¿Se ha preguntado alguna vez cuántos mensajes de correo escribe al cabo del año? Está claro que depende mucho de las personas, de sus puestos y de sus trabajos. Pero seguro que son "unos cuantos".

El hecho es que este gesto tan habitual, tan repetitivo, tan mecánico, le roba muchísimo tiempo y energía.

Y el modo en el que redacta un e-mail tiene más consecuencias de lo que, a simple vista, parece. Influye tanto en su productividad personal como en la de las personas a las que le escribe.

Berto Pena, escritor y formador especializado en productividad personal, brinda a través de su blog Think Wasabi, un puñado de sencillas pautas a la hora de escribir e-mails pueden conseguir que pierda menos tiempo haciendo eso.

Logrará reducir el impacto que "escribir e-mails" tiene en su trabajo y podrá hacer otras cosas mucho más importantes.

¿Es necesario escribirlo?

No hace falta escribir un e-mail para todo y no siempre es la mejor forma de comunicar, solucionar problemas o consultar algo. Piense que un correo de ida generará, como mínimo, otro de vuelta. Antes de decir "voy a enviarle un correo" valore si de verdad es necesario y si le va a aportar algo a usted.

Tenga muy claro el contenido

Escribir un e-mail es como escribir una noticia breve o un tweet. Tiene que tener muy claro de antemano qué quiere contar y qué mensaje va a transmitir. De otro modo caerá en la imprecisión, divagará y le quedará un e-mail demasiado largo, que seguramente le hará perder mucho tiempo de lectura a su interlocutor, y a usted cuando lo redacte.

Breve, simple y preciso

Aquí sí que importa ser rápido. Y para ser ágil cuenta mucho la redacción. Cuando tiene claro lo que quiere contar y además lo hace deliberadamente breve, ese mensaje es un éxito. Aplicar la simplicidad a todos los rincones de su trabajo es una gran decisión. Y en el e-mail más. A la hora de escribir hágalo todo lo simple que pueda.

Corte la "cortesía parlamentaria"

Con quien ya tiene una relación (amigos, compañeros, clientes habituales...) no tiene que saludar y despedirse siempre de forma extensa. Puede ahorrarse la cortesía y la afabilidad para cuando esté tomando una cerveza. Salvo que se presente por primera vez en el mensaje (un email comercial, etc), vaya directo al grano.

¿Qué tal dos o tres frases?

Iniciativas españolas como two.sentenc.es y three.sentenc.es promueven la política personal de escribir e-mails de sólo 2 ó 3 frases agregando en el pie del mensaje el porqué de hacer esto. Si -como en Twitter- todos tuvieran un límite de XXX caracteres al escribir, el e-mail dejaría de ser un problema para muchos.

Estructure los emails largos

Y si tiene que enviar un correo electrónico largo porque lo requiere la situación, facilítele la vida a la otra persona. Estructure el contenido en epígrafes distinguiéndolos claramente con un título en mayúsculas (o varios asteríscos, una línea...)

En el caso de que tenga que enviar un informe extenso adjúntelo al mensaje y limite su redacción a sólo 1-2 frases.

Utilice las respuestas prediseñadas

En opinión de Pensa, se trata de un enorme ahorrador de tiempo. Hay muchísimos correos en los que una y otra vez está escribiendo siempre lo mismo (instrucciones, información recurrente, datos de contacto, confirmaciones de pedidos, etc.). Puede utilizar alguna aplicación para automatizar textos o bien aprovechar esta funcionalidad si su aplicación de correo la ofrece, como es el caso de Gmail por ejemplo.

Haga una lectura rápida antes de enviar

Muchos malentendidos, confusiones, e-mails de vuelta y cadenas interminables de mensajes se evitarían si cada persona se tomara la molestia de leer lo que envía. Una rápida lectura final asegurará que se está respondiendo a lo que se pedía o que se está indicando todos los datos necesarios. Por ejemplo: lugar, fecha, hora y asistentes para una reunión.

Escriba el "Asunto"

Las aplicaciones de e-mail están mal diseñadas. Primero se escribe el destinatario, luego el Asunto y luego el mensaje. Eso provoca que se suele poner en copia a personas a las que el mensaje ni les va ni les viene, a veces el mensaje no tiene nada que ver con lo sugerido en el Asunto, etc.

Hay que tomarse el Asunto como el titular de una noticia: tiene que sintetizar y resumir bien lo expuesto dentro del mensaje. Eso le ayudará a la otra persona a interpretarlo sin abrirlo, a darle prioridad o no, a atenderlo adecuadamente, etc. Cuidando la redacción del Asunto (directa y precisa) gana usted y la otra persona.

Escriba el destinatario

Habiendo escrito y repasado tanto el mensaje como el Asunto, ya puede elegir el destinatario. Haciéndolo al final se asegura que lo enviará a la persona(s) adecuada, y no mandará accidentalmente el mensaje sin antes haberlo terminado o haber adjuntado un documento. Porque sin indicar el destinatario su mensaje nunca puede enviarse.