Semanas atrás, la AFIP y el Ministerio de Trabajo presentaron el Libro de Sueldos Digital, una herramienta que sustituye el uso de registros impresos y que dará a la justicia laboral acceso a los libros del empleador, "a través del pedido de un juez", dice Eugenio Maurette, socio del estudio Maurette y Asociados. 

A partir de este mes, la AFIP dispuso la obligatoriedad para todos los contribuyentes argentinos que emiten facturas, recibos, notas de crédito/débito tipo A y tipo B de operar con factura electrónica, un equivalente legal y fiscal de la factura en papel.

Además, en agosto próximo entrará a regir el nuevo Código Civil y Comercial que, entre otras cosas, acepta la formación de un acto jurídico por comunicaciones electrónicas o la posibilidad de manifestar una voluntad por esos medios, sin que tenga que ser en papel.

En el caso de los recibos de sueldo digitales, el proceso comenzó en noviembre de 2011, cuando el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social (MTEySS) -por medio de la resolución 1455/11- permitió a las empresas dejar de imprimir recibos de sueldo en papel.

Una de las pioneras en el mercado argentino fue el Grupo Telecom, que comenzó a emitir recibos mensuales en formato digital a partir de abril de 2013. Más de 16 mil colaboradores hoy ingresan a la intranet del grupo y desde allí pueden visualizar, imprimir y bajar a otro soporte digital -como un pendrive o un CD- una copia del recibo.

Esta iniciativa integra un proyecto de autogestión vía web llamado Mi Gestión, que demandó una inversión del orden de los $2 millones y que permitió simplificar procesos vinculados al personal como, entre otros, facilitar el otorgamiento de beneficios familiares ante el nacimiento de un hijo, casamiento, gestionar viajes, además, por supuesto, de agilizar los vehículos de comunicación interna. El proyecto y logró ahorrar unas 35.000 hojas por mes.

Swiss Medical Group, que contrató a turecibo.com, ya hizo sus números y asegura que redujo en un 85% el gasto que implicaba el proceso de pago a sus 10.500 empleados repartidos en todo el pais, según confió Alejandro Salvarezza, su gerente corporativo de RR.HH, según el diario La Nación. 

Entre los números que esgrime, Salvarezza dice que está ahorrando 70.000 pesos al año en papel y toner; 252.000 pesos anuales en las 200 horas hombre que le implicaba el procesamiento de los sobres, y sus recibos, además de los 2.000 pesos mensuales/año que implicaban contratar 5 cajas mensuales para guardar durante diez años los recibos en firmas del tipo Iron Mountain o Conteman.

"Antes, cuando un colaborador tenía que hacer algún trámite bancario -como solicitar un préstamo- tenía que darle los últimos 12 recibos. Muchas veces los venían a solicitar a RR.HH. y teníamos que tenerlos. Eso sin contar una de las partes más costosas y de la que se habla poco, que es la contingencia legal que puede darse cuando llega a la empresa una inspección del Ministerio de Trabajo", explican en Farmacity.

"Con esta posibilidad, los recibos siempre están a mano", sostiene Mariana Ibero, directora de Capital Humano de Farmacity, que está ahorrando el costo de 346 resmas de papel; el envío de 2 recorridos de motos mensuales para entregar y retirar los recibos de sus 4200 empleados en todo el país; la compra de 42 cajas anuales, y ha logrado una mejora en la eficiencia de tareas administrativas al evitar la impresión y el ensobrado de recibos, además de reducir los tiempos de búsqueda de documentación.

Cervecería y Maltería Quilmes contrato a Train Solutions, pionera en comercializar sistemas entre empresas bajo la modalidad SaaS (Software As A Service), y entrega recibos digitales desde septiembre de 2013.

Según consigna La Nación, la implementación del pasaje a lo digital, incluyendo los trámites en el ministerio, demandó una inversión de 8000 dólares y una planificación de 8 meses. "Desde entonces, ahorra 240 resmas de papel al año, además del ahorro de impresión, control y distribución", precisó Ariela Collins, gerente de Recursos Humanos.

El Hospital Alemán, que está mutando hacia los recibos digitales, está instalando terminales, como si fueran cajeros automáticos, en todos los sitios donde antes se retiraban los recibos para que lo actitudinal y las costumbres jueguen a favor del nuevo método.

La gran duda es si este avance tecnológico está al alcance de todas las empresas o sólo para las grandes. "Un buen límite pueden ser las 100 personas. Más o menos por ahí está la línea que separa el hacer o no la inversión", agrega Gabriel Boero, presidente de Intersoft, empresa que comercializa Denarius Recibos Digitales..

Lo que más complica a las pymes es todo el expediente que hay que abrir frente al Ministerio de Trabajo. "Armarlo, presentar estatutos, responder preguntas, poner gente para seguirlo. Muchas veces a las empresas chicas eso las hace desistir porque no tienen estructura. Si fuera inmediato o más sencillo en lo operativo, la mayoría lo adoptaría", acota.