Si usted aún no recibió la invitación a la fiesta de fin de año de la compañía en la que trabaja, no desespere. Seguramente, en los próximos días le estará llegando.

Durante las dos últimas hojas que le quedan al calendario, los agasajos que las empresas arman para sus empleados se convirtieron en un "clásico", un momento de distención y diversión que, para muchos, incluso es un "derecho adquirido".

Ante la consulta de iProfesional.com, desde la Asociación de Organizadores de Fiestas y Reuniones Empresariales (Aofrep) aseguran que "es alto el nivel de reservas" pero advierten: "Aún hay muchos eventos a confirmar que, seguramente van a cerrarse en las próximas semanas".

En el sector vinculan este retraso a las medidas oficiales de controles sobre la compra de dólares. Según dicen, "está impactando, volviendo más lentas las decisiones."

"Si bien la fiesta de fin de año la resuelve el área de Recursos Humanos, tiene que tener el visto bueno del gerente general. Y, a veces, no se lo pueden plantear porque, como en este caso, los número uno están con otros problemas", explican.

Así y todo, los dueños de las Pyme organizadoras de eventos confían en que "finalmente todas las fiestas se van a terminar haciendo."

"Quizá los eventos sean más austeros que lo previsto, no que el año pasado. Esta última medida que tomó el Gobierno bajó el glamour, muchas compañías nos piden bajarle el perfil a la celebración. Además, hay varias con problemas sindicales. Y en este agasajo en particular se juegan muchas cosas", destaca Marcelo Gordín, presidente de la Aofrep y director de la firma Énfasis Motivation.

En diálogo con iProfesional.com, el vocero de la Asociación explica que "la fiesta es un canal de comunicación bidireccional, de la empresa a la gente y al revés, por lo que las compañías cuidan mucho el mensaje que dan. La organicen o no, están comunicando. Y el no hacerla también es un mensaje fuerte."

"Además -continúa- para los empleados ya es un derecho adquirido". En su opinión, "ellos necesitan escuchar de sus directores un mensaje, que tenga integridad, que sea coherente entre lo que la empresa dice, piensa y hace."

El almanaque viene complicado

Este año, las gerencias de RRHH que ya emprendieron la organización tuvieron en cuenta el "apretado" almanaque de diciembre -se descarta el 8 y 9, que es feriado "puente", y los viernes 23 y 30 por su cercanía a Navidad y fin de año- y muchas optaron por anticipar las celebraciones a la segunda quincena de noviembre, que también viene con un receso, el lunes 28.

"Ya estamos recibiendo pedidos de las empresas para planificar sus eventos. Tenemos muchas reservas confirmadas, sobre todo de organizaciones de más de 500 empleados que nos dicen que primero quieren cerrar el lugar, para garantizarse un buen salón, y luego ver en detalle qué hacer", asegura Diego Feldberg, director de la firma de eventos corporativos Dafing Group.

Por un lado, las compañías tienen motivos para festejar: los objetivos fijados se cumplieron y en muchos casos, incluso, se superaron.

Por otro, ninguna quiere pederse la oportunidad para agasajar y -sobre todo- motivar a sus empleados.

Motivar, ante todo
"La celebración de fin de año es una de las pocas ocasiones donde confluyen todos los miembros de la empresa en un mismo momento y lugar, con un presidente o gerente general que está ahí para decirle algo al personal. Se trata de una gran oportunidad, de un momento clave para transmitir un fuerte mensaje motivacional", asegura Gordin desde Énfasis.

Para Sergio Ventura, director de la división Meetings & Events de MCI Group, las fiestas de fin de año son "el" espacio de encuentro que tienen las organizaciones, en el que las jerarquías no están marcadas y donde todos se reúnen para divertirse y festejar los logros.

En paralelo, se trata de "linkear" los valores de la compañía con los de los empleados, enfatiza Ventura.

En su opinión, este clásico evento contribuye a mejorar los planos de comunicación de la compañía porque, al generar un espacio de reconocimiento, el empleado se siente mucho mejor y, además, al estar todos juntos, con un objetivo en común que es divertirse y pasarla bien, se fomenta la camaradería y el trabajo en equipo.

Con esta afirmación coincide Feldberg: "Es el momento donde cada uno de los sectores de la compañía debe ser tenido en cuenta, para generar una propuesta en la cual todos se vean reflejados y disfruten una celebración hecha a su medida".

A su vez, resalta Gordin, es una herramienta que sirve para cerrar, reforzar y experimentar todos los conceptos clave desarrollados durante el ciclo.

"Para capitalizar este tipo de eventos -continúa- es importante darle una identidad, realizar una comunicación y convocatoria previa con formatos originales para que la gente asista, ya que cómo no es obligatorio asistir, si la gente no va, también es un mensaje al cual hay que prestarle atención."

"Fiestas 2.0", las estrellas del 2011

Al igual que sucedió en 2010, las fiestas "temáticas" estarán a la orden del día.

Con este tipo de agasajo, se busca unificar las distintas franjas de edades, así como generar ambientes descontracturados que propicien el intercambio entre los empleados.

El tema elegido se puede reflejar en diferentes detalles que funcionan como leit motiv para la organización del evento, por ejemplo, haciendo foco específico en alguna década en especial a partir del cual se plantea la ambientación, las invitaciones y la música, entre otros.

Sin embargo, la estrella de este 2011 serán los "eventos 2.0".

"A la hora de organizar el festejo, una de las mayores preferencias está en el uso de nuevas tecnologías en soportes técnicos, donde se pasan desde videos institucionales, logos de la compañía, se emita la fiesta en vivo, o hasta show de láser", manifiesta el director de Dafing.

En tanto, Ventura, de MCI, señala que es el uso de la tecnología en la fiesta es una tendencia que se impuso muy fuerte porque lo demanda la Generación Y. También, admite, dado que con su utilización se optimizan los recursos y se abaratan costos.

"En la previa al evento el desarrollo es totalmente digital, declinando el uso de papel. Se utilizan para la convocatoria redes sociales como Facebook y Twitter, o la intranet de la empresa", comenta.

En esta línea, el presidente de la Aopref coincide: "Las empresas tienen empleados cada vez más jóvenes y tienen que empezar a meter algunas cuestiones que antes eran impensadas, con otro estilo."

Así, hoy cayó prácticamente en desuso la costumbre de sentarse a cenar alrededor de una mesa. Eso ya es cosa del pasado.

La tendencia, en cambio, es armar cocktails y eventos más descontracturados. Es que, la informalidad viene de la mano de las nuevas generaciones, con pantallas de LED y mucha tecnología.

Según Felberg, en los últimos años se impuso el cocktail en espacios relajados, ambientados con livings, puffs, mesas con banquetas altas y barra de tragos, donde la gente se sienta libre de moverse para favorecer la integración y la comunicación

"Hoy es el reinado del 2.0. La interactividad se manifiesta a través de los smartphones que permiten elegir la música preferida, votar, enviar SMS, twittear, jugar", detalla Ventura.

Y añade: "A través de ellos, se pueden leer códigos QR que contienen información de la fiesta como, por ejemplo, la posibilidad de bajar la agenda del evento".

Así, la tecnología aplicada a la diversión es moneda corriente: los sms, el bluetooth, la Nintendo Wii, la web y los blogs se utilizan como herramientas para articular actividades recreativas y de diversión.

Cada vez más, los sms se usan para participar de sorteos interactivos, los invitados pueden sacarse una foto con el celular, y reenviarla a sus compañeros; la Wii permite armar sectores en la fiesta, donde los asistentes se agrupan para jugar con sus colegas.

A su vez, cuenta Gordin, "las redes sociales se utilizan en la post fiesta, porque las empresas invierten mucho dinero y esto les da más perdurabilidad. Suben fotos, comentarios y así el evento genera un mayor impacto en la gente."

En esta línea, Ventura añade: "Ya no hay un camarógrafo, con la utilización de los celulares cada invitado registra su propia imagen del evento, y sus diversas miradas, que luego se pueden subir a la web de la empresa, para ser compartidas por todos los integrantes."

Clásicos que no pierden vigencia

Pero, más allá de todas estas novedades, hay otros clásicos que perduran: la contratación de "celebrities" (es decir, personajes famosos), los sorteos y los regalos.

Para Gordin, estas alternativas subsisten porque, en general, las empresas tratan de darle a sus empleados aquello que por su cuenta no pueden tener o a lo que no pueden acceder, como animadores famosos, recitales y shows privados.

La inflación, artista invitada
Inflación mediante, este año los costos de las fiestas se incrementaron entre un 25 y 30% respecto a 2010, aseguran desde las firmas organizadoras.

Según cuentan en MCI, el costo promedio por persona es de $700 por persona, incluyendo el catering, el salón, el DJ, y la iluminación, entre otros gastos.

Al respecto, Gordin explica: "El cálculo es simple: una fiesta para 1.000 personas cuesta 700.000 pesos."

En cuanto a los shows, Ventura detalla que salen entre $25.000 y $90.000, en el caso de los famosos. Y la contratación de un conductor conocido está a partir de 15.000 pesos.

Pero, más allá del tipo y glamour que tenga el festejo, el presidente de la Aopref hace hincapié en que "los empleados trabajaron todo el año, se esforzaron, pusieron lo mejor de sí, y merecen, cuanto menos, juntarse para levantar una copa, así sea dentro de la empresa".