteriores. Depende de la autodisciplina de cada empleado para poder cumplirlos, y de la constancia de los líderes en ayudar a implantarlo.

Se pueden colocar luces o alarmas para detectar fallos, carteles que indiquen niveles, tapas transparentes para ver el interior de las máquinas.

Los controles y auditorías del cumplimiento de las tareas, procedimientos definidos y los horarios permiten sostener 5S en el tiempo.

Es conveniente que se hagan auditorías periódicas, sobre todo durante los primeros meses de implementación. La base de la disciplina es el respeto: por las reglas definidas, por los compañeros y por uno mismo.

En Argentina, Paulise ya están implementando esta herramienta en empresas tan diversas como Coca-Cola, y Club de Amigos, con el objetivo de ahorrar costos y eliminar actividades que no agregan valor, entre otras cosas.