5 preguntas clave esenciales para organizar tu tiempo: modelos, tutoriales y atajos de productividad

Todos tenemos días de veinticuatro horas. Sin embargo, ¿por qué nos parece que hay gente de días de cuarenta y ocho, que les rinden mucho más? Por su preciso sistema de gestión del tiempo y de las prioridades.

En este artículo conocerás las principales estrategias, alertas y recursos para tener en cuenta, si lo que quieres es organizar y elevar tu trabajo y vida en forma más inteligente.

Lo formularé en forma de preguntas, para responder cada punto en detalle, abarcando lo principal que, considero, necesitas saber para encarar este proceso con eficacia:

1 ¿Cuáles son algunas estrategias clave para gestionar eficazmente el tiempo y el desempeño en el entorno laboral?

No existe una sola estrategia, sino una combinación de tácticas que, en el tiempo producen el resultado de poder mejorar en la administración del tiempo y aumento del desempeño.

Una estrategia fundamental es la priorización de tareas basada en su urgencia e importancia. Si la persona no planifica, y además, no sabe cómo establecer prioridades, posiblemente estará con sus días completos de tareas que le consumen energía, dinero y recursos, y que, igualmente, no llega a completar.

En el caso de priorizar, recomiendo utilizar la matriz de Eisenhower para esto, que es un cuadrante donde se establece qué es Urgente (Delegar a otros) y No Urgente (Eliminar), e Importante (hacer de inmediato) /No Importante (Planificar para otro momento, etc.).

Con la matriz de Eisenhower se aprende a distinguir lo urgente de lo importante

Una versión simplificada que recomiendo es tener a mano una imagen de un semáforo, y, ante la duda, qué de esto que estoy gestionando es rojo (quiere decir que sí o sí hay que encararlo); qué es Amarillo (puedo planificarlo) y qué es verde (puede esperar o colocarlo en el calendario para más adelante).

También es clave establecer objetivos claros y realistas a corto y largo plazo, y desglosarlos en tareas más pequeñas y manejables. Este proceso de mini-metas hace que la mente subconsciente (que es donde se generan las emociones y sentimientos) tenga más disposición positiva a encarar las tareas, porque son pasos tan mínimos hacia el gran objetivo final, que no hará falta procrastinarlos.

Un aspecto esencial es tener una planificación semanal y diaria es esencial: dedicar unos minutos al inicio y al final de cada día para revisar y ajustar los planes puede marcar una gran diferencia. Por último, es vital aprender a delegar tareas cuando sea posible y a decir "no" a compromisos que no alineen con nuestros objetivos principales.

2. ¿Qué papel juegan las herramientas y tecnologías en la gestión eficaz del tiempo en el trabajo?

Las herramientas tecnológicas son aliadas fundamentales en la gestión del tiempo. Aplicaciones de calendario, listas de tareas, y herramientas de gestión de proyectos, como Asana o Trello, y los Calendarios de cualquier tipo, permiten organizar el trabajo de manera eficiente, establecer recordatorios, y facilitar la colaboración en equipo.

Además, tecnologías como la automatización de tareas repetitivas pueden liberar tiempo valioso que se puede invertir en actividades de mayor valor.

Pero cuidado: hay personas que no tan fácilmente se amigan con las apps, y prefieren seguir con sistemas de listas, agenda en papel, y todo esto no es necesario eliminarlo si no se desea. Y no es sólo un tema generacional: conozco muchas personas jóvenes que, pese a ser nativos digitales, prefieren anotar en papel y guiarse, como co-piloto, con la tecnología.

Aplicaciones y tecnología de IA para organizarse pueden multiplica la productividad

Hablando de co-piloto, la Inteligencia Artificial de Lenguaje Generativo (GPT) puede ahorrar y hacer más eficientes procesos mecánicos y reiterativos, como combinar documentos de todo tipo, extraer algunas conclusiones de un Powerpoint, tener un abanico de ideas para evaluar sobre un título o estructura de un informe, o traducir textos a gran velocidad, por ejemplo.

Siempre hay que recordar que deben revisarse a fondo todo lo que entregue cualquier IA, puesto que es una tecnología en desarrollo.

3. ¿Cómo promueve un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal al gestionar el tiempo de manera efectiva?

Estamos en un tiempo vertiginoso donde se vuelve esencial tomar consciencia de los efectos para la salud mental y emocional, si no frenamos a tiempo. El padecimiento creciente de patologías de salud mental, como el Síndrome de Burnout (del quemado) o la distimia (un tipo de depresión leve que permite a la persona seguir activa, aunque sin ganas y con desinterés por lo que antes le entusiasmaba), afectan hoy a más de 50% de la población.

Para promover un equilibrio saludable, es crucial establecer límites claros entre el trabajo y la vida personal. Esto incluye definir horarios de trabajo específicos y respetarlos, así como planificar y priorizar momentos de descanso y actividades recreativas o familiares.

En las empresas, es fundamental fomentar una cultura de respeto por el tiempo personal en el entorno laboral. Muchas compañías están implementando programas de trabajo híbridos (presencial y virtual), flexibilidad horaria y la posibilidad de teletrabajar pueden contribuir significativamente a este equilibrio.

Aunque el teletrabajo en muchos casos, se ha estudiado que aísla a las personas y que quienes lideran aún no están totalmente preparados para hacerlo a distancia: es una asignatura pendiente en el proceso adaptativo y de transformación de este tiempo.

Las empresa también deben aprender a gestionar el tiempo personal de los empleados

Los ‘anabólicos’ de bienestar que ofrecen algunas empresas (almuerzo saludable, frutas a disposición, livings para trabajar y descansar, parece que no alcanzan, porque, de todos modos, la híper conexión tecnológica es abrumadora. En este punto, sería conveniente implementar:

1) Un horario de desconexión de los temas laborales.

2) Utilizar un bloqueador de apps en horarios fuera del trabajo

3) Tener el celular silenciado, y sin notificaciones actividades -excepto las imprescindibles

4) Poner el celular con la pantalla boca abajo o dejarlo fuera de las salas de reuniones, con el fin de no estar permanentemente siendo interrumpidos por las notificaciones.

4. ¿Cuáles son algunos hábitos diarios que pueden ayudar a mejorar la gestión del tiempo a largo plazo?

Para lograr ser más eficaces en la gestión del tiempo, hay que pensar en el concepto de trabajo inteligente.

Algunos hábitos diarios que recomiendo incluyen la revisión matutina de las tareas del día, estableciendo prioridades claras; la técnica Pomodoro para mantener la concentración en tareas específicas mediante intervalos de trabajo y descanso; y la práctica de la reflexión al final del día para evaluar lo logrado y planificar el siguiente.

Incluir un breve ejercicio de agradecimiento por todo lo positivo (y no tan positivo del día) también ayuda a enfocar la mentalidad de una manera optimista/realista.

Daniel Colombo, facilitador y máster coach especializado en CEO y Alta Gerencia

Otro aspecto que usualmente no se tiene en cuenta, y que produce un efecto tranquilizador, es mantener un espacio de trabajo ordenado y limitar las distracciones, como las notificaciones de dispositivos móviles, también ayuda a mejorar la productividad. El Budismo dice que "como es afuera es adentro"; esto significa que si por afuera tu lugar de trabajo es un caos, por dentro se refleja ese caos, restándote energía y enfoque para lo que tengas que hacer.

5 ¿Cómo puede un equipo colaborar de manera efectiva para gestionar el tiempo y alcanzar sus objetivos comunes?

Para gestionar el tiempo y alcanzar objetivos comunes de manera efectiva en equipo, es clave la comunicación clara y abierta.

Quién lidera (pese a que subsisten en Latinoamérica un alto porcentaje de jefes a vieja usanza), necesita, en conjunto, establecer objetivos comunes, claros y alcanzables, junto con roles y responsabilidades definidos, esto permitirá a cada miembro del equipo trabajar de manera más orientada y eficiente. También el uso compartido de herramientas de gestión de proyectos facilita la coordinación y el seguimiento del progreso.

Además, fomentar un ambiente de apoyo mutuo y feedback continuo contribuye a una mejora constante y al logro de los objetivos de manera más ágil y coordinada.

Siguiendo estos pasos, progresivamente y con constancia, observarás cómo tu agenda parece que rinde más que veinticuatro horas; sentirás menos presión y vértigo en las tareas cotidianas, y recobrarás el tan saludable equilibrio entre la vida personal y profesional.

*Daniel Colombo es facilitador y Máster Coach Ejecutivo especializado en alta gerencia, profesionales y equipos; mentor y comunicador profesional; conferencista internacional; autor de 32 libros. LinkedIn Top Voice América Latina. Coach profesional certificado por ICF en su máximo nivel, Coach certificado, Miembro y Mentor en Maxwell Leadership, el equipo de John Maxwell.